Кадровий облік у воєнний час

Кадрова документація в умовах бойових дій

Відповідно до ч. 1 ст. 7 Закону № 2136* у період дії воєнного стану порядок організації діловодства з питань трудових відносин, оформлення та ведення трудових книжок і архівного зберігання відповідних документів у районах активних бойових дій визначається роботодавцем самостійно.

* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136-ІХ.

Але при цьому має бути забезпечене ведення достовірного обліку:

— виконуваної працівниками роботи;

— витрат на оплату праці.

Увага!

При цьому зауважимо, що окремого переліку таких районів законодавство не містить. Наприклад, у Переліку № 75* населені пункти, на території яких ведуться бойові дії, окремо не виділені, а зазначені разом із тими, що перебувають в окупації та оточенні. Як знайти потрібну інформацію?

* Перелік територіальних громад, які розташовані в районі проведення воєнних (бойових) дій або які перебувають в тимчасовій окупації, оточенні (блокуванні), затверджений наказом Мінреінтеграції від 25.04.2022 № 75.

Мінреінтеграції спільно з Мінцифри створили цифрову платформу, де в режимі реального часу можна побачити, на яких територіях ведуться бойові дії. Навівши курсор на конкретну територіальну громаду на інтерактивній карті , ви побачите, який статус вона має та дату зміни такого статусу. Рекомендуємо зробити скріншот екрану на конкретну дату, адже статус населеного пункту згодом може змінитися.

Якщо роботодавець розташований на території ведення бойових дій, він може самостійно визначити порядок роботи кадрової служби на підприємстві, а також перелік кадрових документів, які вестимуться під час дії воєнного стану. Тобто відповідним наказом (розпорядженням) роботодавець визначає, які документи слід обов’язково вести, а які можна відкласти на післявоєнний період.

Головне при цьому дотримуватися вимоги про достовірний облік виконаної роботи та витрат на оплату праці (див. роз’яснення Мінекономіки від 23.03.2022 ).

Із цього випливає, що в обов’язковому порядку повинні заповнюватися табель обліку використання робочого часу та документи про виробіток продукції (наприклад, рапорти про виробіток, маршрутні листи, наряди тощо). Адже саме ця документація є основою для обліку виконуваної роботи та нарахування заробітної плати працівникам. Також не забувайте про накази з кадрових питань (особового складу).

А які ж документи можна відкласти до закінчення війни? Ті, що не пов’язані з обліком виконуваної роботи та оплатою праці працівників. Наприклад, особисті картки форми № П-2.

Щодо трудових книжок, то зараз у паперовій формі їх ведуть лише на вимогу працівників. Проте якщо інформацію про трудову діяльність працівників ще не передано до Пенсійного фонду, і трудові книжки продовжують зберігатися у роботодавця, їх слід заповнювати, як у мирний час.

Але якщо схоронність трудових книжок може опинитися під загрозою, має сенс видати їх працівникам на руки під підпис. Саме так рекомендувала вчиняти Держпраці . Можливість та порядок видачі трудових книжок у період дії воєнного стану, а також порядок повернення їх працівниками після припинення/скасування воєнного стану пропишіть у відповідному наказі роботодавця.

Якщо на території, де розташоване підприємство, бойові дії не ведуться, то продовжуйте вести кадрову документацію, як і раніше.

Виняток передбачено лише для трудових договорів (див. ч. 1 ст. 2 Закону № 2136). Так, у період дії воєнного стану працівник та роботодавець мають право за згодою визначати форму трудового договору — усна чи письмова. Тому до закінчення війни форма трудового договору може бути усною (якщо це погоджено з працівником), незалежно від вимог КЗпП. А вже після припинення/скасування воєнного стану доведеться укласти письмовий договір, якщо це передбачено ст. 24 КЗпП.

Загроза окупації

Кадрові документи містять персональні дані працівників. Розголошення таких відомостей в умовах окупації може призвести до загрози свободі, здоров’ю або навіть життю ваших співробітників та їхніх рідних. Тому необхідно зробити все можливе, щоб ці документи не потрапили до рук окупантів.

Чіткого алгоритму дій за можливої окупації населеного пункту в законодавстві немає. Але щось можна підгледіти у рекомендаціях Нацагентства з питань держслужби від 17.03.2022. І хоча це лише рекомендації, що поширюються на державні підприємства та установи, деякі їх положення будуть корисні й іншим роботодавцям.

Насамперед визначте план дій. Готуватися до форс-мажорних обставин слід заздалегідь.

Це допоможе відновити документи у разі їх втрати. До речі, так можна діяти й за наявності ризику знищення документів у результаті ведення бойових дій.

За загрози окупації бажано заздалегідь перевезти кадрові документи до спокійнішого регіону. Якщо це неможливо, забезпечте їх зберігання у закритих сейфах у максимально безпечному місці на території населеного пункту, де знаходиться підприємство.

Документацію, що міститься на серверах в електронній формі, скопіюйте на кілька переносних носіїв. Це убереже від втрати документів у разі фізичного знищення одного з носіїв. Самі сервери та переносні носії інформації за першої можливості необхідно вивезти в безпечний регіон.

Трудові книжки за можливості роздайте працівникам під підпис.

Важливо! Роботодавець може ухвалити рішення про знищення кадрових документів, які містять інформацію, що становитиме загрозу для життя працівників у разі її заволодіння окупантами. Звісно, за умови, що неможливо забезпечити безпечне зберігання або евакуацію таких документів.

У цьому разі слід скласти відповідний акт. Затвердженої форми акта для такого випадку немає, тому він буде довільним. Але за основу можна взяти форму, наведену у додатку 15 до Правил № 1000*.

* Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5.

Для проведення перерахованих заходів відповідні служби підприємства мають заздалегідь розробити такі документи:

1) переліки справ (документів), які:

— вивозяться у безпечні регіони;

— знищуються;

— залишаються на місці;

2) списки працівників, відповідальних за вивезення у безпечний регіон, облік та зберігання справ (документів), їх знищення;

3) порядок транспортування документації;

4) порядок забезпечення охорони документів при їх підготовці до транспортування та безпосередньо при самому транспортуванні;

5) черговість вивезення документації до безпечного регіону.

Перелічені документи затверджує керівник підприємства.

Комунікація із працівниками

Війна внесла свої корективи до організації трудових відносин. Зокрема, багато роботодавців перевели працівників на дистанційну роботу. Крім того, часто працівники, рятуючи своє життя, виїжджали до інших регіонів України чи за кордон без оформлення якихось документів. У результаті виникає питання: як комунікувати з такими співробітниками?

Нова ч. 2 ст. 7 Закону № 2136* покликана допомогти врегулювати цю проблему. Так, у період дії воєнного стану сторони трудового договору можуть домовитися про альтернативний спосіб створення, пересилання та зберігання наказів (розпоряджень) роботодавця, повідомлень та інших документів з питань трудових відносин та про будь-який інший доступний спосіб електронної комунікації.

* Набула чинності з 19.07.2022.

Причому така можливість не залежить від того, чи ведуться активні бойові дії на території, де знаходиться роботодавець.

Зверніть увагу: за відсутності попередньої згоди сторін на обмін документами засобами електронного зв’язку такі документи мають подаватися у паперовій формі з оригінальним підписом автора документа. На це звертав увагу Верховний Суд у постанові від 03.12.2018 у справі № 686/21222/16-ц (ср. ).

Мінекономіки у роз’ясненні від 19.07.2022 рекомендує сторонам перед використанням альтернативних способів комунікації зафіксувати факт домовленості про використання у трудових відносинах відповідних засобів електронної комунікації. Це допоможе надалі уникнути непорозумінь та суперечностей.

У загальному випадку можливість використовувати для ознайомлення працівника з наказами та іншими документами роботодавця електронні комунікаційні мережі (з накладенням удосконаленого електронного підпису чи кваліфікованого електронного підпису) або альтернативні способи комунікації обумовлюється сторонами у трудовому договорі (див. ч. 3 ст. 29 КЗпП). Але якщо такої домовленості не було, а працівник уже перебуває в іншому населеному пункті, доведеться проявити креативність.

Можна, звісно, направити угоду про електронний/альтернативний спосіб комунікації працівнику поштою та дочекатися повернення підписаного ним примірника. Але цей варіант не найоптимальніший. На наш погляд, в умовах воєнного стану фіксувати факт домовленості можна також із використанням електронних засобів зв’язку. Але зробити це слід так, щоб не викликало сумніву волевиявлення обох сторін трудового договору.

«Найзалізобетоннішим» підтвердженням волевиявлення буде підписання відповідних документів електронним підписом. Для цього можна скористатися цифровою платформою id.gov.ua. При цьому ідентифікацію підписувача буде проведено за допомогою електронного підпису (за його наявності), застосунку «Дія» або BankID НБУ. Таким чином, навіть за відсутності у працівника електронного підпису здебільшого цю проблему можна легко вирішити та підписати угоду про визначення способу обміну інформацією.

А які способи електронної/альтернативної комунікації можна передбачити у такій угоді?

Безумовно, найбільш надійним способом обміну документами між працівником та роботодавцем є використання електронних телекомунікаційних мереж з накладенням електронних підписів (наприклад, за допомогою тієї ж платформи id.gov.ua). Але можна спростити собі життя.

Цілком підійде варіант, при якому працівник підписує заяву, написану на папері, фотографує її та пересилає роботодавцю будь-яким засобом телекомунікаційного зв’язку (електронна пошта, Viber, WhatsApp, Telegram тощо).

Для ознайомлення працівника з наказами (розпорядженнями) роботодавця можна скористатися таким самим способом. Працівник, отримавши наказ (розпорядження), роздруковує його (за наявності такої можливості), проставляє підпис про ознайомлення, робить фотографію наказу (розпорядження) та пересилає її роботодавцю тим самим месенджером.

А якщо надрукувати документ, отриманий від роботодавця, працівник не може? У цьому випадку рекомендуємо прописати в угоді про визначення способу обміну інформацією, що факт ознайомлення з документом працівник підтверджує текстовим повідомленням у відповідному месенджері.

Нацагентство з питань держслужби у роз’ясненні від 16.03.2022 пропонувало після направлення працівнику на електронну пошту або на месенджер відсканованого або сфотографованого документа зафіксувати факт доведення йому інформації протоколом. Якщо цей варіант підходить держслужбовцям, то чому б ним не скористатися і вам?

При цьому, на наш погляд,

Рекомендуємо до нього включити такі відомості:

— дату та місце складання;

— посаду та П. І. Б. особи, якій направлено документ;

— дату, час та вид засобу телекомунікаційного зв’язку, за допомогою якого направлено документ;

— контактні дані працівника, за якими направлено документи з використанням засобу телекомунікаційного зв’язку (номер телефону, адресу електронної пошти тощо);

— короткий зміст документа, направленого працівнику;

— посада та П. І. Б. особи, яка надіслала документи працівнику;

— підписи осіб, які склали акт;

— додатки до акту, що підтверджують факт направлення документів (копія знімка екрану засобу телекомунікаційного зв’язку тощо).

Такий документ складають в одному примірнику та зберігають у відділі кадрів.

Нижче наведемо приклад акта, що підтверджує факт ознайомлення працівника із надісланим йому наказом.

Зауважимо, що в окремих випадках скласти акт може бути проблематичним. Наприклад, через неможливість зібрати кілька співробітників в одному місці в один час. Тому тут дивіться за ситуацією. А ось скріншот (або фото) екрана, що підтверджує факт направлення документа на ознайомлення та відповідь працівника, рекомендуємо зробити у будь-якому випадку

Тепер ви знаєте лайфхаки, які полегшать роботу з кадровими документами під час війни. При цьому пам’ятайте, що пріоритет у всіх ситуаціях має віддаватися життю та здоров’ю людей, а будь-який документ можна буде скласти або відновити після нашої перемоги.