Поездка в другой город на один день: что с суточными?

Командировка или разъездная работа?

Если служебная поездка работника является командировкой, то на основании ст. 121 КЗоТ ему должны выплачиваться суточные за время нахождения в командировке. Также работнику возмещаются стоимость проезда и расходы по найму жилья.

Таким образом, первое, что необходимо выяснить: является ли командировкой служебная поездка в другой населенный пункт сроком на 1 день?

Ни НКУ, ни КЗоТ определения термина «командировка» не содержат. Найти его мы можем только в Инструкции № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Согласно этому документу служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя государственного органа, предприятия (учреждения, организации), которое полностью или частично содержится (финансируется) за счет бюджетных средств, на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

Но при этом в соответствии с п. 2 разд. І Инструкции № 59 служебные поездки работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной (передвижной) характер, не считаются командировками, если иное не предусмотрено законодательством, коллективным договором либо трудовым договором/контрактом.

Так, может, однодневные служебные поездки водителя являются работой, которая имеет разъездной (передвижной) характер?

Здесь с определением еще хуже. В законодательстве Украины вы не найдете, что считать разъездным характером работ. Поэтому обратимся к «строительному» постановлению Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 01.06.89 № 169/10-87, которое продолжает действовать на территории нашей страны на основании постановления ВРУ от 12.09.91 № 1545-XII. О возможности его применения говорилось в письме Минсоцполитики от 15.11.2013 № 491/13/116-13.

Так, разъездной характер предусматривает выполнение работ на объектах, расположенных на значительном расстоянии от месторасположения организации, в связи с чем осуществляются поездки в нерабочее время от местонахождения организации к месту работы на объекте и обратно. Причем Минтруда в письме от 17.11.2006 № 307/13/133-06 уточняло, что такие поездки за день должны составлять не менее 2 — 3 часов.

То есть

А значит, если водитель успевает в течение рабочего дня отвезти продукцию в другой населенный пункт и вернуться на родное предприятие, говорить о разъездном (передвижном) характере его работы не приходится.

Таким образом, однодневная служебная поездка в другой город все-таки является командировкой? Не будем торопиться с выводами.

Не любая служебная поездка является командировкой

Из определения, приведенного в п. 1 разд. І Инструкции № 59, выделим ряд условий (признаков), при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

1) в поездку направляется работник предприятия;

2) поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия;

3) поездка связана с посещением другого населенного пункта не по месту постоянной работы;

4) поездка ограничена определенным сроком;

5) целью поездки является выполнение служебного поручения;

6) связь поездки с основной деятельностью предприятия подтверждается документально.

В принципе, в рассматриваемой нами ситуации все признаки служебной командировки могут иметь место. Но есть один важный момент! Инструкция № 59 является обязательной только для государственных органов, а также для предприятий, учреждений и организаций, полностью либо частично финансируемых за счет бюджетных средств. Это подтверждали специалисты Минфина (см. письмо от 19.12.2013 № 31-07230-16-10/36949) и Минюста (письмо от 13.02.2012 № 54-0-2-12/7.2).

Также имейте в виду! Если ваше предприятие не имеет статуса бюджетного учреждения, но направляет работников в служебные командировки, которые осуществляются за счет бюджетных средств в рамках выполнения мероприятий, предусмотренных бюджетной программой, то придется соблюдать нормы Инструкции № 59. Об этом предупреждал Минфин в письме от 03.06.2011 № 31-07230-16-25/13720 (ср. ).

А что с субъектами хозяйствования, не получающими бюджетное финансирование?

При его создании можно опираться на Инструкцию № 59, используя ее как вспомогательный (справочный) документ (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 № 5742/6/15-1415). Но главное, чтобы такое Положение полностью соответствовало требованиям КЗоТ и НКУ и одновременно регламентировало те вопросы, которым не уделено достаточно внимания в этих кодексах.

Естественно, первое, что нужно прописать в Положении о служебных командировках, — определение понятия «служебная командировка». И вовсе не обязательно, чтобы оно полностью совпадало с приведенным в Инструкции № 59. Например, предприятие может указать, что служебная поездка в другую местность в пределах одного рабочего дня не является командировкой.

Заметим, что с таким подходом соглашались представители Фемиды. Так, в постановлении Верховного Суда от 27.11.2019 по делу № 320/9665/18 было указано, что наличие признаков командировки в однодневных поездках не является основанием для вывода о том, что при пребывании работника в однодневной поездке он имеет право на выплату суточных. Аргументы суда были следующими:

1) предприятие не финансируется за счет бюджетных средств, а поэтому действие Инструкции № 59 на него не распространяется;

2) согласно Положению о служебных командировках предприятия однодневная служебная поездка в пределах одной области командировкой не является;

3) приказы о направлении работника в служебную командировку не издавались;

4) авансовые отчеты о командировке работником не подавались.

Какие подводные камни могут быть для предприятия, решившего воспользоваться таким подходом?

Во-первых, есть риск судебных тяжб с работником. А это, как минимум, потеря времени. Кроме того, ни для кого не секрет, что решения судов не всегда можно заранее предугадать.

Во-вторых, возникнет много вопросов, если работник по какой-либо причине задержится в служебной поездке. Например, сломается автомобиль или водитель не успеет выгрузить продукцию и вернуться на основное место работы в течение рабочего дня в связи с воздушными тревогами / наступлением комендантского часа и т. п. Как тогда классифицировать такую поездку? Что делать с возможными расходами работника по найму жилья, если он останется в другом населенном пункте на ночь?

Напомним: компенсация командировочных расходов (суточные в пределах, установленных НКУ, расходы на проезд и оплата стоимости проживания) не облагается НДФЛ, ВС и ЕСВ (п.п. 165.1.11 НКУ, п. 6 разд. І Перечня № 1170*). Но при отсутствии приказа о направлении работника в командировку налоговики, вероятнее всего, будут настаивать на том, что, например, компенсация расходов на проживание должна включаться в налогооблагаемый доход физлица и облагаться ЕСВ.

* Перечень видов выплат, осуществляемых за счет средств работодателей, на которые не начисляется единый взнос на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170.

Именно поэтому, если принимаете решение вывести из-под командировок однодневные поездки за пределы населенного пункта, в котором находится работодатель, то поработайте с внутренними документами предприятия. В Положении о служебных командировках дайте определение командировки и служебной поездки, которая ею не является.

Кроме того, есть смысл разработать отдельный документ (положение), регулирующий поездки, которые не считаются командировками. В этом документе рекомендуем привести:

— перечень должностей, занимая которые, работники могут направляться в служебные поездки;

— порядок направления работника в служебную поездку;

— форс-мажорные обстоятельства, которые могут стать причиной задержки работника в дороге, и алгоритм действий в такой ситуации;

— порядок компенсации возможных расходов работника.

Это важно не только для работника, но и для предприятия. Так, например, если в ходе проверки у налоговиков возникнет вопрос, почему бензин приобретался водителем за пределами населенного пункта, в котором находится предприятие, у вас всегда будет ответ: работник находился в служебной поездке. Вот и подтверждающая «бумага» (см. постановление Пятого апелляционного админсуда от 18.01.2022 по делу № 821/516/16 // reyestr.court.gov.ua/Review/102846253).

Ну а если вы не хотите рисковать, лучше все же оформлять однодневные поездки в другой населенный пункт как служебную командировку. Но при выплате суточных можно сэкономить. Как это сделать, читайте далее.

Экономим суточные

Конкретный размер суточных обычный работодатель определяет самостоятельно во внутренних документах, регулирующих вопросы командирования работников. Так, это можно сделать, например, в Положении о служебных командировках или в отдельном приказе руководителя об установлении суммы суточных.

Минсоцполитики в письме от 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28 рекомендовало хозрасчетным предприятиям в качестве ориентира для определения минимальной суммы суточных руководствоваться наиболее близким по своему содержанию нормативным документом — постановлением № 98*. При этом напомним, что указанное постановление, как и Инструкция № 59, является обязательным только для бюджетников.

* Постановление КМУ «О суммах и составе расходов на командировку государственных служащих, а также других лиц, направляемых в командировку предприятиями, учреждениями и организациями, которые полностью или частично содержатся (финансируются) за счет бюджетных средств» от 02.02.2011 № 98.

В соответствии с приложением 1 к постановлению № 98 для командировок по Украине суточные устанавливаются в размере 300 грн в день.

Но, на наш взгляд, и эту сумму можно уменьшить.

Из п. 4 разд. ІІ Инструкции № 59 следует, что при командировке работника сроком на один день или в такую местность, откуда он имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные возмещаются как за полные сутки. Но, как мы уже выяснили, Инструкция № 59 небюджетникам не указ.

Поэтому считаем, что предприятие вправе установить отдельные правила расчета суточных, если работник направляется в служебную командировку в другой населенный пункт на один день или меньше. В частности, в Положении о служебных командировках можно сделать специальную оговорку о том, что в такой ситуации суточные выплачивают, например, в размере 50 % от установленного в общем случае. Аргументировать этот подход можно тем, что работник не несет те расходы, которые призваны компенсировать суточные, в полном объеме.

Таким образом, необходимость выплаты суточных (или их размер) при однодневных служебных поездках работника в другой населенный пункт зависит от того, что прописано во внутренних документах предприятия, в частности, в Положении о служебных командировках.