Поїздка до іншого міста на один день: що з добовими?

Відрядження чи роз’їзна робота?

Якщо службова поїздка працівника є відрядженням, то на підставі ст. 121 КЗпП йому повинні виплачуватися добові за час перебування у відрядженні. Також працівнику відшкодовуються вартість проїзду та витрати з найму житла.

Таким чином, перше, що необхідно з’ясувати: чи є відрядженням службова поїздка до іншого населеного пункту строком на 1 день?

Ані ПКУ, ані КЗпП визначення терміна «відрядження» не містять. Знайти його ми можемо лише в Інструкції № 59*.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Відповідно до цього документа службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника державного органу, підприємства (установи, організації), що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк.

Але при цьому згідно з п. 2 розд. І Інструкції № 59 службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженнями, якщо інше не передбачено законодавством, колективним договором або трудовим договором/контрактом.

То, може, одноденні службові поїздки водія є роботою, яка має роз’їзний (пересувний) характер?

Тут із визначенням ще гірше. У законодавстві України ви не знайдете, що вважати роз’їзним характером робіт. Тому звернемося до «будівельної» постанови Держкомпраці СРСР та Секретаріату ВЦРПС від 01.06.89 № 169/10-87, яка продовжує діяти на території нашої країни на підставі постанови ВРУ від 12.09.91 № 1545-XII. Про можливість її застосування йшлося у листі Мінсоцполітики від 15.11.2013 № 491/13/116-13.

Так, роз’їзний характер передбачає виконання робіт на об’єктах, розташованих на значній відстані від місця розташування організації, у зв’язку з чим відбуваються поїздки в неробочий час від місця розташування організації до місця роботи на об’єкті та назад. Причому Мінпраці у листі від 17.11.2006 № 307/13/133-06 уточнювало, що такі поїздки за день мають становити не менше ніж 2 — 3 години.

Тобто

Отже, якщо водій встигає протягом робочого дня відвезти продукцію до іншого населеного пункту і повернутися на рідне підприємство, говорити про роз’їзний (пересувний) характер його роботи не доводиться.

Таким чином, одноденна службова поїздка до іншого міста все ж таки є відрядженням? Не поспішатимемо з висновками.

Не будь-яка службова поїздка є відрядженням

З визначення, наведеного у п. 1 розд. І Інструкції № 59, виділимо низку умов (ознак), за дотримання яких та чи інша поїздка може вважатися службовим відрядженням:

1) у поїздку прямує працівник підприємства;

2) поїздка здійснюється за розпорядженням керівника підприємства;

3) поїздка пов’язана з відвідуванням іншого населеного пункту поза місцем постійної роботи;

4) поїздка обмежена певним строком;

5) метою поїздки є виконання службового доручення;

6) зв’язок поїздки з основною діяльністю підприємства підтверджується документально.

У принципі, у ситуації, що ми розглядаємо, всі ознаки службового відрядження можуть мати місце. Але є один важливий момент! Інструкція № 59 є обов’язковою лише для державних органів, а також для підприємств, установ і організацій, які повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Це підтверджували фахівці Мінфіну (див. лист від 19.12.2013 № 31-07230-16-10/36949) та Мін’юсту (лист від 13.02.2012 № 54-0-2-12/7.2).

Також майте на увазі! Якщо ваше підприємство не має статусу бюджетної установи, але направляє працівників у службові відрядження, які здійснюються за рахунок бюджетних коштів у рамках виконання заходів, передбачених бюджетною програмою, то доведеться дотримуватися норм Інструкції № 59. Про це попереджав Мінфін у листі від 03.06.2011 № 31-07230-16-25/13720 (ср. ).

А що із суб’єктами господарювання, які не отримують бюджетного фінансування?

Під час його створення можна спиратися на Інструкцію № 59, використовуючи її як допоміжний (довідковий) документ (див. лист ДПСУ від 31.03.2012 № 5742/6/15-1415). Та головне, щоб таке Положення повністю відповідало вимогам КЗпП та ПКУ і одночасно регламентувало ті питання, яким не приділено достатньо уваги у цих кодексах.

Звичайно, перше, що потрібно прописати в Положенні про службові відрядження, — визначення поняттю «службове відрядження». І зовсім не обов’язково, щоб воно повністю збігалося з наведеним в Інструкції № 59. Наприклад, підприємство може зазначити, що службова поїздка до іншої місцевості в межах робочого дня не є відрядженням.

Зауважимо, що з таким підходом погоджувалися представники Феміди. Так, у постанові Верховного Суду від 27.11.2019 у справі № 320/9665/18 було зазначено, що наявність ознак відрядження в одноденних поїздках не є підставою для висновку про те, що при перебуванні працівника в одноденній поїздці він має право на виплату добових. Аргументи суду були такими:

1) підприємство не фінансується за рахунок бюджетних коштів, а тому дія Інструкції № 59 на нього не поширюється;

2) відповідно до Положення про службові відрядження підприємства одноденна службова поїздка в межах однієї області не є відрядженням;

3) накази про направлення працівника у службове відрядження не видавалися;

4) авансові звіти про відрядження працівником не подавалися.

Яке підводне каміння може бути для підприємства, що вирішило скористатися таким підходом?

По-перше, є ризик судових спорів із працівником. А це, як мінімум, втрата часу. Крім того, ні для кого не є секретом, що рішення судів не завжди можна заздалегідь передбачити.

По-друге, виникне багато питань, якщо працівник з якоїсь причини затримається у службовій поїздці. Наприклад, зламається автомобіль або водій не встигне вивантажити продукцію та повернутися на основне місце роботи протягом робочого дня у зв’язку з повітряними тривогами / настанням комендантської години тощо. Як тоді класифікувати таку поїздку? Що робити з можливими витратами працівника з найму житла, якщо він залишиться в іншому населеному пункті на ніч?

Нагадаємо: компенсація витрат на відрядження (добові в межах, установлених ПКУ, витрати на проїзд та оплата вартості проживання) не обкладається ПДФО, ВЗ та ЄСВ (п.п. 165.1.11 ПКУ, п. 6 розд. І Переліку № 1170*). Але за відсутності наказу про направлення працівника у відрядження податківці, найімовірніше, наполягатимуть на тому, що, наприклад, компенсація витрат на проживання має включатися до оподатковуваного доходу фізособи та обкладатися ЄСВ.

* Перелік видів виплат, що здійснюються за рахунок коштів роботодавців, на які не нараховується єдиний внесок на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170.

Саме тому, якщо приймаєте рішення вивести з-під відряджень одноденні поїздки за межі населеного пункту, у якому знаходиться роботодавець, то попрацюйте із внутрішніми документами підприємства. У Положенні про службові відрядження дайте визначення відрядженню та службовій поїздці, яка ним не є.

Крім того, є сенс розробити окремий документ (положення), що регулює службові поїздки, які не вважаються відрядженнями. У цьому документі рекомендуємо навести:

— перелік посад, займаючи які, працівники можуть направлятися у службові поїздки;

— порядок направлення працівника у службову поїздку;

— форс-мажорні обставини, які можуть спричинити затримку працівника в дорозі, та алгоритм дій у такій ситуації;

— порядок компенсації можливих витрат працівника.

Це важливо не лише для працівника, а й для підприємства. Так, наприклад, якщо під час перевірки у податківців виникне питання, чому бензин купувався водієм за межами населеного пункту, в якому знаходиться підприємство, у вас завжди буде відповідь: працівник перебував у службовій поїздці. Ось і підтвердний «папірець» (див. постанову П’ятого апеляційного адмінсуду від 18.01.2022 у справі № 821/516/16).

Ну а якщо ви не хочете ризикувати, краще все ж таки оформлювати одноденні поїздки в інший населений пункт як службове відрядження. Але при виплаті добових можна заощадити. Як це зробити, читайте далі.

Заощаджуємо добові

Конкретний розмір добових звичайний роботодавець визначає самостійно у внутрішніх документах, які регулюють питання відрядження працівників. Так, це можна зробити, наприклад, у Положенні про службові відрядження або в окремому наказі керівника про встановлення суми добових.

Мінсоцполітики у листі від 21.12.2016 № 1732/0/101-16/28 рекомендувало госпрозрахунковим підприємствам як орієнтир для визначення мінімальної суми добових керуватися найближчим за своїм змістом нормативним документом — постановою № 98*. При цьому нагадаємо, що зазначена постанова, як і Інструкція № 59, є обов’язковою лише для бюджетників.

* Постанова КМУ «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98.

Згідно з додатком 1 до постанови № 98 для відряджень по Україні добові встановлюються у розмірі 300 грн на день.

Але, на нашу думку, і цю суму можна зменшити.

З п. 4 розд. ІІ Інструкції № 59 випливає, що при відрядженні працівника строком на один день або в таку місцевість, звідки він має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Але, як ми з’ясували, Інструкція № 59 небюджетникам не указ.

Тому вважаємо, що підприємство має право встановити окремі правила розрахунку добових, якщо працівник прямує у службове відрядження до іншого населеного пункту на один день або менше. Зокрема, у Положенні про службові відрядження можна зробити спеціальне застереження про те, що в такій ситуації добові виплачують, наприклад, у розмірі 50 % від встановленого у загальному випадку. Аргументувати цей підхід можна тим, що працівник не несе ті витрати, які мають компенсувати добові, в повному обсязі.

Таким чином, необхідність виплати добових (або їх розмір) при одноденних службових поїздках працівника до іншого населеного пункту залежить від того, що прописано у внутрішніх документах підприємства, зокрема у Положенні про службові відрядження.