Главный документ, которым надо руководствоваться при расчете суммы оплаты всех видов отпусков (кроме отпуска в связи с беременностью и родами) и выплаты компенсации за неиспользованные дни отпуска, — это Порядок № 100*.
Внимание! В Порядок № 100 были внесены изменения, которые заработали с 29.04.2022. О них мы рассказывали в «Налоги & бухучет», 2022, № 31 // https://i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2022/may/issue-31/article-120383.html?search=%D1%81% D0%B5%D1%80% D0%B5%D0%B4%D0%BD&text_article=.
Поэтому давайте поговорим, что следует учесть и на что обратить внимание бухгалтеру при исчислении суммы отпускных.
Формульное
Рассчитывают продолжительность всех отпусков в календарных днях независимо от режимов и графиков работы предприятия (ст. 5 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР, далее — Закон об отпусках). Оплачивают период отпуска по средней зарплате.
Для определения суммы отпускных необходимо среднедневную зарплату умножить на количество календарных дней отпуска
Это следует из положений п. 7 Порядка № 100.
Для расчета среднедневной зарплаты (ЗПСР) рекомендуем пользоваться такой формулой:
ЗПСР = ЗП : (К - ПР - В - ВВЗ),
где ЗП — сумма зарплаты, которая участвует в расчете отпускных;
К — общее количество календарных дней в расчетном периоде;
ПР — количество праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период;
В — время, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде;
ВВЗ — время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате проведения боевых действий во время действия военного положения.
Разберем каждый показатель, который присутствует в формуле, отдельно. Но сначала определимся с расчетным периодом для исчисления среднедневной зарплаты.
Расчетный период
В общем случае
расчетный период, за который исчисляют среднедневную отпускную зарплату, — это последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска
Пример 1. Работник принят на работу в 2019 году. Он идет в ежегодный отпуск в июне 2022 года.
Расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года.
Интересный момент. Если работник принят на работу с первого рабочего дня месяца, который не является первым календарным днем, то такой месяц включают в расчетный период и учитывают при определении количества дней в расчетном периоде как полный месяц (с 1 числа месяца).
Пример 2. Работник принят на работу с 5 мая 2021 года (первый рабочий день на предприятии, 1 и 2 мая 2021 года были праздничными днями, 3 и 4 мая 2021 года — перенесенные выходные). В мае 2022 года ему был предоставлен ежегодный отпуск.
Расчетный период: май 2021 года — апрель 2022 года.
Если работник проработал на предприятии менее года, расчетный период — фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск
Пример 3. Работница принята на работу с 14 декабря 2021 года. В июне 2022 года ей предоставлен социальный отпуск на детей.
Расчетный период: январь 2022 года — май 2022 года.
Заметим, что здесь также работает правило о включении в расчетный период месяца приема на работу, если в таком месяце работник принят на работу с первого рабочего, но не с первого календарного дня.
Пример 4. Работник, принятый на работу со 2 августа 2021 года (1 августа 2021 года — выходной день на предприятии), идет в ежегодный отпуск в июне 2022 года.
Расчетный период: август 2021 года — май 2022 года.
Если работник-новичок перед началом отпуска не отработал ни одного календарного месяца, расчетный период составят 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска
Пример 5. Работник принят на работу с 4 мая 2022 года. С 6 июня 2022 года он идет в одноразовый оплачиваемый отпуск при рождении ребенка.
Расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года.
Внимание! Если работнику предоставляете разные виды (подвиды) отпусков, то расчетный период определяете отдельно для каждой из них (см. письма Минсоцполитики от 26.10.2016, № 1475/13/84-16 и от 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Пример 6. Согласно приказу о предоставлении отпуска, работнику предоставляют ежегодный основной отпуск продолжительностью 24 календарных дня с 13 июня 2022 года и дополнительный ежегодный отпуск за ненормированный рабочий день продолжительностью 4 календарных дня с 7 июля 2022 года.
Среднедневную зарплату для оплаты ежегодного основного отпуска исчисляем за расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года, а для оплаты дополнительного отпуска: июль 2021 года — июнь 2022 года.
Расчетный период определили. Переходим к подсчету количества календарных дней в расчетном периоде, которые примут участие в исчислении среднедневной зарплаты.
Дни в расчете
В расчете среднедневной зарплаты принимают участие календарные дни, которые вошли в расчетный период (в формуле выше «К»), за исключением (см. формулу выше):
— праздничных и нерабочих дней, предусмотренных ст. 73 КЗоТ, которые приходятся на расчетный период (в формуле «ПР»);
— времени, в течение которого работник в соответствии с действующим законодательством не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично в расчетном периоде (в формуле «В»);
— времени, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника в результате проведения боевых действий во время действия военного положения (в формуле «ВВЗ»).
Остановимся на нюансах.
Праздничные и нерабочие дни. Внимание!
С 24.03.2022 и до отмены или прекращения военного положения нормы ст. 73 КЗоТ не работают, то есть в этот период праздничных и нерабочих дней нет
Это следует из положений ч. 6 ст. 6 Закона № 2136*.
Какие праздники мы уже «потеряли» в 2022 году, пока действует военное положение? Это Пасха — 24 апреля, День труда — 1 мая, День победы — 9 мая, Троица — 12 июня и День Конституции Украины — 28 июня 2022 года.
Пример 7. Работник идет в ежегодный отпуск с 21 июня 2022 года.
Расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года. На расчетный период приходятся 8 праздничных и нерабочих дней: 2 дня в июне 2021 года (20 июня — Троица; 28 июня — День Конституции Украины), по 1 дню в августе, октябре и декабре 2021 года (24 августа — День независимости Украины; 14 октября — День защитников и защитниц Украины; 25 декабря — Рождество Христово), 2 дня в январе 2022 года (1 января — Новый год; 7 января — Рождество Христово) и 1 день в марте 2022 года (8 марта — Международный женский день).
Количество дней, которые учитываем при исчислении среднедневной зарплаты:
365 - 8 = 357 (к. дн.).
Время, не отработанное согласно закону. Абзацем шестым п. 2 Порядка № 100 установлено, что
время, когда работник согласно законодательству не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, исключаем из расчетного периода
На этом основании из общего количества календарных дней в расчетном периоде исключаем, например, время (период):
1) простоя не по вине работника, за которое за работником частично сохранялся заработок. Что значит частично? В размере 2/3 установленной работнику тарифной ставки (оклада).
А вот если за дни простоя выплачиваем средний заработок, то дни такого простоя не надо исключать из общего количества дней в расчетном периоде.
Бывает и так, что время простоя оплачивают в размере оклада. На наш взгляд, если оклад — это единственная составляющая зарплаты работника (зарплата = оклад), при расчете отпускных период простоя выбрасывать не надо. Если же оклад — это лишь составляющая зарплаты (например, в нее входит еще и трудовая доплата до минималки или доплата/надбавка), тогда период простоя надо исключить;
2) отпуска без сохранения зарплаты;
3) неотработанное из-за установления работнику режима неполной рабочей недели по инициативе работодателя. Исключаем именно рабочие дни, которые не были отработаны в связи с указанной причиной.
В то же время, если неполная рабочая неделя установлена работнику на основании его заявления (инициатор — работник), то рабочие дни, неотработанные в связи с установлением такого режима, оставляем в расчете (см. п. 1 письма Минэкономики от 05.01.2021 № 4709-06/235-07);
4) приостановки действия трудового договора. Это время, когда работник не работал согласно законодательству (ст. 13 Закона № 2136) и за ним работодателем заработок не сохранялся;
5) отпуска для ухода за ребенком до достижения им 3 лет (6/16/18 лет — согласно медицинскому заключению).
Пример 8. Работник идет в отпуск с 27 июня 2022 года. С 1 апреля по 15 мая 2022 года он работал в режиме неполной рабочей недели с рабочими днями с понедельника по четверг. Такой режим был установлен по инициативе работодателя. С 16 по 31 мая работник находился в карантинном отпуске без сохранения зарплаты.
Расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года.
Количество дней, которые будут участвовать в исчислении среднего заработка:
365 - 8 - 7 - 16 = 334 (к. дн.),
где 8 — количество праздничных и нерабочих дней в расчетном периоде (см. пример 7), 7 — количество рабочих дней, которые не отработаны с 1 апреля по 15 мая в связи с работой в режиме неполной рабочей недели по инициативе работодателя (1, 8, 15, 22, 29 апреля и 6, 13 мая), 16 — количество календарных дней отпуска без сохранения зарплаты в мае 2022 года.
Отдельно остановимся на неявках работников на работу, обозначенных в табеле учета использования рабочего времени «НЗ». Эта отметка означает, что работником не предоставлены объяснения в отношении причин его отсутствия на работе («НЗ» — неявки по невыясненным причинам).
После получения объяснений от работника, табель учета использования рабочего времени корректируют, заменяя «НЗ» на другие отметки в зависимости от причины неявки, например, на:
— «ТН» или «НН» — оплачиваемая или неоплачиваемая нетрудоспособность соответственно;
— «ІН» — другое неотработанное время, предусмотренное законодательством (прохождение военной службы в ВСУ, привлечение к выполнению обязанностей в теробороне и тому подобное);
— «ПР» — прогул;
— «І» — другое неотработанное время, которое не признано работодателем как прогул.
В зависимости от того, как вы откорректируете табель, и будете принимать решение, останутся ли эти дни в расчете.
Если на дату начала отпуска объяснения отсутствия работником не предоставлены, то считаем, что оснований исключать из общего количества дней в расчетном периоде дни, обозначенные «НЗ», нет. После получения объяснений и проведения корректировки табеля, возможно придется сделать перерасчет отпускных.
Также, по нашему мнению, нет оснований исключать из расчета дни, обозначенные «І», ведь это время, неотработанное не согласно законодательству, а по другим причинам, которые признаны работодателем уважительными.
Время, за которое отсутствуют данные о зарплате. Во время войны работодатели из регионов с активными боевыми действиями могли потерять данные о ранее начисленных работникам суммах зарплаты. Это могло случиться вследствие повреждения документов, компьютеров и другой техники, на которых хранились данные с начисленной зарплатой, или из-за отсутствия доступа к ним.
Именно поэтому КМУ внес изменения в Порядок № 100, которые заработали с 29.04.2022. В соответствии с этими изменениями
время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате работника вследствие проведения боевых действий во время военного положения, исключаем из расчетного периода
То есть, если предприятие начисляло зарплату работникам, но в результате проведения боевых действий во время военного положения не имеет доступа к этим сведениям, то при расчете средней зарплаты по Порядку № 100 исключаем время, за которое такие сведения отсутствуют.
? Как быть, если в расчетном периоде не осталось ни одного календарного дня?
Например, работник все месяцы расчетного периода находился в отпуске за свой счет? Тогда применяем общее правило определения расчетного периода. Им будет 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу предоставления отпуска.
Зарплата в расчете отпускных
При исчислении среднедневной отпускной зарплаты учитываем:
— все суммы начисленной заработной платы, КРОМЕ перечисленных в пп. «а» — «о» п. 4 Порядка № 100. Выплаты, которые не учитывают при определении среднедневной зарплату для оплаты периода отпуска, мы привели в этом номере в справочном материале «Средняя зарплата: вход воспрещен»;
— больничные и пособие по беременности и родам (п. 3 Порядка № 100).
Порядок включения выплат в расчет приведен в абзацах втором и третьем п. 3 Порядка № 100 (ср. ).
Сумы начисленной зарплаты, кроме премий (в том числе за месяц) и других поощрительных выплат по итогам работы за определенный период, учитываем в тех месяцах, ЗА которые они начислены
А вот премии, в том числе за месяц, и другие поощрительные выплаты по итогам работы за определенный период (далее — премии) во время исчисления средней заработной платы учитываем в заработок месяца их начисления и следующих за ним месяцев с соблюдением следующих правил.
1. Количество месяцев учета премии будет равно количеству месяцев, за которые она начислена.
Например, если премия начислена за квартал, то ее учитываем в заработок периода, который равен 3 месяцам, начиная с месяца ее начисления. То есть месяц начисления плюс следующие 2 месяца. Следовательно, премия за І квартал 2022 года, начисленная в апреле 2022 года, попадет при исчислении средней зарплаты в заработок 3 месяцев расчетного периода: апреля, мая и июня 2022 года.
2. Часть премии, которая добавляется к заработку соответствующих месяцев, вошедших в расчетный период, определяем так: сумму премии делим на количество отработанных рабочих дней периода, за который она начислена, и умножаем на количество отработанных рабочих дней соответствующего месяца, который приходится на расчетный период.
Ну и применяем новое ограничение, которое заработало с 29.04.2022.
Если период, за который начислена премия, отработан частично, во время исчисления средней зарплаты учитываем сумму в размере не больше фактически начисленной суммы премии
Подробные примеры исчисления среднего заработка с учетом нового ограничения в отношении суммы премии вы найдете в «Налоги & бухучет», 2022, № 31 // https://i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2022/may/issue-31/article-120383.html?search=%D1%81%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BD&text_article=.
Внимание! Если у вас на предприятии работникам выплачивается вознаграждение по итогам работы за год, то в одном из следующих номеров мы рассмотрим отдельно нюансы его включения в расчет средней согласно Порядку № 100.
Пример 9. Работник идет в отпуск с 6 июня 2022 года на 24 календарных дня. В расчетном периоде (июнь 2021 года — май 2022 года) ему были начислены: заработная плата в сумме 147600 грн, материальная помощь на оздоровление, которая предоставляется в соответствии с условиями коллективного договора всем работникам один раз в году к ежегодному отпуску, в сумме 5000 грн. Время, неотработанное согласно законодательству, в течение которого за работником не сохранялся заработок или сохранялся частично, отсутствует в расчетном периоде.
В расчет отпускных не включаем сумму материальной помощи (см. п.п. «б» п. 4 Порядка № 100).
Следовательно, сумма зарплаты, которая будет участвовать в расчете отпускных, составит 147600 грн.
Сумма среднедневной зарплаты равна:
147600 грн : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 413,45 грн/к. дн.
Сумма отпускных составит:
413,45 грн/к. дн. х 24 к. дн. = 9922,80 грн.
Если расчетном периоде нет заработка
Если в расчетном периоде у работника не было зарплаты, расчеты проводим из установленной ему в трудовом договоре тарифной ставки или оклада (абзацы двадцать первый — двадцать третий Порядка № 100).
Причем если месячная тарифная ставка или оклад ниже минимальной зарплаты (далее — МЗП), то в расчете средней используем МЗП, установленную на время расчета.
Также учитываем занятость работника — полную или неполную. Так, например, если работник принят на условиях неполного рабочего времени, расчет проводим из оклада или размера МЗП, исчисленного пропорционально занятости.
Общую сумму, которая будет участвовать в расчете, определяем путем умножения оклада или МЗП (с учетом занятости) на количество месяцев расчетного периода
Пример 10. Работница (занимает 0,5 штатной единицы) идет в социальный отпуск на детей за 2021 год в июне 2022 года на 10 календарных дней.
Расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года (365 к. дн.). В расчетном периоде она не отработала ни одного дня, поскольку находилась в карантинном отпуске за свой счет. Согласно штатному расписанию оклад работницы:
вариант 1 — 8000 грн;
вариант 2 — 6000 грн, то есть меньше МЗП (6500 грн).
Время отпуска за свой счет исключают из расчетного периода. Поэтому имеем ситуацию, когда расчетный период «складывается» до нуля. В таком случае, как мы указывали выше, расчет проводим за условный период, который равен 12 месяцам, предшествующим месяцу предоставления отпуска. То есть получаем опять же расчетный период: июнь 2021 года — май 2022 года. Количество календарных дней в нем — 365, количество праздничных и нерабочих дней — 8.
Для варианта 1 среднедневна зарплата составит:
8000 грн х 0,5 шт. ед. х 12 мес. : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 134,45 грн/к. дн.;
Сумма отпускных равна:
134,45 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 1344,50 грн;
Для варианта 2 среднедневная зарплата составит:
6500 грн х 0,5 шт. ед. х 12 мес. : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 109,24 грн/к. дн.
Обратите внимание, поскольку оклад работницы (6000 грн) ниже МЗП (6500 грн), то в расчете — МЗП. Также учитываем занятость работницы.
Сумма отпускных равна:
109,24 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 1092,40 грн.
Выводы
- В общем случае среднюю зарплату для оплаты отпускных исчисляем из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, которые предшествуют месяцу предоставления отпуска.
- Время, за которое отсутствуют данные о начисленной зарплате из-за боевых действий во время военного положения, исключаем из расчетного периода при исчислении оплаты за дни отпусков.
- Если период, за который начислена премия, отработан частично, в расчет отпускных учитываем сумму в размере не больше фактически начисленной суммы премии.
