Головний документ, яким треба керуватися при розрахунку суми оплати усіх видів відпусток (крім відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) та виплати компенсації за невикористані дні відпустки — це Порядок № 100*.
Увага! До Порядку № 100 були внесені зміни, які запрацювали з 29.04.2022. Про них ми розповідали в «Податки & бухоблік», 2022, № 31 // https://i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2022/may/issue-31/article-120383.html?search=%D1%81%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BD&text_article=.
Тож давайте поговоримо, що слід врахувати та на що звернути увагу бухгалтеру при обчисленні суми відпускних.
Формульне
Розраховують тривалість усіх відпусток у календарних днях незалежно від режимів і графіків роботи підприємства (ст. 5 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 № 504/96-ВР, далі — Закон про відпустки). Оплачують період відпустки за середньою зарплатою.
Для визначення суми відпускних необхідно середньоденну зарплату помножити на кількість календарних днів відпустки
Це випливає з положень п. 7 Порядку № 100.
Для розрахунку середньоденної зарплати (ЗПСЕР) рекомендуємо користуватися такою формулою:
ЗПСЕР = ЗП : (К - С - Ч - ЧВЗ),
де ЗП — сума зарплати, що бере участь у розрахунку відпускних;
К — загальна кількість календарних днів у розрахунковому періоді;
С — кількість святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період;
Ч — час, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді;
ЧВЗ — час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану.
Розберемо кожен показник, що є у формулі, окремо. Та спочатку визначимося з розрахунковим періодом для обчислення середньоденної зарплати.
Розрахунковий період
У загальному випадку
розрахунковий період, за який обчислюють середньоденну відпускну зарплату — це останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки
Приклад 1. Працівника прийнято на роботу у 2019 році. Він йде у щорічну відпустку у червні 2022 року.
Розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року.
Цікавий момент. Якщо працівник прийнятий на роботу з першого робочого дня місяця, який не є першим календарним днем, то такий місяць включають до розрахункового періоду та враховують при визначенні кількості днів у розрахунковому періоді як повний місяць (з 1 числа місяця).
Приклад 2. Працівника прийнято на роботу з 5 травня 2021 року (перший робочий день на підприємстві, 1 та 2 травня 2021 року були святковими днями, 3 та 4 травня 2021 року — перенесені вихідні). У травні 2022 року йому було надано щорічну відпустку.
Розрахунковий період: травень 2021 року — квітень 2022 року.
Якщо працівник пропрацював на підприємстві менше року, розрахунковий період — фактичний час роботи з 1-го числа місяця після оформлення на роботу до 1-го числа місяця, в якому надається відпустка
Приклад 3. Працівниця прийнята на роботу з 14 грудня 2021 року. В червні 2022 року їй надано соціальну відпустку на дітей.
Розрахунковий період: січень 2022 року — травень 2022 року.
Зауважимо, що тут також працює правило про включення до розрахункового періоду місяця прийняття на роботу, якщо в такому місяці працівника прийнято на роботу з першого робочого, але не з першого календарного дня.
Приклад 4. Працівник, прийнятий на роботу з 2 серпня 2021 року (1 серпня 2021 року — вихідний день на підприємстві), йде у щорічну відпустку в червні 2022 року.
Розрахунковий період: серпень 2021 року — травень 2022 року.
Якщо працівник-новачок перед початком відпустки не відпрацював жодного календарного місяця, розрахунковий період складуть 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки
Приклад 5. Працівника прийнято на роботу з 4 травня 2022 року. З 6 червня 2022 року він йде в одноразову оплачувану відпустку при народженні дитини.
Розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року.
Увага! Якщо працівникові надаєте різні види (підвиди) відпусток, то розрахунковий період визначаєте окремо для кожної з них (див. листи Мінсоцполітики від 26.10.2016, № 1475/13/84-16 та від 01.12.2016 № 1623/13/84-16).
Приклад 6. Згідно з наказом про надання відпустки, працівникові надають щорічну основну відпустку тривалістю 24 календарних дні з 13 червня 2022 року і додаткову щорічну відпустку за ненормований робочий день тривалістю 4 календарних дні з 7 липня 2022 року.
Середньоденну зарплату для оплати щорічної основної відпустки обчислюємо за розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року, а для оплати додаткової відпустки: липень 2021 року — червень 2022 року.
Розрахунковий період визначили. Переходимо до підрахунку кількості календарних днів у розрахунковому періоді, що візьмуть учать в обчисленні середньоденної зарплати.
Дні у розрахунку
В розрахунку середньоденної зарплати беруть учать календарні дні, що увійшли до розрахункового періоду (в формулі вище «К»), за виключенням (див. формулу вище):
— святкових і неробочих днів, передбачених ст. 73 КЗпП, що припадають на розрахунковий період (в формулі «С»);
— часу, протягом якого працівник відповідно до чинного законодавства не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково в розрахунковому періоді (в формулі «Ч»);
— часу, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час дії воєнного стану (в формулі «ЧВЗ»).
Зупинимося на нюансах.
Святкові та неробочі дні. Увага!
З 24.03.2022 й до скасування або припинення воєнного стану норми ст. 73 КЗпП не працюють, тобто в цей період святкових та неробочих днів немає
Це випливає з положень ч. 6 ст. 6 Закону № 2136*.
* Закон України «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» від 15.03.2022 № 2136 — IX.
Які свята ми вже «втратили» у 2022 році поки діє воєнний стан? Це Пасха (Великдень) — 24 квітня, День праці — 1 травня, День перемоги — 9 травня, Трійця — 12 червня та День Конституції України — 28 червня 2022 року.
Приклад 7. Працівник йде у щорічну відпустку з 21 червня 2022 року.
Розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року. На розрахунковий період припадають 8 святкових та неробочих днів: 2 дні в червні 2021 року (20 червня — Трійця; 28 червня — День Конституції України), по 1 дню в серпні, жовтні та грудні 2021 року (24 серпня — День незалежності України; 14 жовтня — День захисників і захисниць України; 25 грудня — Різдво Христове), 2 дні в січні 2022 року (1 січня — Новий рік; 7 січня — Різдво Христове) та 1 день в березні 2022 року (8 березня — Міжнародний жіночий день).
Кількість днів, які враховуємо при обчисленні середньоденної зарплати:
365 - 8 = 357 (к. дн.).
Час, невідпрацьований згідно з законом. Абзацом шостим п. 2 Порядку № 100 встановлено, що
час, коли працівник згідно із законодавством не працював і за ним не зберігався заробіток або зберігався частково, виключаємо з розрахункового періоду
На цій підставі з загальної кількості календарних днів в розрахунковому періоді виключаємо, наприклад, час (період):
1) простою не з вини працівника, за який за працівником частково зберігався заробіток. Що означає частково? У розмірі 2/3 установленої працівнику тарифної ставки (окладу).
А ось якщо за дні простою виплачуємо середній заробіток, то дні такого простою не треба виключати з загальної кількості днів у розрахунковому періоді.
Буває й так, що час простою оплачують у розмірі окладу. На наш погляд, якщо оклад — це єдина складова зарплати працівника (зарплата = оклад), при розрахунку відпускних період простою викидати не треба. Якщо ж оклад — це лише складова зарплати (наприклад, у неї входить ще й трудова доплата до мінімалки або доплата/надбавка), тоді період простою треба виключити;
2) відпустки без збереження зарплати;
3) невідпрацьований через установлення працівнику режиму неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця. Виключаємо саме робочі дні, які не були відпрацьовані у зв’язку з зазначеною причиною.
Водночас, якщо неповний робочий тиждень встановлено працівнику на підставі його заяви (ініціатор — працівник), то робочі дні, невідпрацьовані у зв’язку з встановленням такого режиму, залишаємо у розрахунку (див. п. 1 листа Мінекономіки від 05.01.2021 № 4709-06/235-07);
4) призупинення дії трудового договору. Це час, коли працівник не працював згідно із законодавством (ст. 13 Закону № 2136) і за ним роботодавцем заробіток не зберігався;
5) відпустки для догляду за дитиною до досягнення нею 3 років (6/16/18 років — згідно з медичним висновком).
Приклад 8. Працівник йде у відпустку з 27 червня 2022 року. З 1 квітня по 15 травня 2022 року він працював в режимі неповного робочого тижня з робочими днями з понеділка по четвер. Такий режим був встановлений з ініціативи роботодавця. З 16 по 31 травня працівник знаходився у карантинній відпустці без збереження зарплати.
Розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року.
Кількість днів, які візьмуть участь в обчисленні середнього заробітку:
365 - 8 - 7 - 16 = 334 (к. дн.),
де 8 — кількість святкових та неробочих днів у розрахунковому періоді (див. приклад 7), 7 — кількість робочих днів, що не відпрацьовані з 1 квітня по 15 травня у зв’язку з роботою в режимі неповного робочого тижня з ініціативи роботодавця (1, 8, 15, 22, 29 квітня та 6, 13 травня), 16 — кількість календарних днів відпустки без збереження зарплати у травні 2022 року.
Окремо зупинимося на неявках працівників на роботу, позначених в табелі обліку використання робочого часу «НЗ». Ця позначка означає, що працівником не надані пояснення щодо причин його відсутності на роботі («НЗ» — неявки з нез’ясованих причин).
Після отримання пояснень від працівника, табель обліку використання робочого часу коригують, замінюючи «НЗ» на інші позначки залежно від причини неявки, наприклад, на:
— «ТН» чи «НН» — оплачувана чи неоплачувана непрацездатність відповідно;
— «ІН» — інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (проходження військової служби в ЗСУ, залучення до виконання обов’язків в теробороні тощо);
— «ПР» — прогул;
— «І» — інший невідпрацьований час, що не визнаний роботодавцем як прогул.
Залежно від того, як ви відкоригуєте табель, й будете приймати рішення, чи залишаться ці дні в розрахунку.
Якщо на дату початку відпустки пояснення відсутності працівником не надані, то вважаємо, що підстав виключати з загальної кількості днів у розрахунковому періоді дні, позначені «НЗ», немає. Після отримання пояснень та проведення коригування табелю, можливо доведеться зробити перерахунок відпускних.
Також, на нашу думку, немає підстав виключати з розрахунку дні, позначені «І», адже це час, невідпрацьований не згідно з законодавством, а з інших причин, що визнані роботодавцем поважними.
Час, за який відсутні дані про зарплату. Під час війни роботодавці з регіонів з активними бойовими діями, могли втратити дані про раніше нараховані працівникам суми зарплати. Це могло статися внаслідок пошкодження документів, комп’ютерів та іншої техніки, на яких зберігалися дані з нарахованою зарплатою, або через відсутність доступу до них.
Саме тому, КМУ вніс зміни до Порядку № 100, які запрацювали з 29.04.2022. Відповідно до цих змін
час, за який відсутні дані про нараховану зарплату працівника внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану, виключаємо з розрахункового періоду
Тобто, якщо підприємство нараховувало зарплату працівникам, але внаслідок проведення бойових дій під час воєнного стану, не має доступу до цих відомостей, то при розрахунку середньої зарплати за Порядком № 100, виключаємо час, за який такі відомості відсутні.
? Як бути, якщо в розрахунковому періоді не залишилося жодного календарного дні?
Наприклад, працівник всі місяці розрахункового періоду знаходився у відпустці за свій рахунок? Тоді застосовуємо загальне правило визначення розрахункового періоду. Ним будуть 12 календарних місяців, що передують місяцю надання відпустки.
Зарплата в розрахунку відпускних
При обчисленні середньоденної відпускної зарплати враховуємо:
— усі суми нарахованої заробітної плати, КРІМ перелічених у пп. «а» — «о» п. 4 Порядку № 100. Виплати, що не враховують при визначенні середньоденної зарплати для оплати періоду відпустки ми навели в цьому номері у довідковому матеріалі «Середня зарплата: вхід заборонено»;
— лікарняні та допомогу по вагітності та пологах (п. 3 Порядку № 100).
Порядок включення виплат в розрахунок наведено в абзацах другому та третьому п. 3 Порядку № 100 (ср. ).
Суми нарахованої зарплати, крім премій (в тому числі за місяць) та інших заохочувальних виплат за підсумками роботи за певний період, враховуємо в тих місяцях, ЗА які вони нараховані
А ось премії, в тому числі за місяць, та інші заохочувальні виплати за підсумками роботи за певний період (далі — премії) під час обчислення середньої заробітної плати враховуємо в заробіток місяця їх нарахування та наступних за ним місяців з додержанням таких правил.
1. Кількість місяців урахування премії буде дорівнювати кількості місяців, за які вона нарахована.
Наприклад, якщо премія нарахована за квартал, то її враховуємо в заробіток періоду, що дорівнює 3 місяцям, починаючи з місяця її нарахування. Тобто місяць нарахування плюс наступні 2 місяці. Отже, премія за І квартал 2022 року, нарахована у квітні 2022 року, потрапить при обчисленні середньої зарплати в заробіток 3 місяців розрахункового періоду: квітня, травня та червня 2022 року.
2. Частину премії, яка додається до заробітку відповідних місяців, що увійшли до розрахункового періоду, визначаємо так: суму премії ділимо на кількість відпрацьованих робочих днів періоду, за який вона нарахована, та множимо на кількість відпрацьованих робочих днів відповідного місяця, який припадає на розрахунковий період.
Ну й застосовуємо нове обмеження, що запрацювало з 29.04.2022.
Якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, під час обчислення середньої зарплати враховуємо суму у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії
Детальні приклади обчислення середнього заробітку з урахуванням нового обмеження щодо суми премії ви знайдете у «Податки & бухоблік», 2022, № 31 // https://i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2022/may/issue-31/article-120383.html?search=%D1%81%D0%B5%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%BD&text_article=.
Увага! Якщо у вас на підприємстві працівникам виплачується винагорода за підсумками роботи за рік, то в одному з наступних номерів ми розглянемо окремо нюанси її включення в розрахунок середньої згідно з Порядком № 100.
Приклад 9. Працівник йде у відпустку з 6 червня 2022 року на 24 календарні дні. У розрахунковому періоді (червень 2021 року — травень 2022 року) йому було нараховано: заробітну плату в сумі 147600 грн, матеріальну допомогу на оздоровлення, що надається відповідно до умов колективного договору усім працівникам один раз на рік до щорічної відпустки, в сумі 5000 грн. Час, невідпрацьований згідно із законодавством, протягом якого за працівником не зберігався заробіток або зберігався частково, відсутній в розрахунковому періоді.
До розрахунку відпускних не включаємо суму матеріальної допомоги (див. п.п. «б» п. 4 Порядку № 100).
Отже, сума зарплати, що візьме участь у розрахунку відпускних, складе 147600 грн.
Сума середньоденної зарплати дорівнює
147600 грн : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 413,45 грн/к. дн.
Сума відпускних складе:
413,45 грн/к. дн. х 24 к. дн. = 9922,80 грн.
Якщо розрахунковому періоді немає заробітку
Якщо в розрахунковому періоді у працівника не було зарплати, розрахунки проводимо з установленої йому в трудовому договорі тарифної ставки або окладу (абзац двадцять перший — двадцять третій Порядку № 100).
При чому, якщо місячна тарифна ставка чи оклад нижча за мінімальну зарплату (далі — МЗП), то в розрахунку середньої використовуємо МЗП, встановлену на час розрахунку.
Також враховуємо зайнятість працівника — повну чи неповну. Так, наприклад, якщо працівник прийнятий на умовах неповного робочого часу, розрахунок проводимо з окладу або розміру МЗП, обчисленого пропорційно зайнятості.
Загальну суму, що візьме участь у розрахунку, визначаємо шляхом множення окладу чи МЗП (з урахуванням зайнятості) на кількість місяців розрахункового періоду
Приклад 10. Працівниця (займає 0,5 штатної одиниці) йде у соціальну відпустку на дітей за 2021 рік у червні 2022 року на 10 календарних днів.
Розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року (365 к. дн.). В розрахунковому періоді вона не відпрацювала жодного дня, оскільки знаходилася у карантинній відпустці за свій рахунок. Згідно зі штатним розписом оклад працівниці:
варіант 1 — 8000 грн;
варіант 2 — 6000 грн, тобто менший за МЗП (6500 грн).
Час відпустки за свій рахунок виключають з розрахункового періоду. Тож маємо ситуацію, коли розрахунковий період «складається» до нуля. В такому випадку, як ми зазначали вище, розрахунок проводимо за умовний період, що дорівнює 12 місяцям, що передують місяцю надання відпустки. Тобто отримуємо знову ж таки розрахунковий період: червень 2021 року — травень 2022 року. Кількість календарних днів у ньому — 365, кількість святкових та неробочих днів — 8.
Для варіанту 1 середньоденна зарплата складе:
8000 грн х 0,5 шт. од. х 12 міс. : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 134,45 грн/к. дн.;
Сума відпускних дорівнює:
134,45 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 1344,50 грн;
Для варіанту 2 середньоденна зарплата складе:
6500 грн х 0,5 шт. од. х 12 міс. : (365 к. дн. - 8 к. дн.) = 109,24 грн/к. дн.
Зверніть увагу, оскільки оклад працівниці (6000 грн) нижчий за МЗП (6500 грн), то в розрахунку — МЗП. Також враховуємо зайнятість працівниці.
Сума відпускних дорівнює:
109,24 грн/к. дн. х 10 к. дн. = 1092,40 грн.
Висновки
- У загальному випадку середню зарплату для оплати відпускних обчислюємо з виплат за останні 12 календарних місяців роботи, що передують місяцю надання відпустки.
- Час, за який відсутні дані про нараховану зарплату через бойові дії під час воєнного стану, виключаємо з розрахункового періоду при обчисленні оплати за дні відпусток.
- Якщо період, за який нараховано премію, відпрацьовано частково, у розрахунок відпускних враховуємо суму у розмірі не більше фактично нарахованої суми премії.
