Обязанность подачи информации о рабочей силе (вакансиях) возложена на работодателей п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона Украины «О занятости населения» от 05.07.2012 № 5067-VI (далее — Закон № 5067).
С 7 июля 2022 года такую информацию надо будет подавать по новой форме отчетности № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», утвержденной приказом Минэкономики от 12.04.2022 № 827-22. Этим же приказом утвержден и порядок ее подачи (далее — Порядок № 827).
До 7 июля 2022 года информацию о спросе на рабочую силу подаем по форме № 3-ПН, которая была утверждена еще приказом Минсоцполитики от 31.05.2013 № 316 (далее — приказ № 316).
Отличаются ли эти формы? Да! Причем не только сами формы, но и порядок их подачи. Поэтому давайте рассмотрим, как будем информировать центр занятости о спросе на рабочую силу (вакансиях) по новой форме № 3-ПН с 7 июля 2022 года.
Кто и в каких случаях подает
В этом вопросе изменений не произошло. По-прежнему форму № 3-ПН подают работодатели:
— юридические лица;
— физические лица — предприниматели, которые желают трудоустроить физлицо по трудовому договору.
Когда у работодателя возникает обязанность подачи формы № 3-ПН? Тогда, когда на предприятии (у ФЛП) открывается вакансия, и соответственно, появляется спрос на рабочую силу.
Заметим, что под вакансией Закон № 5067 понимает свободную должность (рабочее место), на которую может быть трудоустроено лицо.
В то же время, хоть в Порядке № 827 и указано, что термин «вакансия» употребляется в значении, приведенном в Законе № 5067, из п. 1.5 Порядка следует, что он трактует этот термин шире. И фактически относит к вакансиям и занятые рабочие места, на которые могут быть приняты работники по срочным трудовым договорам. Например, в случае, когда работница идет в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет, который мы рассмотрим более подробно ниже.
Куда и в какой срок подавать
Обновленную форму № 3-ПН, как и до 7 июля 2022 года, подавайте в любой центр занятости независимо от местонахождения работодателя.
Срок подачи формы № 3-ПН — со дня возникновения потребности в подборе работников и/или с даты открытия вакансии, но не позже чем через 3 рабочих дня с даты открытия вакансии
При этом не имеет значения, самостоятельно будет заполнять вакансию работодатель или с помощью центра занятости.
Датой открытия вакансии является (п. 1.5 Порядка № 827):
— следующий день после создания нового рабочего места или прекращения трудовых отношений с работником, рабочее место которого становится вакантным, или
— дата, начиная с которой может быть заключен трудовой договор с наемным работником.
Например, работник будет увольняться 11 июля 2022 года. В таком случае датой открытия вакансии будет 12 июля — следующий день после прекращения трудовых отношений с работником, рабочее место которого становится вакантным. Поэтому подать форму № 3-ПН работодателю надо будет не позже 14 июля.
Или, допустим, что на предприятии внесены изменения в штатное расписание и введена новая должность с 7 июля 2022 года. В таком случае датой открытия вакансии является 8 июля — следующий день после введения новой должности в штатное расписание. Форму № 3-ПН предприятие должно подать не позже 12 июля (9 и 10 июля — суббота и воскресенье, которые на предприятии являются выходными днями).
И еще один пример, который мы анонсировали в начале статьи. Работница идет в отпуск для ухода за ребенком до 3 лет с 12 июля 2022 года. На время такого отпуска работодатель планирует найти ей замену — принять по срочному договору другого работника. Следует ли в таком случае подавать форму № 3-ПН?
Фактически свободная должность (рабочее место) не появляется, ведь на период отпуска за работницей сохраняются место работы и должность. Вместе с тем п. 1.5 Порядка № 827 говорит о том, что подавать форму № 3-ПН нужно. Потому что этот пункт Порядка определяет дату открытия вакансии также как дату, начиная с которой может быть заключен трудовой договор с наемным работником.
В ситуации, которая рассматривается, дата, начиная с которой может быть заключен срочный трудовой договор, — 12 июля. Следовательно, предельный срок подачи формы № 3-ПН — 14 июля.
Способы подачи
Здесь имеем приятное нововведение ☺. Если предыдущую форму № 3-ПН, утвержденную приказом № 316, можно подавать исключительно в бумажной форме, то
обновленная форма № 3-ПН может подаваться в электронной форме
Следовательно, форма № 3-ПН с 7 июля 2022 года может подаваться работодателем (абзац второй п. 1.5 Порядка № 827):
— в электронной форме с наложением или без наложения электронной подписи или печати, которые базируются на квалифицированных сертификатах открытых ключей, или
— в бумажной форме с заверением подписью руководителя/физического лица — предпринимателя или уполномоченного им лица.
Отчетности в электронной форме посвящен отдельный разд. ІІІ Порядка № 827. И он предлагает два варианта подачи работодателями электронной отчетности. Мы указали их на рисунке ниже.
Рассмотрим нюансы каждого варианта электронной подачи.
Сервис «Электронный кабинет работодателя». Им можно воспользоваться на веб-сайте Государственной службы занятости. Для этого нужно пройти регистрацию (создать такой кабинет). После регистрации появится возможность подачи формы № 3-ПН с наложением или без наложения электронной подписи или печати, которые базируются на квалифицированных сертификатах открытых ключей (далее — электронная подпись или печать).
Однако если электронную форму № 3-ПН подаете без наложения электронной подписи или печати, то ее придется подтверждать бумажной формой с подписью руководителя (ФЛП, уполномоченных лиц) и печатью (при наличии). Такую бумажную форму следует подавать в центр занятости в течение 5 рабочих дней со дня подачи электронной формы.
Единый государственный веб-портал электронных услуг. Если будете его использовать, то сведения, которые предусмотрены формой № 3-ПН, формируйте в произвольной форме, пригодной для восприятия их содержания. Ну и без электронной подписи или печати здесь не обойтись.
Заполняем форму
Обновленная форма № 3-ПН состоит из основной части и приложения к ней.
Основная часть. Заполнение формы № 3-ПН начинается с внесения общих сведений о работодателе-респонденте. К слову, их стало больше. Например, надо указывать место осуществления хозяйственной деятельности, если оно отличается от вашего местонахождения согласно регистрационным данным, электронный адрес, сведения о лице, которое отвечает за подбор персонала.
Дальше указываем вид формы: «первинна» или «уточнювальна». Если информируем о наличии спроса, проставляем отметку «первинна».
Обновленная форма № 3-ПН, как и ее предшественница, также имеет таблицу «Основні дані про вакансії». Ее название говорит само за себя. В ней по каждому профессиональному названию работ (должности/профессии), на которое возник спрос, указываете обобщенные сведения о количестве вакансий, размере зарплаты и тому подобное.
Однако в этой таблице появились новые графы, в которых следует указывать:
— характер работы, которая будет выполняться работником: постоянная, временная, сезонная или другой вариант (графа 5);
— желательный способ укомплектования вакансий — при содействии центра занятости или самостоятельный подбор кадров (графы 7 и 8 соответственно). Следовательно, сам факт подачи формы № 3-ПН уже не будет значить, что центр занятости будет укомплектовывать эти вакансии и направлять к вам кандидатов на должность. Если вы как работодатель самостоятельно будете заниматься поиском работников, просто укажите об этом в отчетности.
Если к заполненной форме № 3-ПН прилагаете приложения, то укажите их количество в поле «Додаток(ки): на ____ арк». Количество листов = количества приложений.
Приложение. Приложение к форме № 3-ПН имеет название «Відомості про вакансії» и формируется на каждую отдельную должность (работу). Поэтому, если вы подыскиваете специалистов на несколько должностей (работ), то на каждую такую должность (работу) будет свое приложение.
Внимание! Приложения формируете исключительно в случае, если поиском кандидатов на заполнение имеющейся вакансии будет заниматься центр занятости или же работодатель вместе с центром занятости (п. 4.2 Порядка № 827).
В табличной части приложению указываем:
1) основные характеристики вакансии и требования к кандидатам, которые помогут центру занятости более качественно осуществить подбор кандидатов на должность;
2) информацию о доступности и безопасности рабочего места для лиц с инвалидностью и других маломобильных групп населения. Заметим, что к маломобильным группам населения относятся лица с инвалидностью, люди с временным нарушением здоровья, беременные женщины, пожилые люди, люди с детскими колясками.
Если укомплектованием вакансии будет заниматься центр занятости, то после табличной части приложения нужно будет указать, чьи контактные данные публиковать на веб-сайте Государственной службы занятости в информации о вакансии(ях): работодателя или центра занятости.
Если же поиском будет заниматься еще и работодатель, то там же укажите, каким образом работодатель будет вести поиск кандидатов.
Интересно, что сведения в Приложении могут заполняться или самостоятельно работодателем, или специалистом центра занятости во время личной встречи с работодателем, или путем электронной коммуникации (п. 5.1 Порядка № 827).
А если после заполнения и подачи формы № 3-ПН обнаружили ошибки/неточности? Не беда. Уже поданную форму можно уточнить. Что для этого нужно сделать? Сформировать новую форму и в ее основной части проставить в поле «Вид інформації про попит на робочу силу (вакансії)» отметку «уточнювальна» и указать дату подачи предыдущей формы № 3-ПН, на замену которой сформирована уточняющая форма.
Внимание! С помощью формы № 3-ПН с видом «уточнювальна» можно откорректировать требования к характеристикам вакансий, в частности, условиям труда, размеру заработной платы, требованиям к кандидатам и тому подобное. При этом
уточняющая форма № 3-ПН не может изменять данные о количестве вакансий и профессиональном названии работ (профессии/должности)
Это требование п. 1.6 Порядка № 827.
Еще один приятный момент. Если вы подали форму № 3-ПН, но подходящий кандидат на занимание вакансии так и не был найден в течение недели, месяца и тому подобное, то переподавать форма не нужно! Как и до 7 июля 2022 года актуальность указанных в поданной форме № 3-ПН вакансий будет уточнять у работодателя специалист центра занятости не реже, чем дважды в месяц и перед направлением зарегистрированного безработного или лица, которое ищет работу, к работодателю. Работодатель может и самостоятельно сообщить центру занятости о закрытии вакансий.
Ну и наконец отметим, что за неподачу, несвоевременную подачу или за неправильное заполнение формы № 3-ПН ответственность не предусмотрена.
Выводы
- Новую форму № 3-ПН работодателю надо подавать в центр занятости независимо от своего местонахождения при наличии спроса на рабочую силу (вакансии) с 07.07.2022.
- Срок подачи обновленной формы № 3-ПН — со дня возникновения потребности в подборе работников и/или с даты открытия вакансии, но не позже чем через 3 рабочих дня с даты открытия вакансии.
- Обновленную форму № 3-ПН можно подавать как в бумажной, так и в электронной форме.
