Шукаємо працівників за новою формою № 3-ПН

Обов’язок подання інформації про робочу силу (вакансії) покладений на роботодавців п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону України «Про зайнятість населення» від 05.07.2012 № 5067-VI (далі — Закон № 5067).

З 7 липня 2022 року таку інформацію треба буде подавати за новою формою звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії)», затвердженою наказом Мінекономіки від 12.04.2022 № 827-22. Цим же наказом затверджено й порядок її подання (далі — Порядок № 827).

До 7 липня 2022 року інформацію про попит на робочу силу подаємо за формою № 3-ПН, яка була затверджена ще наказом Мінсоцполітики від 31.05.2013 № 316 (далі — наказ № 316).

Чи відрізняються ці форми? Так! Причому не тільки самі форми, а й порядок їх подання. Тож давайте розглянемо, як будемо інформувати центр зайнятості про попит на робочу силу (вакансії) за новою формою № 3-ПН з 7 липня 2022 року.

Хто та в яких випадках подає

В цьому питанні змін не відбулося. Як і раніше форму № 3-ПН подають роботодавці:

— юридичні особи;

— фізичні особи-підприємці, які бажають працевлаштувати фізосібу за трудовим договором.

Коли у роботодавця виникає обов’язок подання форми № 3-ПН? Тоді, коли на підприємстві (у ФОП) відкривається вакансія, й відповідно, з’являється попит на робочу силу.

Зауважимо, що під вакансією Закон № 5067 розуміє вільну посаду (робоче місце), на яку може бути працевлаштована особа.

Разом з цим, хоч у Порядку № 827 і зазначено, що термін «вакансія» вживається у значенні, наведеному у Законі № 5067, з п. 1.5 Порядку випливає, що він трактує цей термін ширше. І фактично відносить до вакансій й зайняті робочі місця, на які можуть бути прийняті працівники за строковими трудовими договорами. Наприклад, у випадку, коли працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років, який ми розглянемо більш детально нижче.

Куди та в який строк подавати

Оновлену форму № 3-ПН, як і до 7 липня 2022 року подавайте до будь-якого центру зайнятості незалежно від місцезнаходження роботодавця.

При цьому не має значення, самостійно буде заповнювати вакансію роботодавець чи за допомогою центру зайнятості.

Датою відкриття вакансії є (п. 1.5 Порядку № 827):

— наступний день після створення нового робочого місця чи припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним, або

— дата, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

Наприклад, працівник буде звільнятися 11 липня 2022 року. У такому випадку датою відкриття вакансії буде 12 липня — наступний день після припинення трудових відносин з працівником, робоче місце якого стає вакантним. Тож подати форму № 3-ПН роботодавцю треба буде не пізніше 14 липня.

Або, припустимо, що на підприємстві внесено зміни до штатного розпису та введено нову посаду з 7 липня 2022 року. У такому разі датою відкриття вакансії є 8 липня — наступний день після введення нової посади до штатного розпису. Форму № 3-ПН підприємство повинне подати не пізніше 12 липня (9 та 10 липня — субота та неділя, які на підприємстві є вихідними днями).

І ще один приклад, який ми анонсували на початку статті. Працівниця йде у відпустку для догляду за дитиною до 3 років з 12 липня 2022 року. На час такої відпустки роботодавець планує знайти їй заміну — прийняти за строковим договором іншого працівника. Чи слід у такому випадку подавати форму № 3-ПН?

Фактично вільна посада (робоче місце) не з’являються, адже на період відпустки за працівницею зберігаються місце роботи та посада. Разом з цим п. 1.5 Порядку № 827 говорить про те, що подавати форму № 3-ПН потрібно. Бо цей пункт Порядку визначає дату відкриття вакансії також як дату, починаючи з якої може бути укладений трудовий договір з найманим працівником.

У ситуації, що розглядається, дата, починаючи з якої може бути укладений строковий трудовий договір, — 12 липня. Отже, граничний строк подання форми № 3-ПН — 14 липня.

Способи подання

Тут маємо приємне нововведення ☺. Якщо попередню форму № 3-ПН, затверджену наказом № 316, можна подавати виключно в паперовій формі, то

Отже, форма № 3-ПН з 7 липня 2022 року може подаватися роботодавцем (абзац другий п. 1.5 Порядку № 827):

— в електронній формі з накладенням чи без накладення електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів, або

— в паперовій формі із засвідченням підписом керівника/фізичної особи-підприємця або уповноваженої ним (нею) особи.

Звітуванню в електронній формі присвячений окремий розд. ІІІ Порядку № 827. І він пропонує два варіанти подання роботодавцями електронної звітності. Ми зазначили їх на рисунку нижче.

Розглянемо нюанси кожного варіанту електронного подання.

Сервіс «Електронний кабінет роботодавця». Їм можна скористатися на вебсайті Державної служби зайнятості. Для цього потрібно пройти реєстрацію (створити такий кабінет). Після реєстрації з’явиться можливість подання форми № 3-ПН з накладенням чи без накладення електронного підпису або печатки, які базуються на кваліфікованих сертифікатах відкритих ключів (далі — електронний підпис або печатка).

Проте якщо електронну форму № 3-ПН подаєте без накладення електронного підпису або печатки, то її доведеться підтверджувати паперовою формою з підписом керівника (ФОП, уповноважених осіб) та печаткою (за наявності). Таку паперову форму слід подавати до центру зайнятості протягом 5 робочих днів з дня подання електронної форми.

Єдиний державний вебпортал електронних послуг. Якщо будете його використовувати, то відомості, що передбачені формою № 3-ПН, формуйте у довільній формі, придатній для сприйняття їх змісту. Ну й без електронного підпису або печатки тут не обійтись.

Заповнюємо форму

Оновлена форма № 3-ПН складається з основної частини та додатку до неї.

Основна частина. Заповнення форми № 3-ПН починається з внесення загальних відомостей про роботодавця-респондента. До слова, їх побільшало. Наприклад, треба вказувати місце провадження господарської діяльності, якщо воно відрізняється від вашого місцезнаходження згідно з реєстраційними даними, електронну адресу, відомості про особу, що відповідає за підбір персоналу.

Далі зазначаємо вид форми: «первинна» чи «уточнювальна». Якщо інформуємо про наявність попиту, проставляємо позначку «первинна».

Оновлена форма № 3-ПН, як і її попередниця, також має таблицю «Основні дані про вакансії». Її назва говорить сама за себе. В ній по кожній професійній назві робіт (посаді/професії), на яку виник попит, зазначаєте узагальнені відомості щодо кількості вакансій, розміру зарплати, тощо.

Проте у цій таблиці з’явилися нові графи, в яких слід вказувати:

— характер роботи, що буде виконуватися працівником: постійна, тимчасова, сезонна або інший варіант (графа 5);

— бажаний спосіб укомплектування вакансій — за сприяння центру зайнятості або самостійний підбір кадрів (графи 7 та 8 відповідно). Отже, сам факт подання форми № 3-ПН вже не означатиме, що центр зайнятості буде укомплектовувати ці вакансії та направляти до вас кандидатів на посаду. Якщо ви, як роботодавець, самостійно будете займатися пошуком працівників, просто вкажіть про це у звітності.

Якщо до заповненої форми № 3-ПН додаєте додатки, то вкажіть їх кількість в полі «Додаток(ки): на ____ арк». Кількість аркушів = кількості додатків.

Додаток. Додаток до форми № 3-ПН має назву «Відомості про вакансії» та формується на кожну окрему посаду (роботу). Тож, якщо ви підшукуєте фахівців на декілька посад (робіт), то на кожну таку посаду (роботу) буде свій додаток.

Увага! Додатки формуєте виключно у випадку, якщо пошуком кандидатів на заповнення наявної вакансії буде займатися центр зайнятості або ж роботодавець разом з центром зайнятості (п. 4.2 Порядку № 827).

В табличній частині додатку зазначаємо:

1) основні характеристики вакансії та вимоги до кандидатів, які допоможуть центру зайнятості більш якісно здійснити підбір кандидатів на посаду;

2) інформацію про доступність і безпеку робочого місця для осіб з інвалідністю та інших маломобільних груп населення. Зауважимо, що до маломобільних груп населення належать особи з інвалідністю, люди з тимчасовим порушенням здоров’я, вагітні жінки, літні люди, люди з дитячими колясками.

Якщо укомплектуванням вакансії буде займатися центр зайнятості, то після табличної частини додатка потрібно буде вказати чиї контактні дані публікувати на вебсайті Державної служби зайнятості в інформації про вакансію(ї): роботодавця чи центру зайнятості.

Якщо ж пошуком буде займатись ще й роботодавець, то там же вкажіть яким чином роботодавець буде вести пошук кандидатів.

Цікаво, що відомості у Додатку можуть заповнюватися або самостійно роботодавцем або фахівцем центру зайнятості під час особистої зустрічі з роботодавцем або шляхом електронної комунікації (п. 5.1 Порядку № 827).

А якщо після заповнення та подання форми № 3-ПН, виявили помилки/неточності? Не біда. Вже подану форму можна уточнити. Що для цього потрібно зробити? Сформувати нову форму та в її основній частині проставити в полі «Вид інформації про попит на робочу силу (вакансії)» відмітку «уточнювальна» та заначити дату подання попередньої форми № 3-ПН, на заміну якої сформовано уточнювальну форму.

Увага! За допомогою форми № 3-ПН з видом «уточнювальна» можна відкоригувати вимоги до характеристик вакансій, зокрема, умов праці, розміру заробітної плати, вимог до кандидатів тощо. При цьому

Це вимога п. 1.6 Порядку № 827.

Ще один приємний момент. Якщо ви подали форму № 3-ПН, але підходящий кандидат на зайняття вакансії так і не був знайдений протягом неділі, місяця тощо, то переподавати форму не потрібно! Як і до 7 липня 2022 року актуальність зазначених у поданій формі № 3-ПН вакансій буде уточнювати у роботодавця фахівець центру зайнятості не рідше ніж двічі на місяць та перед направленням зареєстрованого безробітного або особи, яка шукає роботу, до роботодавця. Роботодавець може і самостійно повідомити центр зайнятості про закриття вакансій.

Ну і на останок зазначимо, що за неподання, несвоєчасне подання або за неправильне заповнення форми № 3-ПН відповідальність не передбачена.