Приказ о доброте
Какой бы ни была цель вашей щедрости и осуществленных безвозмездных передач, рекомендуем оформить решение о таких действиях приказом руководителя предприятия. В приказе целесообразно изложить направления благотворительной деятельности предприятия и цели, которых предприятие хочет достичь, предоставляя благотворительную помощь в виде денег или имущества. Этот обобщающий документ не является обязательным, но он не будет лишним. В дальнейшем, когда вы будете осуществлять конкретные хозяйственные операции, вы сможете сослаться на приказ как на «программный» документ, под который вы предоставляете ту или иную благотворительную помощь*.
* Если вы предоставляете благотворительную помощь не по собственной инициативе, а по просьбе одаряемого, не будет лишним письмо, запрос или другой аналогичный документ с просьбой о помощи.
Согласно ч. 1 ст. 6 Закона № 5073 безвозмездная передача благотворителем денежных средств, другого имущества, имущественных прав в собственность бенефициаров для достижения определенной, заранее установленной цели благотворительной деятельности является благотворительным пожертвованием. Поэтому если предполагается предоставление благотворительной помощи, нужно заключать именно договор о благотворительном пожертвовании. Это даст правовые основания применить к операции правила налогообложения, предусмотренные для благотворительной помощи.
Что касается конкретных документов на каждую безвозмездную передачу, здесь ситуация следующая. Если вы дарите деньги, полностью достаточным документальным подтверждением будут документы, которыми обычно подтверждается расход средств. То есть платежное поручение, банковская выписка, расходный кассовый ордер, акт о выдаче средств и т. п. По этим документам достаточно легко идентифицировать получателя денежной помощи, а иногда можно также определить цель, с которой осуществлена выплата.
Итак, при денежных выплатах достаточно подтвердить общую сумму понесенных расходов и, по необходимости, персонифицировать получателей денежной помощи. Персонификация нужна тогда, когда денежные выплаты являются целевыми. Например, если предприятие осуществляет дополнительные денежные выплаты своим работникам, которые были вынуждены покинуть свои дома из-за войны.
Что касается безвозмездных передач имущества, то здесь все несколько сложнее. Единого документа, которым должны были бы оформляться безвозмездные передачи, нет. Практика выработала несколько основных вариантов. В основном любой первичный документ должен содержать обязательные реквизиты, определенные ст. 9 Закона о бухучете. Напомним, что такими реквизитами являются:
— название документа или формы;
— дата составления документа;
— название предприятия, от лица которого составлен документ;
— содержание и объем хозяйственной операции, единица измерения хозяйственной операции;
— должности лиц, ответственных за осуществления хозяйственной операции и правильность ее оформления;
— личная подпись или другие данные, дающие возможность идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.
Итак, каким бы документом вы не оформляли безвозмездные передачи имущества, необходимо, чтобы этот документ содержал вышеупомянутые реквизиты. Что касается конкретных документов, которые могли бы подтвердить безвозмездную передачу, то здесь возможны разные варианты. Назовем основные из них!
Внутренний документ
Таким документом может быть документ, составленный самым предприятием (акт на списание). Оформлять безвозмездные передачи таким документом есть смысл в том случае, когда единая цель документа — подтвердить расходы. Внутренний документ на списание товаров, сырья, готовой продукции или других запасов не требует любого внешнего участия получателя помощи, например, в виде подписи. Просто составляем внутренний документ, указываем в нем товарные позиции и их стоимость — и все!
Периодичность, с которой составляется такой документ, предприятие может определять самостоятельно, в зависимости от своих нужд и объема поступления и безвозмездной раздачи имущества. Мы со своей стороны рекомендуем составлять такой документ не реже, чем один раз в месяц. При больших объемах указанный документ может составляться намного чаще. Пусть даже каждый день.
Конечно, составить такой документ — проще всего. Но повторимся: на практике такой документ является достаточным лишь в случаях, когда ваша задача — просто списать активы и подтвердить понесенные расходы. Для любых случаев, когда необходимо подтвердить, кому именно передается имущество, внутреннего документа — недостаточно. Какие это могут случаи? Об этом поговорим дальше!
Акт о передаче или списании
Такой документ целесообразно составлять тогда, когда вам нужно не просто списать товары и подтвердить расходы, а еще и подтвердить конкретного получателя вашей благотворительности. Простейший пример — приказ руководителя вашего предприятия предусматривает целевую безвозмездную передачу конкретным лицам, и вам нужно доказать, что благотворительную помощь получили именно они. Аналогичным образом нужно подойти к документальному оформлению тогда, когда направлением вашей благотворительной помощи является конкретная социальная группа. Например, если вы раздаете одежду или продукты переселенцам.
В обоих этих случаях чтобы подтвердить, что товары безвозмездно переданы указанным получателям (а не, скажем, проданы «налево»), вам нужно составить акт, который бы содержал информацию о дате, количестве, номенклатуре и суммовой стоимости имущества, которое вы передали конкретному получателю. А удостоверением того, что он действительно получил от вас именно это имущество и именно в таком количестве, должны служить акт за подписью одаряемого лица или его уполномоченного представителя или должностного лица предприятия.
Отдельный разговор — если имеет место безвозмездная передача имущества Вооруженным Силам Украины или другим силовым структурам для нужд обороны. В таком случае подтвердить, что вы передали товары именно нашему войску, крайне необходимо сугубо из соображений налогообложения. Ведь безвозмездные передачи товаров в пользу нашей армии имеют много налоговых «пряников» для тех предприятий, которые это делают.
В частности, плательщики НДС, которые безвозмездно передают любые товары для нужд обороны Украины, могут не начислять ни минбазный (п. 188.1 НКУ), ни компенсационный (п. 198.5 НКУ) НДС. Ведь такие безвозмездные передачи не считаются использованием приобретенных с НДС товаров в нехозяйственной деятельности. Более того, они вообще не считаются поставкой для целей НДС-учета (п. 321 подразд. 2 разд. ХХ НКУ). А высокодоходники, которые безвозмездно передают товары нашей армии, могут еще и не корректировать финрезультат по правилам, предусмотренным п.п. 140.5.9 НКУ (см. п. 69.6 подразд. 10 разд. ХХ НКУ).
Но чтобы все указанные «пряники» заработали, вам нужно документально доказать, что имущество предприятия передано именно на нужды армии. Для этого очень желательно при безвозмездной передаче товаров для нужд обороны составлять акт, в котором указывать наименование и номер конкретной воинской части или подразделения, которому вы помогаете. И просить, чтобы представитель этого подразделения (командир или другое уполномоченное лицо) удостоверил своей подписью, что его подразделение получило от вас соответствующее имущество. Также не помешает и запрос от руководителя силового подразделения, в котором перечисляются нужды бойцов. Но роль этого запроса — больше вспомогательная, и он не заменит основной документ, то есть акт.
Обращаем ваше внимание! На практике определенные документальные проблемы могут возникать при безвозмездных передачах в пользу подразделений территориальной обороны. Согласно ст. 8 Закона Украины от 16.07.2021 № 1702-IX подразделения теробороны бывают двух типов: (1) Силы теробороны; (2) добровольческие формирования территориальных громад. Первые входят в состав Вооруженных Сил Украины, структурное подчинение вторых до конца не определено.
С одной стороны, добровольческие формирования создаются по инициативе самой тергромады и в присутствии органов местного самоуправления (пп. 8, 9 Положения, утвержденного постановлением КМУ от 29.12.2021 № 1449). С другой стороны, любая деятельность этих формирований осуществляется под контролем командира воинской части Сил теробороны (ч. 2 ст. 8 Закона Украины от 16.07.2021 № 1702-IX; п. 3 Положения № 1449). В таком случае, составляя договор, нужно ориентироваться на порядок, утвержденный постановлением КМУ от 16.11.2011 № 1195.
В конце концов, в некоторых случаях действующее законодательство предусматривает конкретную форму документа, по которой происходит безвозмездная передача имущества. Например, если ваше имущество изымают согласно Закону Украины от 17.05.2012 № 4765-VI, составляется Акт о принудительном отчуждении по форме согласно приложению к постановлению КМУ от 31.10.2012 № 998. Подробно об этом читайте в нашей статье, посвященной данному вопросу.
