Наказ про доброту
Якою би не була мета вашої щедрості та здійснених безоплатних передач, рекомендуємо оформити рішення про такі дії наказом керівника підприємства. У наказі доцільно викласти напрямки благодійної діяльності підприємства та цілі, яких підприємство хоче досягнути, подарунки надаючи благодійну допомогу у вигляді грошей чи майна. Цей узагальнюючий документ не є обов’язковим, але він не буде зайвим. В подальшому, коли ви будете здійснювати конкретні господарські операції, ви зможете послатися на наказ як на «програмний» документ, під який ви надаєте ту чи іншу благодійну допомогу*.
* Якщо ви надаєте благодійну допомогу не з власної ініціативи, а на прохання обдарованого, не буде зайвим лист, запит чи інший аналогічний документ з проханням про допомогу.
Згідно з ч. 1 ст. 6 Закону № 5073 безоплатна передача благодійником грошових коштів, іншого майна, майнових прав у власність бенефіціарів для досягнення певної, заздалегідь установленої мети благодійної діяльності є благодійним пожертвуванням. Тож якщо передбачається надання благодійної допомоги слід укладати саме договір про благодійне пожертвування. Це дасть правові підстави віднести застосувати до операції правила оподаткування, передбачені для благодійної допомоги.
Щодо конкретних документів на кожну безоплатну передачу, тут ситуація наступна. Якщо ви даруєте гроші, цілком достатнім документальним підтвердженням будуть документи, якими зазвичай підтверджується витрачання коштів. Тобто платіжне доручення, банківська виписка, видатковий касовий ордер, акт про видачу коштів тощо. За цими документами достатньо легко ідентифікувати отримувача грошової допомоги, а інколи можна також визначити мету, з якою здійснено виплату.
Отже, при грошових виплатах достатньо підтвердити загальну суму понесених витрат і, за необхідності, персоніфікувати отримувачів грошової допомоги. Персоніфікація потрібна тоді, коли грошові виплати є цільовими. Наприклад, якщо підприємство здійснює додаткові грошові виплати своїм працівникам, які були змушені покинути свої домівки через війну.
Щодо безоплатних передач майна, то тут усе дещо складніше. Єдиного документа, яким мали би оформлюватися безоплатні передачі, немає. Практика виробила декілька основних варіантів. Назагал будь-який первинний документ повинен містити обов’язкові реквізити, визначені ст. 9 Закону про бухоблік. Нагадаємо, що такими реквізитами є:
— назва документа чи форми;
— дата складання документа;
— назва підприємства, від імені якого складено документ;
— зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції;
— посади осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
— особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Тож яким би документом ви не оформлювали безоплатні передачі майна, необхідно, аби цей документ містив вищезазначені реквізити. Щодо конкретних документів, які могли би підтвердити безоплатну передачу, то тут можливі різні варіанти. Назвемо основні з них!
Внутрішній документ
Таким документом може бути документ, складений самим підприємством (акт на списання). Оформлювати безоплатні передачі таким документом є сенс у тому випадку, коли єдина мета документа — підтвердити витрати. Внутрішній документ на списання товарів, сировини, готової продукції чи інших запасів не потребує будь-якої зовнішньої участі отримувача допомоги, наприклад, у вигляді підпису. Просто складаємо внутрішній документ, зазначаємо у ньому товарні позиції та їхню вартість — і все!
Періодичність, з якою складається такий документ, підприємство може визначати самостійно, в залежності від своїх потреб та обсягу надходження та безоплатної роздачі майна. Ми зі свого боку рекомендуємо складати такий документ не рідше, ніж один раз на місяць. При великих обсягах зазначений документ може складатися набагато частіше. Хай навіть щодня.
Звичайно, скласти такий документ — найпростіше. Але повторимось: на практиці такий документ є достатнім лише у випадках, коли ваше завдання — просто списати активи та підтвердити понесені витрати. Для будь-яких випадків, коли необхідно підтвердити, кому саме передається майно, внутрішнього документа — недостатньо. Які це можуть випадки? Про це поговоримо далі!
Акт про передачу чи списання
Такий документ доцільно складати тоді, коли вам потрібно не просто списати товари і підтвердити витрати, а ще й підтвердити конкретного отримувача вашої благодійності. Найпростіший приклад — наказ керівника вашого підприємства передбачає цільову безоплатну передачу конкретним особам і вам потрібно довести, що благодійну допомогу отримали саме вони. Аналогічним чином потрібно підійти до документального оформлення тоді, коли напрямком вашої благодійної допомоги є конкретна соціальна група. Наприклад, якщо ви роздаєте одяг чи продукти переселенцям.
В обох цих випадках аби підтвердити, що товари безоплатно передані зазначеним отримувачам (а не, скажімо, продані «наліво») вам потрібно скласти акт, який би містив інформацію про дату, кількість, номенклатуру та сумову вартість майна, яке ви передали конкретному отримувачу. А посвідченням того, що він дійсно отримав від вас саме це майно і саме в такій кількості має слугувати акт з підписом обдарованої особи або її уповноваженого представника чи посадової особи підприємства.
Окрема розмова — якщо має місце безоплатна передача майна Збройним Силам України чи іншим силовим структурам для потреб оборони. В такому випадку підтвердити, що ви передали товари саме до нашого війська вкрай необхідно суто з міркувань оподаткування. Адже безоплатні передачі товарів на користь нашої армії мають чимало податкових «пряників» для тих підприємств, які це роблять.
Зокрема, платники ПДВ, які безоплатно передають будь-які товари для потреб оборони України, можуть не нараховувати ані мінбазний (п. 188.1 ПКУ), ані компенсаційний (п. 198.5 ПКУ) ПДВ. Адже такі безоплатні передачі не вважаються використанням придбаних з ПДВ товарів у негосподарській діяльності. Більше того, вони взагалі не вважаються постачанням для цілей ПДВ-обліку (п. 321 підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ). А високодохідники, які безоплатно передають товари нашій армії, можуть ще й не коригувати фінрезультат за правилами, що їх передбачено п.п. 140.5.9 ПКУ (див. п. 69.6 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ).
Але щоб усі зазначені «пряники» запрацювали, вам потрібно документально довести, що майно підприємства передане саме на потреби армії. Для цього дуже бажано при безоплатній передачі товарів для потреб оборони складати акт, в якому зазначати найменування та номер конкретної військової частини чи підрозділу, якому ви допомагаєте. І просити, аби представник цього підрозділу (командир чи інша уповноважена особа) засвідчив своїм підписом, що його підрозділ отримав від вас відповідне майно. Також не завадить і запит від керівника силового підрозділу, в якому перераховуються потреби бійців. Але роль цього запиту — більше допоміжна, і він не замінить основний документ, цебто акт.
Звертаємо вашу увагу! На практиці певні документальні проблеми можуть виникати при безоплатних передачах на користь підрозділів територіальної оборони. Відповідно до ст. 8 Закону України від 16.07.2021 № 1702-IX підрозділи тероборони бувають двох типів: (1) Сили тероборони; (2) добровольчі формування територіальних громад. Перші входять до складу Збройних Сил України, структурне підпорядкування других до кінця не визначене.
З одного боку, добровольчі формування створюються за ініціативою самої тергромади і в присутності органів місцевого самоврядування (пп. 8, 9 Положення, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2021 № 1449). З іншого боку, будь-яка діяльність цих формувань здійснюється під контролем командира військової частини Сил тероборони (ч. 2 ст. 8 Закону України від 16.07.2021 № 1702-IX; п. 3 Положення № 1449). В такому випадку, складаючи договір, слід орієнтуватися на порядок, затверджений постановою КМУ від 16.11.2011 № 1195
Нарешті, у деяких випадках чинне законодавство передбачає конкретну форму документа, за якою відбувається безоплатна передача майна. Наприклад, якщо ваше майно вилучають відповідно до Закону України від 17.05.2012 № 4765-VI, складається Акт про примусове відчуження за формою згідно з додатком до постанови КМУ від 31.10.2012 № 998. Докладно про це читайте у нашій статті, присвяченій цьому питанню.
