Скажем сразу: никакой революции не произошло. Изменения большей частью носят уточняющий характер. И прежде всего они связаны со вступлением в силу в сентябре 2021 года ДСТУ 4163:2020*. Соответственно, теперь в Правилах № 1000/5** указано, что при оформлении реквизитов организационно-распорядительных документов и определении порядка их размещения следует руководствоваться требованиями именно этого ДСТУ. Но ведь и до внесения изменений в Правила № 1000/5 вы руководствовались этим стандартом, не так ли?
* Национальный стандарт Украины ДСТУ 4163:2020 «Государственная унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный приказом ГП «УкрНИУЦ» от 01.07.2020 № 144.
Также появились отсылки к Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.2018 № 55 (далее — Типовая инструкция). Хотя, как следует уже из названия этого документа, он распространяется не на все предприятия, а только на те, которые относятся к сфере управления центральных или местных органов исполнительной власти. В то же время заметим, что применять Типовую инструкцию коммерческим предприятиям никто не запрещает.
Были уточнены некоторые формулировки. В частности, немного изменилось определение службы делопроизводства. Так, это структурное подразделение, обеспечивающее регистрацию, учет, организацию документооборота служебных документов, хранение документационного фонда или его части до передачи на хранение в архив предприятия, или ответственное лицо предприятия, на которое возложено выполнение задач и функций этой службы.
А еще теперь в Правилах № 1000/5 четко прописано, что
ответственность за организацию делопроизводства и архивного дела несет руководитель предприятия
В свою очередь, служба делопроизводства разрабатывает инструкцию по делопроизводству на предприятии, которая утверждается распорядительным документом. Причем такая инструкция одновременно регламентирует вопросы организации делопроизводства в бумажной и в электронной формах.
Имейте в виду: документы, созданные в бумажной форме, проходят и обрабатываются на предприятии по единым организационным и правовым принципам организации документооборота с документами, созданными в электронной форме. При этом не допускается одновременное прохождение одного и того же документа в электронной и в бумажной формах!
На какие еще нюансы следует обратить внимание?
Наименование предприятия
В разделе ІІ Правил № 1000/5 появился новая глава 4, посвященная указанию в документах наименований предприятия — автора документа, его структурных подразделений, а также вышестоящих организаций.
Так, наименование предприятия, в том числе сокращенное (при наличии) должно соответствовать ЕГР*. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного наименования отдельной строкой по центру.
* Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.
Наименование вышестоящей организации указывается в сокращенном виде, а если официально определенного сокращения нет — полностью.
Наименование филиала (другого структурного подразделения) размещают ниже наименования предприятия, если такой филиал является автором документа.
Дата
Как следует из п. 1 гл. 5 разд. ІІ обновленных Правил № 1000/5, дату следует оформлять в соответствии с п. 32 разд. ІІ Типовой инструкции. То есть дату указываем арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Оформляем ее цифровым или словесно-цифровым способом.
При оформлении даты цифровым способом число и месяц проставляем двумя парами цифр, разделенными точкой; год — четырьмя цифрами. Точка в конце не ставится. Например: «12.05.2022».
Словесно-цифровой способ указания дат применяется в текстах нормативно-правовых актов и ссылках на них, а также в документах, содержащих сведения финансового характера. Например: «02 травня 2022 року» или «02 травня 2022 р.».
При этом обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и выполнением (резолюции, согласования, визы, отметки о выполнении документа и включении его в дело).
Визы на документе
Теперь Правила № 1000/5 четко устанавливают, что проекты приказов (распоряжений) по основной деятельности, административно-хозяйственным вопросам и приложения к ним визируются также руководителем службы делопроизводства.
Проекты приказов (распоряжений) по кадровым вопросам (личному составу) и приложения к ним визируются работником кадровой службы, создавшим документ, его руководителем, а также (в зависимости от вида приказа) бухгалтерской службой или другими должностными лицами, которых касается документ.
Копия документа
Уточнены правила оформления копий документов.
Так, надпись об удостоверении копии состоит из слов «Згідно з оригіналом», наименования должности, личной подписи лица, которое заверяет копию, его собственного имени и фамилии (большими буквами), даты удостоверения копии. Например:
«Згідно з оригіналом
Начальник відділу
організації діловодства Сидорчук Іван СИДОРЧУК
25.05.2022»
Надпись об удостоверении копии скрепляется оттиском печати предприятия/учреждения (без изображения герба) или печати структурного подразделения (службы делопроизводства, службы кадров, бухгалтерии и т. п.) при ее наличии.
! Надпись об удостоверении копии проставляется ниже реквизита документа «Підпис»
Интересный момент! Ранее Правила № 1000/5 при оформлении бумажных копий документов требовали на лицевой стороне в верхнем правом углу первой страницы проставлять отметку «Копія». Сейчас такая норма осталась только в отношении оформления ксеро- и фотокопий архивных документов.
Регистрация документов
Регистрацию документов проводит централизованно служба делопроизводства*. Структурные подразделения регистрируют только созданные ими докладные и служебные записки. Заметим, что ранее в Правилах № 1000/5 перечислялись виды документов, которые следовало регистрировать централизованно.
* Место регистрации отдельных групп документов (приказы (распоряжения) по кадровым вопросам (личному составу), договоры, отчеты, прейскуранты, заявления работников и т. п.) определяется в инструкции по делопроизводству предприятия.
Помните: не допускается пересылка или передача документов без их регистрации в службе делопроизводства. Также не должны пересылаться экземпляры документа (в том числе оригинального) в бумажной форме, если его экземпляр (или копия) уже направлен в электронной форме.
Уничтожение документов
Согласно новому абзацу шестому п. 3 гл. 2 разд. V Правил № 1000/5 запрещено изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности. Хотя изымать документы для уничтожения без экспертизы ценности и ранее было недопустимым. Подробно об этом мы писали в спецвыпуске «Налоги & бухучет», 2020, № 41, с. 45.
Кроме того, появилось уточнение об уничтожении документов в случае, когда в акт об изъятии для уничтожения включены документы «Для службового користування». Если уничтожение осуществляется путем измельчения документов, то оно должно быть невосстанавливаемым. В этом случае делают, например, такую запись:
«Справи № 15 ДСК, № 32 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом невідновлюваного подрібнення.
Члени ЕК:
Семенюк Світлана СЕМЕНЮК
Чепенко Ян ЧЕПЕНКО
Лазаренко Андрій ЛАЗАРЕНКО
12.05.2022»
Также в Правила № 1000/5 внесены незначительные коррективы, касающиеся хранения документов, экспертизы их ценности и передачи в архив.
Таким образом, в основном комментируемыми изменениями Минюст привел Правила № 1000/5 в соответствии с другими актами законодательства, касающимися делопроизводства и архивного дела.
