Скажімо одразу: ніякої революції не сталося. Зміни переважно носять уточнюючий характер. І насамперед вони пов’язані з набранням чинності у вересні 2021 року ДСТУ 4163:2020*. Відповідно, тепер у Правилах № 1000/5** зазначено, що при оформленні реквізитів організаційно-розпорядчих документів та визначенні порядку їх розміщення слід керуватися вимогами саме цього ДСТУ. Але ж і до внесення змін до Правил № 1000/5 ви керувалися цим стандартом, чи не так?
* Національний стандарт України ДСТУ 4163:2020 «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», затверджений наказом ДП «УкрНДНЦ» від 01.07.2020 № 144.
Також з’явилися посилання на Типову інструкцію з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затверджену постановою КМУ від 17.01.2018 № 55 (далі — Типова інструкція). Хоча, як випливає вже з назви цього документа, він поширюється не на всі підприємства, а лише на ті, що належать до сфери управління центральних або місцевих органів виконавчої влади. Водночас зауважимо, що застосовувати Типову інструкцію комерційним підприємствам ніхто не забороняє.
Було уточнено деякі формулювання. Зокрема, дещо змінилося визначення служби діловодства. Так, це структурний підрозділ, що забезпечує реєстрацію, облік, організацію документообігу службових документів, зберігання документаційного фонду або його частини до передавання на зберігання до архіву установи, або відповідальна особа установи, на яку покладено виконання завдань і функцій цієї служби.
А ще тепер у Правилах № 1000/5 чітко прописано, що
відповідальність за організацію діловодства та архівної справи несе керівник підприємства
У свою чергу, служба діловодства розробляє інструкцію з діловодства на підприємстві, яка затверджується розпорядчим документом. Причому така інструкція одночасно регламентує питання організації діловодства у паперовій та електронній формах.
Зауважте: документи, створені у паперовій формі, проходять та опрацьовуються на підприємстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу з документами, створеними в електронній формі. При цьому не допускається одночасне проходження одного і того ж документа в електронній та паперовій формах!
На які ще нюанси слід звернути увагу?
Найменування підприємства
У розділі ІІ Правил № 1000/5 з’явилася нова глава 4, присвячена зазначенню в документах найменувань підприємства — автора документа, його структурних підрозділів, а також організацій вищого рівня.
Так, найменування підприємства, зокрема скорочене (за наявності) має відповідати ЄДР*. Скорочене найменування розміщується (у дужках або без них) нижче повного найменування окремим рядком по центру.
* Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань.
Найменування організації вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а якщо офіційно визначеного скорочення немає — повністю.
Найменування філії (іншого структурного підрозділу) розміщують нижче найменування підприємства, якщо така філія є автором документа.
Дата
Як випливає з п. 1 гл. 5 розд. ІІ оновлених Правил № 1000/5, дату слід оформляти відповідно до п. 32 розд. ІІ Типової інструкції. Тобто дату зазначаємо арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Оформляємо її цифровим чи словесно-цифровим способом.
При оформленні дати цифровим способом число та місяць проставляємо двома парами цифр, розділеними крапкою; рік — чотирма цифрами. Крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: «12.05.2022».
Словесно-цифровий метод зазначення дат застосовується у текстах нормативно-правових актів і посиланнях на них, а також у документах, що містять відомості фінансового характеру. Наприклад: «02 травня 2022 року» або «02 травня 2022 р.».
При цьому обов’язковому датуванню та підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа та внесення його до справи).
Візи на документі
Наразі Правила № 1000/5 чітко встановлюють, що проєкти наказів (розпоряджень) з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та додатки до них візуються також керівником служби діловодства.
Проєкти наказів (розпоряджень) з кадрових питань (особового складу) та додатки до них візуються працівником кадрової служби, який створив документ, його керівником, а також (залежно від виду наказу) бухгалтерською службою або іншими посадовими особами, яких стосується документ.
Копія документа
Уточнено правила оформлення копій документів.
Так, напис про засвідчення копії складається зі слів «Згідно з оригіналом», найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища (великими літерами), дати посвідчення копії. Наприклад:
«Згідно з оригіналом
Начальник відділу
організації діловодства Сидорчук Іван СИДОРЧУК
25.05.2022»
Напис про посвідчення копії скріплюється відбитком печатки підприємства/установи (без зображення герба) або печатки структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо) за її наявності.
Напис про посвідчення копії проставляється нижче реквізиту документа «Підпис»
Цікавий момент! Раніше Правила № 1000/5 під час оформлення паперових копій документів вимагали на лицьовому боці у верхньому правому куті першої сторінки проставляти відмітку «Копія». Наразі така норма залишилася лише щодо оформлення ксеро- та фотокопій архівних документів.
Реєстрація документів
Реєстрацію документів проводить централізовано служба діловодства*. Структурні підрозділи реєструють лише створені ними доповідні та службові записки. Зауважимо, що раніше у Правилах № 1000/5 перераховувалися види документів, які слід реєструвати централізовано.
* Місце реєстрації окремих груп документів (накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти, заяви працівників тощо) визначається в інструкції з діловодства підприємства.
Пам’ятайте: не допускається надсилання або передавання документів без реєстрації в службі діловодства. Також не повинні надсилатися примірники документа (у тому числі оригінального) у паперовій формі, якщо його примірник (або копію) вже надіслано в електронній формі.
Знищення документів
Відповідно до нового абзацу шостого п. 3 гл. 2 розд. V Правил № 1000/5 заборонено вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності. Хоча вилучати документи для знищення без експертизи цінності і раніше було неприпустимим. Докладно про це ми писали у спецвипуску «Податки & бухоблік», 2020 № 41, с. 45.
Крім того, з’явилося уточнення про знищення документів у разі, коли до акту про вилучення для знищення включено документи «Для службового користування». Якщо знищення здійснюється шляхом подрібнення документів, воно має бути невідновлюваним. У цьому випадку роблять, наприклад, такий запис:
«Справи № 15 ДСК, № 32 ДСК, № 80 ДСК знищено шляхом невідновлюваного подрібнення.
Члени ЕК:
Семенюк Світлана СЕМЕНЮК
Чепенко Ян ЧЕПЕНКО
Лазаренко Андрій ЛАЗАРЕНКО
12.05.2022»
Також до Правил № 1000/5 внесено незначні корективи щодо зберігання документів, експертизи їх цінності та передачі до архіву.
Таким чином, переважно коментованими змінами Мін’юст привів Правила № 1000/5 у відповідність до інших актів законодавства, що стосуються діловодства та архівної справи.
