Возмещение и учет услуги по резервированию горючего

Да, можно. Никаких препятствий для этого мы не видим. Объясним подробнее.

Дело в том, что до недавнего времени розничная цена на горючее была регулированной, причем еще со времен ковид-карантина, который пока что не закончился. Сейчас п. 41⁴ постановления КМУ от 09.12.2020 № 1236, который содержал механизм такого госрегулирования, остановлен с 20 мая 2022 г. (см. постановление КМУ от 17.05.2022 № 594). Однако до указанной даты устанавливался предельный уровень торговой надбавки на горючее в размере:

— не более 7 грн с учетом НДС к средней стоимости 1 л дизельного топлива;

— не более 6,5 грн с учетом НДС к средней стоимости 1 л бензинов автомобильных.

Среднюю стоимость горючего публиковали ежемесячно до 3, 13 и 23 числа на сайте Минэкономики.

В связи с этим АЗС не имели права продавать горючее по цене выше, чем та, которая была определена по приведенному алгоритму. Однако в условиях острого дефицита горючего продавать его задешево тоже никто не хотел. Вот и придумывали такие себе финты с резервированием и проч.

Бесспорно, законодательство о защите прав потребителей (ч. 2 ст. 17 Закона № 1023*)

Причем под продукцией здесь следует понимать любые изделие (товар), работу или услугу, которые изготовляются, выполняются или предоставляются для удовлетворения общественных нужд (п. 19 ч. 1 ст. 1 Закона № 1023). Более того! За нарушения этого запрета предусмотрен штраф в размере 8500 грн (п. 12 ч. 1 ст. 23 Закона № 1023).

* Закон Украины «О защите прав потребителей» от 12.05.91 № 1023-XII.

Однако сейчас разговор совсем не об этом. Потому что в конце концов соглашение о приобретении горючего между АЗС и вашим предприятием (через водителя как вашего представителя) было заключено и выполнено в полном объеме обеими сторонами. О чем свидетельствует, в частности, осуществление вами оплаты как за горючее, так и за дополнительную услугу по его резервированию. И подавать жалобу на это соглашение вы, скорее всего, не собираетесь. Поэтому теперь осталось лишь выяснить, как такие хозоперации отразить в бухучете предприятия.

Во-первых, если водитель приобретал горючее за свои средства, то на основании предоставленного в бухгалтерию и утвержденного руководителем авансового отчета вы должны возместить ему понесенные им расходы. Причем без удержания НДФЛ — контролеры с этим давно уже согласились. Правда, при двух условиях (см. БЗ 103.04 — zir.tax.gov.ua/main/bz/search/?src=ques, а также Обобщающую налоговую консультацию, утвержденную приказом Минфина от 26.04.2019 № 181):

1) целесообразность и обоснованность таких расходов должны быть подтверждены работодателем;

2) сами расходы должны осуществляться в пределах трудовой функции работника.

Мы же считаем, что

Подробнее об этом читайте в «Налоги & бухучет», 2020, № 11 — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2020/february/issue-11/article-106821.html.

Обратите внимание! Отчитаться за приобретения, осуществленные за свои, можно когда угодно — конкретных сроков для этого НКУ не устанавливает. Хотя налоговики считают, что и в таком случае работник должен соблюдать общеустановленные сроки подачи отчета — до истечения 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором он приобрел товары (услуги) для хозяйственных (производственных) нужд предприятия (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ). Однако и ответственность за несвоевременную подачу отчетности такого лица не предусмотрена (БЗ 109.15 — zir.tax.gov.ua/main/bz/search/?src=ques). Поэтому вы можете принимать от водителя такой отчет и после того, как правительство отменило госрегулирование цен на горючее — правила налогообложения и отражения в бухучете от этого никоим образом не изменятся.

Если же водителю предварительно был выдан аванс на хознужды, и за него он отчитался в установленные НКУ сроки, вопроса в отношении удержания НДФЛ тоже не возникает.

Во-вторых, не может быть и речи об обложении НДФЛ стоимости услуги по резервированию горючего. Ведь она была приобретена не для удовлетворения личных нужд работника, а для хознужд предприятия, о чем свидетельствует утвержденный руководителем авансовый отчет в полном объеме.

В-третьих, приобретенное горючее относится к запасам предприятия. Такие активы зачисляют на баланс по первоначальной стоимости (п. 8 НП(С)БУ 9). Составляющие первоначальной стоимости запасов, приобретенных за денежные средства, перечислены в п. 9 НП(С)БУ 9 (см. также спецвыпуск «Налоги & бухучет», 2021, № 14 — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/february/issue-14/article-113406.html). Анализ этого перечня дает основания утверждать, что

поскольку такие расходы являются прочими расходами, непосредственно связанными с приобретением запасов.

Пример. Водитель для нужд предприятия приобрел за собственные средства 30 л дизельного топлива по цене 44,55 грн/л на сумму 1336,50 грн (в том числе НДС 7 % — 87,43 грн), а также уплатил за услугу по резервированию этого количества горючего 300 грн (в том числе НДС 20 % — 50 грн). Авансовый отчет утвержден руководителем в полном объеме. Расходы работника возмещены путем перечисления средств на его карточный счет.

Как отразить эти хозоперации в бухгалтерском учете предприятия, покажем ниже в таблице. Будем исходить из того, что водитель не предупредил продавца о приобретении горючего для предприятия, а не для собственного потребления, поэтому отдельные налоговые накладные (НН) на эти приобретения АЗС не составляла. Учитывая это отражать налоговый кредит (НК) по таким приобретениям предприятие должно не по специальному правилу п. 32² подразд. 2 разд. ХХ НКУ (НК без НН по первичке на всю сумму входящего НДС с последующей корректировкой по полученной НН, зарегистрированной в ЕРНН), а по общему. То есть учитывая ограничение общей суммы приобретенных по кассовым чекам товаров/услуг не более 200 грн в день без НДС (п.п. «б» п. 201.11 НКУ). А при таких условиях предприятие не имеет права на НК по обоим приобретениям.

Учет горючего и услуги по его резервированию за средства работника