Відшкодування та облік послуги з резервування пального

Так, можна. Жодних перешкод для цього ми не бачимо. Пояснимо детальніше.

Справа в тому, що донедавна роздрібна ціна на пальне була регульованою, причому ще з часів ковід-карантину, який поки що не закінчився. Наразі п. 41⁴ постанови КМУ від 09.12.2020 № 1236, що містив механізм такого держрегулювання, зупинено з 20 травня 2022 р. (див. постанову КМУ від 17.05.2022 № 594). Однак до зазначеної дати встановлювався граничний рівень торговельної надбавки на пальне в розмірі:

— не більше 7 грн із урахуванням ПДВ до середньої вартості 1 л дизельного палива;

— не більше 6,5 грн із урахуванням ПДВ до середньої вартості 1 л бензинів автомобільних.

Середню вартість пального публікували щомісяця до 3, 13 і 23 числа на сайті Мінекономіки.

У зв’язку з цим АЗС не мали права продавати пальне за ціною, вищою ніж та, що була визначена за наведеним алгоритмом. Однак в умовах гострого дефіциту пального продавати його задешево теж ніхто не хотів. От і вигадували такі собі фінти з резервуванням абощо.

Безперечно, законодавство про захист прав споживачів (ч. 2 ст. 17 Закону № 1023*)

Причому під продукцією тут слід розуміти будь-які виріб (товар), роботу чи послугу, що виготовляються, виконуються чи надаються для задоволення суспільних потреб (п. 19 ч. 1 ст. 1 Закону № 1023). Ба більше! За порушення цієї заборони передбачено штраф у розмірі 8500 грн (п. 12 ч. 1 ст. 23 Закону № 1023).

* Закон України «Про захист прав споживачів» від 12.05.91 № 1023-XII.

Однак зараз розмова зовсім не про це. Бо врешті-решт угоду про придбання пального між АЗС та вашим підприємством (через водія, як вашого представника) було укладено і виконано в повному обсязі обома сторонами. Про що свідчить, зокрема, здійснення вами оплати як за пальне, так і за додаткову послугу з його резервування. І оскаржувати цю угоду ви, скоріш за все, не збираєтесь. Тож тепер залишилось лише з’ясувати, як такі госпоперації відобразити в бухобліку підприємства.

По-перше, якщо водій придбавав пальне за свої кошти, то на підставі наданого до бухгалтерії і затвердженого керівником авансового звіту ви маєте відшкодувати йому понесені ним витрати. Причому без утримання ПДФО — контролери із цим давно вже погодились. Щоправда, за двох умов (див. БЗ 103.04 — zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=25214, а також Узагальнюючу податкову консультацію, затверджену наказом Мінфіну від 26.04.2019 № 181):

1) доцільність та обґрунтованість таких витрат мають бути підтверджені роботодавцем;

2) самі витрати повинні здійснюватися у межах трудової функції працівника.

Ми ж уважаємо, що

Детальніше про це читайте у «Податки & бухоблік», 2020, № 11 — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2020/february/issue-11/article-106821.html.

Зверніть увагу! Відзвітувати за придбання, здійснені за свої, можна будь-коли — конкретних строків для цього ПКУ не встановлює. Хоча податківці вважають, що й у такому разі працівник має дотримуватися загальновстановлених строків подання звіту — до закінчення 5-го банківського дня, що настає за днем, в якому придбав товари (послуги) для господарських (виробничих) потреб підприємства (п.п. «б» п.п. 170.9.2 ПКУ). Однак і відповідальність за несвоєчасне звітування такої особи не передбачена (БЗ 109.15 — zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=18286). Тож ви можете приймати від водія такий звіт і після того, як уряд скасував дежрегулювання цін на пальне — правила оподаткування і відображення в бухобліку від цього жодним чином не зміняться.

Якщо ж водієві попередньо було видано аванс на госпотреби, і за нього він відзвітував в установлені ПКУ строки, питання щодо утримання ПДФО теж не виникає.

По-друге, не може бути й мови про оподаткування ПДФО вартості послуги із резервування пального. Адже вона була придбана не для задоволення особистих потреб працівника, а для госппотреб підприємства, про що свідчить затверджений керівником авансовий звіт у повному обсязі.

По-третє, придбане пальне відноситься до запасів підприємства. Такі активи зараховують на баланс за первісною вартістю (п. 8 НП(С)БО 9). Складові первісної вартості запасів, придбаних за грошові кошти, перелічено у п. 9 НП(С)БО 9 (див. також спецвипуск «Податки & бухоблік», 2021, № 14 — i.factor.ua/ukr/journals/nibu/2021/february/issue-14/article-113406.html). Аналіз цього переліку дає підстави стверджувати, що

оскільки такі витрати є іншими витратами, безпосередньо пов’язаними з придбанням запасів.

Приклад. Водій для потреб підприємства придбав за власні кошти 30 л дизельного палива за ціною 44,55 грн/л на суму 1336,50 грн (у тому числі ПДВ 7 % — 87,43 грн), а також сплатив за послугу з резервування цієї кількості пального 300 грн (у тому числі ПДВ 20 % — 50 грн). Авансовий звіт затверджено керівником у повному обсязі. Витрати працівника відшкодовано шляхом перерахування коштів на його картковий рахунок.

Як відобразити ці госпоперації у бухгалтерському обліку підприємства, покажемо нижче в таблиці. Виходитимемо з того, що водій не попередив продавця про придбання пального для підприємства, а не для власного споживання, тож окремі податкові накладні (ПН) на ці придбання АЗС не складала. З огляду на це відображати податковий кредит (ПК) за такими придбаннями підприємство має не за спеціальним правилом п. 32² підрозд. 2 розд. ХХ ПКУ (ПК без ПН за первинкою на всю суму вхідного ПДВ з наступним коригуванням за отриманою ПН, зареєстрованою в ЄРПН), а за загальним. Тобто враховуючи обмеження загальної суми придбаних за касовими чеками товарів/послуг не більше 200 грн на день без ПДВ (п.п. «б» п. 201.11 ПКУ). А за таких умов підприємство не має права на ПК за обома придбаннями.

Облік пального і послуги з його резервування за кошти працівника