Как провести инвентаризацию, если некому ее проводить

Отсутствует один или несколько членов комиссии

Для проведения инвентаризации распорядительным документом руководителя предприятия создают инвентаризационную комиссию (п. 1 разд. ІІ Положения № 879*).

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

В ее состав включают:

— представителей аппарата управления предприятия;

— представителей бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на договорных началах);

— опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров).

В состав инвентаризационной комиссии могут также входить члены ревизионной комиссии хозобщества.

Возглавляет комиссию руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения, уполномоченный руководителем предприятия.

Если из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного осуществления инвентаризации в местах хранения и на производстве распорядительным документом руководителя предприятия создают рабочие инвентаризационные комиссии.

Как требует абзац пятый п. 1 разд. ІІ Положения № 879,

А что делать, если один или несколько членов инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии отсутствуют? Причины отсутствия могут быть самыми разными: болезнь, командировка, переезд в другой город или страну в связи с боевыми действиями, переход на дистанционную работу и т. п.

Если предполагается, что член комиссии будет отсутствовать непродолжительное время (например, в связи с болезнью или командировкой), то можно перенести сроки начала инвентаризации или приостановить ее (если она уже началась).

Работник, входящий в состав комиссии, трудится на дистанционке? Тогда в его трудовом договоре имеет смысл указать, что он будет сочетать выполнение дистанционной работы с работой на рабочем месте в помещении или на территории работодателя (см. ч. 6 ст. 60² КЗоТ и п. 5 Типовой формы трудового договора о дистанционной работе, утвержденной приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21). Следует прописать особенности (время и/или условия) такого сочетания. Например, в трудовом договоре о дистанционной работе можно указать, что в период проведения инвентаризации инвентаризационной комиссией, членом которой является работник, такой работник выполняет работу в помещении работодателя и на него распространяются правила внутреннего трудового распорядка. Это необходимо для того, чтобы у работника была возможность принимать участие в инвентаризации.

Причем учтите, что инвентаризация бывает не только годовой. Необходимость в ее проведении может возникать, например, в связи с хищением, сменой материально ответственных лиц, техногенной аварией, пожаром и по другим причинам. Поэтому лучше, если участие в инвентаризации работника-дистанционщика, входящего в состав инвентаризационной комиссии, будет четко регламентировано заранее.

Но конечно, это возможно, если работник находится в том же населенном пункте, в котором расположено предприятие, или может туда прибыть.

А если член инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии физически не может прибыть на предприятие для проведения инвентаризации, например, по причине продолжительной болезни? Либо он выехал в другой город или даже страну, оформив длительный военный отпуск за свой счет, а может, вообще не выходит на связь? Тогда работника нужно заменить (см. письмо Минфина от 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для этого издают приказ руководителя предприятия, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в комиссию другого работника, который может участвовать в инвентаризации. И уже новая комиссия в полном составе проведет инвентаризацию.

Отсутствует материально ответственное лицо

Пункт 1 разд. II Положения № 879 требует проводить инвентаризацию в присутствии материально ответственного лица. И это очень важно, ведь именно такому лицу придется нести ответственность в случае обнаружения недостач. Но что же делать, если материально ответственное лицо отсутствует на рабочем месте?

В случае когда есть возможность подождать материально ответственного работника, приостановите проведение инвентаризации (если она уже началась) или перенесите ее начало. А если такой возможности нет?

Когда имеем дело с работником, перешедшим на дистанционную работу, действуем так же, как и с дистанционщиком, входящим в состав инвентаризационной комиссии. То есть вносим в его трудовой договор положение (изначально при заключении или путем составления допсоглашения к трудовому договору), согласно которому он будет сочетать выполнение дистанционной работы с работой на рабочем месте в помещении или на территории работодателя (ч. 6 ст. 60² КЗоТ). При этом условием, при наступлении которого работник обязан выполнять работу на рабочем месте в помещении / на территории работодателя, будет проведение инвентаризации вверенных ему ценностей.

Усложним ситуацию. Работник не выходит на связь или находится в оккупации и не может выехать, или пребывает за границей / в другом населенном пункте и не возвращается на работу в связи с боязнью за свою жизнь вследствие обстоятельств, связанных с боевыми действиями. По-хорошему, обязанности отсутствующего материально ответственного лица еще до начала годовой инвентаризации следовало передать другому работнику. С таким работником заключают договор о полной материальной ответственности и проводят инвентаризацию в связи со сменой материально ответственного лица. В этом случае годовую инвентаризацию активов осуществляют в присутствии не основного материально ответственного лица, а под присмотром его временной замены.

Но как заменить материально ответственное лицо, если передающий ценности работник отсутствует?

Для случая отсутствия кассира такой алгоритм предусмотрен п. 45 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148. В этой ситуации ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передаче ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

К сожалению, по поводу возможности передачи других ценностей новому материально ответственному лицу в отсутствии его предшественника законодательство четких указаний не содержит. Можно, конечно, провести инвентаризацию без материально ответственного лица (по аналогии с кассиром), указав это в инвентаризационной описи или в акте инвентаризации. Но велик риск того, что материально ответственный работник откажется признавать результаты инвентаризации. Особенно если будет выявлена недостача.

Несколько больше уверенности в том, что работник не будет оспаривать результаты инвентаризации, появится у работодателя, если воспользоваться нормами гл. 17 «Представительство» ГКУ. То есть материально ответственный работник находит лицо (возможно, работника своего же предприятия), которому он доверяет, и которое будет представлять его интересы, присутствуя при проведении инвентаризации и передаче товарно-материальных ценностей. Оформить такое представительство можно с помощью доверенности, которая должна содержать объем полномочий лица, являющегося представителем.

Остался один директор

А если на предприятии остался один директор? Может ли он самостоятельно провести инвентаризацию?

Такую возможность предусматривал Минфин в письме от 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918 (ср. ). Для этого, по мнению специалистов упомянутого ведомства, руководителю предприятия необходимо в соответствующем распорядительном документе утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица. Второй возможный вариант — включить в состав комиссии специалистов, привлеченных по гражданско-правовому договору.

Но в письме Минфина рассматривалась ситуация, когда руководитель является единственным сотрудником предприятия. А вот если, кроме директора, на предприятии трудятся и другие работники, то, на наш взгляд, инвентаризационная комиссия из одного руководителя будет неправомочной. Любое материально ответственное лицо, не присутствовавшее на инвентаризации, может отказаться признать выявленную недостачу в такой ситуации. Поэтому рекомендуем

Например, это могут быть работники аудиторской фирмы.

Причем такой вариант предпочтительнее и в случае, когда директор — единственный работник предприятия. Напомним: согласно п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879 материально ответственные лица не могут входить в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении. Ведь они являются лицами, которых проверяют. А здесь именно такая ситуация: на предприятии работает только один работник, который и является материально ответственным за все активы.