Як провести інвентаризацію, якщо нікому її проводити

Відсутній один чи кілька членів комісії

Для проведення інвентаризації розпорядчим документом керівника підприємства створюють інвентаризаційну комісію (п. 1 розд. ІІ Положення № 879*).

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

До її складу включають:

— представників апарату управління підприємства;

— представників бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, що здійснює ведення бухобліку на договірних засадах);

— досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженерів, технологів, механіків, виконавців робіт, товарознавців, економістів, бухгалтерів).

До складу інвентаризаційної комісії можуть також входити члени ревізійної комісії госптовариства.

Очолює комісію керівник підприємства (його заступник) чи керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства.

Якщо через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього здійснення інвентаризації у місцях зберігання та на виробництві розпорядчим документом керівника підприємства створюють робочі інвентаризаційні комісії.

Як вимагає абзац п’ятий п. 1 розд. ІІ Положення № 879,

А що робити, якщо одного чи кількох членів інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії немає? Причини відсутності можуть бути різними: хвороба, відрядження, переїзд до іншого міста або країни у зв’язку з бойовими діями, перехід на дистанційну роботу тощо.

Якщо очікується, що член комісії буде відсутній нетривалий час (наприклад, через хворобу або відрядження), то можна перенести строк початку інвентаризації або призупинити її (якщо вона вже почалася).

Працівник, який входить до складу комісії, працює на дистанційці? Тоді у його трудовому договорі має сенс зазначити, що він поєднуватиме виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в приміщенні чи на території роботодавця (див. ч. 6 ст. 60² КЗпП та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затвердженої наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21). Слід прописати особливості (час та/або умови) такого поєднання. Наприклад, у трудовому договорі про дистанційну роботу можна зазначити, що в період проведення інвентаризації інвентаризаційною комісією, членом якої є працівник, такий працівник виконує роботу в приміщенні роботодавця і на нього поширюються правила внутрішнього трудового розпорядку. Це необхідно для того, щоб працівник мав можливість брати участь в інвентаризації.

Причому зауважте, що інвентаризація буває не тільки річною. Необхідність у її проведенні може виникати, наприклад, у зв’язку з крадіжкою, зміною матеріально відповідальних осіб, техногенною аварією, пожежею та іншими причинами. Тому краще, якщо участь в інвентаризації працівника-дистанційника, який входить до складу інвентаризаційної комісії, буде чітко регламентовано заздалегідь.

Але звичайно, це можливо, якщо працівник знаходиться в тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, або може туди прибути.

А якщо член інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії фізично не може прибути на підприємство для проведення інвентаризації, наприклад, через тривалу хворобу? Або він виїхав в інше місто чи навіть країну, оформивши тривалу військову відпустку за власний рахунок, а може взагалі не виходить на зв’язок? Тоді працівника слід замінити (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для цього видають наказ керівника підприємства, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а натомість вводять до комісії іншого працівника, який може брати участь в інвентаризації. І вже нова комісія у повному складі проведе інвентаризацію.

Відсутня матеріально відповідальна особа

Пункт 1 розд. ІІ Положення № 879 вимагає проводити інвентаризацію у присутності матеріально відповідальної особи. І це дуже важливо, адже саме такій особі доведеться нести відповідальність у разі виявлення нестач. Але що робити, коли матеріально відповідальна особа відсутня на робочому місці?

Якщо є можливість почекати матеріально відповідального працівника, призупиніть проведення інвентаризації (якщо вона вже почалася) або перенесіть її початок. А якщо такої можливості немає?

Коли маємо справу з працівником, який перейшов на дистанційну роботу, діємо так само, як і з дистанційником, який входить до складу інвентаризаційної комісії. Тобто вносимо до його трудового договору положення (одразу при укладенні або шляхом складання додаткової угоди до трудового договору), згідно з яким він поєднуватиме виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в приміщенні або на території роботодавця (ч. 6 ст. 60² КЗпП). При цьому умовою, у разі настання якої працівник зобов’язаний виконувати роботу на робочому місці в приміщенні / на території роботодавця, буде проведення інвентаризації довірених йому цінностей.

Ускладнимо ситуацію. Працівник не виходить на зв’язок, або перебуває в окупації та не може виїхати, або знаходиться за кордоном / в іншому населеному пункті та не повертається на роботу у зв’язку зі страхом за своє життя через обставини, пов’язані з бойовими діями. По-хорошому, обов’язки відсутньої матеріально відповідальної особи ще до початку річної інвентаризації слід було передати іншому працівнику. З таким працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність та проводять інвентаризацію у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи. У цьому разі річну інвентаризацію активів здійснюють у присутності не основної матеріально відповідальної особи, а під наглядом її тимчасової заміни.

Але як замінити матеріально відповідальну особу, якщо працівник, який передає цінності, відсутній?

Для випадку відсутності касира такий алгоритм передбачено п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. У цій ситуації цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахування та передавання цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.

На жаль, щодо можливості передачі інших цінностей новій матеріально відповідальній особі у відсутності її попередника законодавство чітких вказівок не містить. Можна, звичайно, провести інвентаризацію без матеріально відповідальної особи (за аналогією з касиром), зазначивши це в інвентаризаційному описі або в акті інвентаризації. Але є великий ризик того, що матеріально відповідальний працівник відмовиться визнавати результати інвентаризації. Особливо якщо буде виявлено нестачу.

Дещо більше впевненості в тому, що працівник не оскаржуватиме результати інвентаризації, з’явиться у роботодавця, якщо скористатися нормами гл. 17 «Представництво» ЦКУ. Тобто матеріально відповідальний працівник знаходить особу (можливо, працівника свого ж підприємства), якій він довіряє, і яка представлятиме його інтереси та буде присутня при проведенні інвентаризації та передачі товарно-матеріальних цінностей. Оформити таке представництво можна за допомогою довіреності, що має містити обсяг повноважень особи, яка є представником.

Залишився один директор

А якщо на підприємстві лишився один директор? Чи може він самостійно провести інвентаризацію?

Таку можливість передбачав Мінфін у листі від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918 (ср. ). Для цього, на думку фахівців цього відомства, керівнику підприємства необхідно у відповідному розпорядчому документі затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи. Другий можливий варіант — включити до складу комісії спеціалістів, залучених за цивільно-правовим договором.

Але у листі Мінфіну розглядалася ситуація, коли керівник є єдиним співробітником підприємства. А от якщо, крім директора, на підприємстві трудяться й інші працівники, то, на наш погляд, інвентаризаційна комісія з одного керівника буде неправомірною. Будь-яка матеріально відповідальна особа, яка не була присутня на інвентаризації, може відмовитися визнати виявлену нестачу в такій ситуації. Тому рекомендуємо

Наприклад, це можуть бути працівники аудиторської фірми.

Причому такий варіант є кращим й у випадку, коли директор — єдиний працівник підприємства. Нагадаємо: згідно з п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879 матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні. Адже вони є особами, яких перевіряють. А тут саме така ситуація: на підприємстві працює лише один працівник, який є матеріально відповідальним за всі активи.