Сколько хранить документы?
Первичные документы, регистры бухгалтерского учета, финансовую отчетность и другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, а также документы, связанные с законодательством, подконтрольным налоговикам, на сегодня п. 44.3 НКУ требует хранить по меньшей мере 1095 дней:
— со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы;
— с предельного срока подачи отчетности — если отчетность не подавали.
В отношении документов по вопросам трансфертного ценообразования минимальный срок хранения составляет 2555 дней.
Не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции следует хранить другие документы, не связанные с налоговым законодательством, а соответствующие разрешительные документы — не менее 1095 дней со дня завершения срока их действия.
К тому же, если плательщик к декларации подал уточняющий расчет или уточняющую декларацию, то налоговики имеют право определить сумму налоговых обязательств в пределах поданных уточнений в течение 1095 (2555) дней со дня подачи уточняющего расчета/декларации (п. 102.1 НКУ). То есть в таком случае течение срока хранения документов автоматически продлевается.
Но указанный 1095(2555)-дневный срок — не предельный. В случае, если документы связаны с предметом проверки, которая уже началась, или проведением процедуры административного обжалования налогового уведомления-решения, принятого по ее результатам, или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не менее 1095 дней (п. 44.4 НКУ).
В то же время сроки хранения документов, которые касаются деятельности субъектов хозяйствования, определены Перечнем № 578/5. Исчисляются такие сроки всегда с 1 января года, следующего за годом завершения их делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578/5*).
* Утвержден приказом Минюста от 12.04.2012 № 578/5.
Заметьте! Сроки хранения документов, определенные Перечнем № 578/5, являются минимальными, их нельзя сокращать (п. 1.7 Перечня № 578/5). А вот продлить такие сроки можно, если потребность в этом обусловлена специфическими особенностями работы конкретного предприятия.
Следовательно,
плательщики должны хранить документы в сроки, определенные Перечнем № 578/5, но эти сроки не должны быть меньше, чем предусмотрено ст. 44 НКУ, — обычно 1095 дней
и 2555 дней в отношении трансфертных документов (см. письмо ГНСУ от 31.12.2021 № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06, разъяснение ГУ ГНС в Одесской области от 09.03.2023). То есть ориентируемся на тот срок, который окажется больше.
Карантинная и военная остановка сроков
Карантинный мораторий. Сроки хранения документов, предусмотренные п. 44.3 НКУ, продлеваются на период остановки отсчета срока давности в случаях, определенных п. 102.3 НКУ.
Один из таких случаев — контролирующему органу согласно закону и/или решению суда запрещено проводить проверку (проверки) налогоплательщика (п.п. 102.3.2 НКУ). Сюда, в принципе, можно отнести случай с карантинным проверочным мораторием из п. 522 подразд. 10 разд. ХХ НКУ.
Вместе с тем по требованиям п. 522 подразд. 10 разд. ХХ НКУ на период с 18.03.2020 по последний календарный день месяца (включительно), в котором завершается действие ковидного карантина, останавливается течение сроков давности, предусмотренных ст. 102 НКУ.
Отсюда вывод — поскольку течение сроков давности останавливается, то
сроки хранения документов из п. 44.3 НКУ продлеваются на период с 18.03.2020 (начало действия карантинного моратория) по конец последнего месяца карантина, когда налоговикам запрещено проверять плательщика
(см. письмо ГНСУ от 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Этот период добавляем к стандартному 1095-дневному сроку хранения. Но это при условии, что начало отсчета срока приходится на дату до 18.03.2020. В противном случае к стандартному сроку добавляем период с начала течения срока по конец последнего месяца карантина.
Однако Законом Украины от 15.03.2022 № 2120-IX (вступил в силу с 17.03.2022) действие п. 522 подразд. 10 разд. XX на период ВП остановлено.
Военная приостановка. Согласно п. 102.9 НКУ на период ВП останавливается течение сроков, определенных, в частности, НКУ. В то же время спецнорма п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ на период до прекращения или отмены ВП останавливает течение сроков, определенных налоговым и другим подконтрольным налоговикам законодательством, за некоторыми исключениями. И среди этих исключений не значатся сроки хранения документов, определенные п. 44.3 НКУ.
Следовательно, сроки хранения подтверждающих документов из п. 44.3 НКУ продлеваются на период действия ВП. Поэтому
учитывая военную приостановку сроков, минимальный срок хранения документов увеличивается на весь период ВП
Впрочем, более правильным будет хранить документы по крайней мере до тех пор, пока налоговики не проверят период, показатели которого подтверждаются этими документами. Ведь сроки хранения документов напрямую связаны со сроками, в течение которых налоговики могут проверить отчетность плательщика (п. 102.1 НКУ). А поскольку немало видов налоговых проверок, в частности документальных, теперь приостановлены (подробнее см. «Проверки и штрафы во время войны: собираем паззл» // «Налоги & бухучет», 2022, № 54), лучше не спешить избавляться документов.
Новые продленные сроки хранения документов
Общие правила. Верховная Рада 20.03.2023 приняла Закон на базе законопроекта от 17.10.2022 № 8131 об имплементации международного стандарта автоматического обмена информацией о финансовых счетах. Теперь данный Закон направлен на подпись Президенту Украины. Среди прочего этот Закон предусматривает изменения в п. 44.3 НКУ и продлевает с 3 до 5 лет сроки хранения документов налогоплательщиков (см. таблицу).
Заработает Закон со дня, следующего за днем его опубликования.
Новые сроки хранения документов
| Виды документов | Минимальный срок хранения |
| Документы и информация, необходимые для осуществления налогового контроля в соответствии со ст. 39 и 392 НКУ (трансфертное ценообразование и КИК) | 2555 дней |
| Первичные документы, регистры бухучета, финотчетность, другие документы, связанные с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, которые составляются лицами, определенными п. 133.1 (плательщиками налога на прибыль — резидентами), п.п. 133.2.2 (нерезидентами, которые осуществляют деятельность через постоянное представительство) и п. 133.4 НКУ (неприбыльными предприятиями), а также юридическими лицами, которые избрали упрощенную систему налогообложения, за исключением документов, к которым применяется более продолжительный срок хранения в 2555 дней | 1825 дней |
| Другие документы, на которые не распространяются требования пп. 44.3.1 и 44.3.2 НКУ | 1095 дней |
| Документы, связанные с выполнением требований прочего законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговиков, включая разрешительные документы |
Заметьте! По-прежнему сроки хранения документов и информации, определенные п. 44.3 НКУ, рассчитываются:
— со дня подачи налоговой отчетности или другой отчетности, предусмотренной НКУ, для составления которой используются указанные документы и/или информация;
— с предельного срока подачи отчетности — в случае ее неподачи;
— со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции — для документов, связанных с выполнением требований прочего законодательства;
— со дня завершения срока действия — для соответствующих разрешительных документов.
В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 НКУ, за период деятельности не менее чем 1825 дней (2555 дней — для документов и информации о трансфертном ценообразовании и КИК), которые предшествовали дате ликвидации, должны быть переданы в архив.
Переходные положения. Новые требования о 1825-дневном минимальном сроке хранения документов, предусмотренные п. 44.3 НКУ, следует применять к документам, которые разработаны:
1) до дня вступления в силу Закона, срок хранения которых не закончился на день вступления его в силу;
2) начиная со дня вступления в силу Закона;
3) лицом, в отношении которого на день вступления в силу Закона начата, но не завершена процедура прекращения (ликвидации);
4) лицом, в отношении которого принято решение о ликвидации после вступления в силу Закона.
Итак, для подавляющего большинства документов минимальный срок хранения продлен до 5 лет. А учитывая карантинное (с 18.03.2020) и военное (с 24.02.2022) продления, то к ним уже следует прибавить еще 3 года (или тот срок, который съели карантин/ВП)…
Выводы
- Теперь НКУ устанавливает минимальный срок хранения документов в 1095 (2555 — для документов в отношении трансфертного ценообразования) дней.
- По общему правилу, документы нужно хранить 1095 дней с даты подачи налоговой отчетности, показатели которой они подтверждают.
- С начала ковидного карантина (с 18.02.2020) и на весь период ВП минимальный срок хранения документов приостанавливается.
- По нормам принятого Верховной Радой Закона (на базе законопроекта № 8131) минимальный срок хранения документов будет увеличен с 3 до 5 лет (с 1095 до 1825 дней).
