Скільки зберігати документи?
Первинні документи, регістри бухгалтерського обліку, фінансову звітність та інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, а також документи, пов’язані із законодавством, підконтрольним податківцям, на сьогодні п. 44.3 ПКУ вимагає зберігати щонайменше 1095 днів:
— з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи;
— з граничного строку подання звітності — якщо звітність не подавали.
Стосовно документів з питань трансфертного ціноутворення мінімальний строк зберігання становить 2555 днів.
Не менше 1095 днів із дня здійснення відповідної господарської операції слід зберігати інші документи, не пов’язані з податковим законодавством, а відповідні дозвільні документи — не менше 1095 днів з дня завершення строку їх дії.
До того ж, якщо платник до декларації подав уточнюючий розрахунок або уточнюючу декларацію, то податківці мають право визначити суму податкових зобов’язань у межах поданих уточнень протягом 1095 (2555) днів із дня подання уточнюючого розрахунку/декларації (п. 102.1 ПКУ). Тобто в такому випадку перебіг строку зберігання документів автоматично подовжується.
Але зазначений 1095(2555)-денний строк — не граничний. У разі якщо документи пов’язані з предметом перевірки, яка вже почалася, або проведенням процедури адміністративного оскарження податкового повідомлення-рішення, прийнятого за її результатами, або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше 1095 днів (п. 44.4 ПКУ).
Водночас строки зберігання документів, що стосуються діяльності суб’єктів господарювання, визначені Переліком № 578/5*. Обчислюються такі строки завжди з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством (п. 2.10 Переліку № 578/5).
* Затверджений наказом Мін’юсту від 12.04.2012 № 578/5.
Зауважте! Строки зберігання документів, визначені Переліком № 578/5, є мінімальними, їх не можна скорочувати (п. 1.7 Переліку № 578/5). А ось продовжити такі строки можна, якщо потреба в цьому обумовлена специфічними особливостями роботи конкретного підприємства.
Відтак,
платники мають зберігати документи у строки, визначені Переліком № 578/5, але ці строки не повинні бути меншими, ніж передбачено ст. 44 ПКУ, — зазвичай 1095 днів
та 2555 днів щодо трансфертних документів (див. лист ДПСУ від 31.12.2021 № 4890/ІПК/99-00-21-02-02-06, роз’яснення ГУ ДПС в Одеській області від 09.03.2023). Тобто орієнтуємося на той строк, який виявиться більшим.
Карантинне і воєнне зупинення строків
Карантинний мораторій. Строки зберігання документів, передбачені п. 44.3 ПКУ, продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, визначених п. 102.3 ПКУ.
Один із таких випадків — контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків (п.п. 102.3.2 ПКУ). Сюди, у принципі, можна віднести випадок із карантинним перевірочним мораторієм з п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ.
Разом з тим за вимогами п. 522 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ на період з 18.03.2020 по останній календарний день місяця (включно), в якому завершується дія ковідного карантину, зупиняється перебіг строків давності, передбачених ст. 102 ПКУ.
Звідси висновок — оскільки перебіг строків давності зупиняється, то
строки зберігання документів із п. 44.3 ПКУ продовжуються на період із 18.03.2020 (початок дії карантинного мораторію) по кінець останнього місяця карантину, коли податківцям заборонено перевіряти платника
(див. лист ДПСУ від 02.07.2021 № 2606/ІПК/99-00-04-03-03-09). Цей період додаємо до стандартного 1095-денного строку зберігання. Але це за умови, що початок відліку строку припадає на дату до 18.03.2020. У протилежному випадку до стандартного строку додаємо період з початку перебігу строку по кінець останнього місяця карантину.
Однак Законом України від 15.03.2022 № 2120-IX (набрав чинності з 17.03.2022) дію п. 522 підрозд. 10 розд. XX на період ВС зупинено.
Воєнне призупинення. Згідно з п. 102.9 ПКУ на період ВС зупиняється перебіг строків, визначених, зокрема, ПКУ. Водночас спецнорма п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ на період до припинення або скасування ВС зупиняє перебіг строків, визначених податковим та іншим підконтрольним податківцям законодавством, за деякими винятками. І серед цих винятків не значаться строки зберігання документів, визначені п. 44.3 ПКУ.
Відтак, строки зберігання підтверджуючих документів із п. 44.3 ПКУ продовжуються на період дії ВС. Тож,
враховуючи воєнне призупинення строків, мінімальний строк зберігання документів збільшується на весь період ВС
Втім, більш правильним буде зберігати документи принаймні до тих пір, доки податківці не перевірять період, показники якого підтверджуються цими документами. Адже строки зберігання документів напряму пов’язані зі строками, протягом яких податківці можуть перевірити звітність платника (п. 102.1 ПКУ). А оскільки чимало видів податкових перевірок, зокрема документальних, наразі призупинені (детальніше див. «Перевірки та штрафи під час війни: збираємо пазл» // «Податки & бухоблік», 2022, № 54), краще не поспішати позбуватися документів.
Нові продовжені строки зберігання документів
Загальні правила. Верховна Рада 20.03.2023 прийняла Закон на базі законопроєкту від 17.10.2022 № 8131 щодо імплементації міжнародного стандарту автоматичного обміну інформацією про фінансові рахунки. Наразі цей Закон направлено на підпис Президенту України. Серед іншого цей Закон передбачає зміни до п. 44.3 ПКУ і продовжує з 3 до 5 років строки зберігання документів платників податків (див. таблицю).
Запрацює Закон з дня, наступного за днем його опублікування.
Нові строки зберігання документів
| Види документів | Мінімальний строк зберігання |
| Документи та інформація, необхідні для здійснення податкового контролю відповідно до ст. 39 і 392 ПКУ (трансфертне ціноутворення та КІК) | 2555 днів |
| Первинні документи, регістри бухобліку, фінзвітність, інші документи, пов’язані з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 (платниками податку на прибуток — резидентами), п.п. 133.2.2 (нерезидентами, які здійснюють діяльність через постійне представництво) та п. 133.4 ПКУ (неприбутковими підприємствами), а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання у 2555 днів | 1825 днів |
| Інші документи, на які не поширюються вимоги пп. 44.3.1 та 44.3.2 ПКУ | 1095 днів |
| Документи, пов’язані з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на податківців, включаючи дозвільні документи |
Зауважте! Як і раніше, строки зберігання документів та інформації, визначені п. 44.3 ПКУ, розраховуються:
— з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої ПКУ, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація;
— з граничного строку подання звітності — у разі її неподання;
— з дня здійснення відповідної господарської операції — для документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства;
— з дня завершення строку дії — для відповідних дозвільних документів.
У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ПКУ, за період діяльності не менш як 1825 днів (2555 днів — для документів та інформації щодо трансфертного ціноутворення та КІК), що передували даті ліквідації, мають бути передані до архіву.
Перехідні положення. Нові вимоги щодо 1825-денного мінімального строку зберігання документів, передбачені п. 44.3 ПКУ, слід застосовувати до документів, які розроблено:
1) до дня набрання чинності Законом, строк зберігання яких не закінчився на день набрання ним чинності;
2) починаючи з дня набрання чинності Законом;
3) особою, стосовно якої на день набрання чинності Законом розпочато, але не завершено процедуру припинення (ліквідації);
4) особою, стосовно якої прийнято рішення про ліквідацію після набрання чинності Законом.
Отже, для переважної більшості документів мінімальний строк зберігання продовжено до 5 років. А враховуючи карантинне (з 18.03.2020) і воєнне (з 24.02.2022) продовження, то до них вже слід додати ще 3 роки (чи той строк, який з’їв карантин/ВС)…
Висновки
- Наразі ПКУ встановлює мінімальний строк зберігання документів у 1095 (2555 — для документів щодо трансфертного ціноутворення) днів.
- За загальним правилом, документи потрібно зберігати 1095 днів із дати подання податкової звітності, показники якої вони підтверджують.
- З початку ковідного карантину (з 18.02.2020) і на весь період ВС мінімальний строк зберігання документів призупиняється.
- За нормами прийнятого Верховною Радою Закону (на базі законопроєкту № 8131) мінімальний строк зберігання документів буде збільшено з 3 до 5 років (з 1095 до 1825 днів).
