Темы статей
Выбрать темы

Путевой лист: практические ситуации

Хмелевский Игорь, налоговый эксперт
Какие бы путевые листы не использовало предприятие: по типовым формам или разработанные на их основе аналоги, — фискалы все равно находят, к чему прицепиться. И как всегда, большинство их претензий оказываются необоснованными. Чтобы вы могли заблаговременно подготовиться к этому и, при необходимости, устранить определенные недостатки, разберем несколько практических ситуаций, связанных с заполнением путевого листа (документа, который его заменяет).

В статье «Путевой лист: живой росток или сухой сорняк» // «Налоги & бухучет», 2023, № 31 мы выяснили, что необходимость в путевом листе или документе, который его заменяет, возникает прежде всего при списании ГСМ. Поэтому посмотрим на ситуации, связанные с его оформлением, именно под этим углом зрения.

Периодичность составления

Можно ли выписывать путевой лист водителю не ежедневно, а раз в несколько дней или вообще раз в неделю?

Требования к оформлению путевого листа легкового авто когда-то были прописаны в Инструкции № 74*, которая действовала до 16.04.2013. В частности, она предусматривала, что путевой лист служебного легкового автомобиля обычно оформляется только на один рабочий день (смену) и выдается при условии сдачи водителем путевого листа за прошлый день работы (п. 2.1 Инструкции № 74).

* Инструкция о порядке применения путевого листа служебного легкового автомобиля и учета транспортной работы, утвержденная приказом Госкомстата от 17.02.98 № 74.

Аналогичные требования в отношении путевого листа грузового автомобиля типовой формы № 2-ТН, которая использовалась для грузовых перевозок во внутреннем сообщении, содержались в п. 2.1 Инструкции № 228/253*.

* Инструкция о порядке изготовления, хранения, применения единой первичной транспортной документации для перевозки грузов автомобильным транспортом и учета транспортной работы, утвержденная приказом Минстата, Минтранспорта от 07.08.96 № 228/253.

На сегодня все эти требования отменены. Следовательно, в принципе, ничего не мешает предприятию составлять путевые листы и реже, например раз в неделю или даже раз в месяц.

Но! Если вы выбираете такой вариант оформления путевого листа, то стоит помнить, что

просто указать показатели спидометра на начало/конец недели/месяца и вывести общий пробег за неделю/месяц и общий расход топлива будет неправильно

По крайней мере при таком подходе стоит быть готовым спорить с налоговиками за подтверждение расхода ГСМ.

Такой путевой лист, считаем, должен все равно заполняться ежедневно, и в нем следует отражать ежедневные показатели спидометра (при выезде и возвращении), ежедневный маршрут, пробег автомобиля за день, расход горючего за день.

Водитель направлен в многодневную командировку. Можно ли в таком случае выписывать один путевой лист на весь срок командировки?

Об общих правилах выписывания путевых листов мы сказали выше. Невзирая на отсутствие утвержденных требований к их составлению, безопаснее всего будет, очевидно, иметь такой документ на каждый день, когда автомобиль использовался для служебных поездок. Однако при направлении водителя в командировку на несколько дней реализовать этот вариант не удастся по объективным причинам. Как быть тогда?

В этом контексте стоит отметить, что Инструкция № 74 позволяла выдавать путевой лист служебного легкового автомобиля на больший срок при междугородних поездках продолжительностью более чем одни сутки на основании приказа или распоряжения перевозчика. Такая выдача регистрировалась в диспетчерском журнале с указанием в нем:

— дать выдачи;

— номера путевого листа;

— фамилии и инициалов водителя;

— подписи водителя при получении путевого листа;

— даты возвращение путевого листа;

— подписи ответственного лица.

В таком случае на лицевой стороне в верхнем левом углу путевого листа проставляли наименование режима работы водителя (в частности, командировку), согласно которому начисляется заработная плата.

Аналогично в Инструкции № 228/253 была урегулирована выдача путевого листа грузового автомобиля типовой формы № 2-ТН. Кроме того, в ней указывалось, что путевой лист грузового автомобиля типовой формы № 1 (международная) выдают водителю на срок командировки автомобиля и водителя для перевозки груза в международном сообщении, определенный в соответствии с приказом или распоряжением перевозчика (информация об этом приводилась в поле «Строк відрядження»).

Таким образом, многодневную служебную командировку водителя на автомобиле следует оформлять одним путевым листом на всю поездку. При этом, по нашему мнению,

отражать ежедневный километраж и рассчитывать ежедневный расход горючего в путевых листах, выписанных на многодневную командировку, не нужно

Ведь для водителя такая поездка считается одним производственным заданием и на отдельные дни не делится. Поэтому в путевом листе надо записать:

— фактический расход горючего как сумму остатка горючего перед началом командировки и выданного горючего минус остаток горючего при возвращении автомобиля в начальный пункт;

— общий пробег как разницу между показаниями спидометра при возвращении автомобиля и перед его выездом в командировку.

Нормативный расход горючего определяют исходя из общего пробега автомобиля в течение всей командировки.

Как оформлять путевой лист, если предприятие предоставляет автомобиль для использования в служебных целях своему работнику, который работает в филиале в другой местности?

Как известно, постоянная работа наемных работников, включая иногородних, по местоположению филиала не считается их командировкой. Поэтому в такой ситуации путевой лист не может быть оформлен на длительный срок, как это происходит при междугородных поездках или командировках, а возвращать путевые листы на предприятие ежедневно работники не имеют возможности.

Вместе с тем выше мы выяснили, что вполне возможно пользоваться одним путевым листом в течение, скажем, месяца.

Поэтому для подтверждения фактического расхода ГСМ автомобилем, закрепленным за работником филиала, предприятию стоит самостоятельно разработать соответствующую для такого случая форму документа. Важно лишь, чтобы она содержала все необходимые для первичного документа реквизиты и позволяла указывать ежедневные показатели работы автомобиля.

Детализация маршрута

Обязательно ли указывать маршрут поездок в путевом листе? Если да, то насколько подробным он должен быть?

Вопрос в чем-то перекликается с тем, который возникает при составлении актов предоставленных услуг: какую детализацию они должны предоставлять, чтобы подтвердить реальность и хозяйственное направление хозоперации? Понятно, что исчерпывающего ответа на него нет. Так же и с путевым листом…

Следует отметить, что факт хозяйственности операции по-прежнему важен. В частности, для НДС-учета. Налоговый кредит по приобретенным ГСМ, которые были использованы не в хозяйственной деятельности, придется компенсировать путем начисления налоговых обязательств по п. 198.5 НКУ. А следовательно, предприятию нужно иметь доказательства, что поездка была связана с хозяйственной деятельностью.

Поможет ли в этом приказ, который содержит требование, что автомобиль может использоваться только в хоздеятельности (для выполнения работником своих трудовых обязанностей)? На наш взгляд, это не железное доказательство хозяйственного использования. Ведь наличие такого приказа не гарантирует, что фактически авто не использовалось для каких-то других целей. Поэтому, по нашему мнению,

в путевом листе или его заменителе лучше указывать маршрут поездок

Или тогда можно иметь другие документы, которые подтверждают, куда ездил автомобиль, — например, маршрутные листы.

Судебная практика свидетельствует о том, что налоговики критически относятся к путевым листам, которые не позволяют идентифицировать использование израсходованного горючего в хозяйственной деятельности. Скажем, отсутствуют точные маршруты движения транспортных средств, время работы, показатели спидометров, марки горючего, подписи ответственных лиц и т. п.

Об одном из таких случаев речь идет в постановлении ВС от 02.06.2022 по делу № 160/70/19 (ср. ). Налоговикам не понравилось то, как плательщик подтверждал списание ГСМ в своем учете. Якобы путевые листы не содержали достаточную информацию для этого (не был указан маршрут транспортировки, адреса продавца или магазина).

Однако судьи решили, что в утвержденной предприятием форме путевого листа вполне достаточно информации для того, чтобы определить объем использованных ГСМ. Невзирая на определенные недостатки, из предоставленных путевых листов четко можно установить дату и время, маршрут движения автомобиля, пробег, расстояние до заказчиков и т. п.

Главное, чтобы первичный документ — аналог путевого листа содержал обязательные реквизиты, предусмотренные ст. 9 Закона о бухучете*. Потому если в документе не заполнены некоторые реквизиты, но обязательные реквизиты заполнены, такой первичный документ нельзя признавать недействительным.

* Закон Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.99 № 996-XIV.

Списание ГСМ

Каким документом списывать горючее: путевым листом или актом списания?

Каждое предприятие самостоятельно утверждает правила документооборота и технологию обработки учетной информации (ч. 5 ст. 8 Закона о бухучете). Под документооборотом здесь понимают движение первичных документов с момента их составления предприятием или получения от других предприятий до передачи на хранение в архив после принятия к учету (ч. 1 ст. 1 Закона о бухучете).

Таким образом,

в оправдание правил документооборота, которые сложились на вашем предприятии, будет достаточно изложить их в форме единого документа и утвердить приказом (распоряжением) руководителя

В этих правилах вы можете прописать и порядок списания горючего. Единого рецепта здесь не существует.

Вместе с тем списать горючее на основании одних только путевых листов вряд ли удастся. Хотя бы потому, что путевые листы — инструмент количественного учета потраченных ГСМ. Об этом свидетельствуют и их типовые формы. Поэтому если вы продолжаете использовать такие формы в неизменном виде, стоимость горючего, которое подлежит списанию по каждому путевому листу, в нем самом рассчитать не получится. Если же вы самостоятельно разработали аналог путевого листа, то можно, конечно, предусмотреть в нем соответствующие поля. Но есть ли в этом смысл?

На наш взгляд, более целесообразно по итогам месяца формировать сводную ведомость учета расхода горючего в разрезе его видов, после чего составлять акт или бухгалтерскую справку, которая и будет служить основанием для списания горючего в целом по предприятию.

Как в путевом листе предусмотреть использование двух видов горючего: газ + бензин, бензин + электроэнергия и т. п.?

Опять-таки начнем с анализа ныне отмененных типовых форм.

В путевом листе грузового автомобиля типовой формы № 2-ТН сведения об использованном горючем приводят в таблице «Движение горючего, литров». Количества строк этой таблицы как раз достаточно, чтобы указать там информацию об использовании двух видов горючего. Название и код каждого вида приводят в графах «марка горючего» и «код марки». Если вы пользуетесь самостоятельно разработанной формой путевого листа, можете пойти по этому пути.

Типовая форма путевого листа служебного легкового автомобиля тоже содержит таблицу с таким названием, но в ней строки и графы расположены наоборот. И там есть место лишь для одного вида горючего. Поэтому если у вас есть потребность фиксировать расход еще одного вида, просто добавляйте одну графу справа от таблицы.

Как видите, все просто.

Как правильно заполнять путевой лист по разным нормам расхода горючего? Скажем, в том случае, если автомобиль эксплуатируется как в пределах города, так и вне города?

Прежде всего напомним, что с целью учета предприятие определяет нормативный и фактический расход горючего.

Фактический расход рассчитывают исходя из пробега автомобиля и данных о его расходе, зафиксированных в путевом листе или документе, который его заменяет. Для определения фактического количества горючего, израсходованного в течение смены, можно использовать следующую формулу:

Гф = ОГнач + Гз - ОГк,

где Гф — фактическое количество израсходованного автомобилем горючего (рассчитывается по одному путевому листу);

ОГнач — остаток горючего в бензобаке (или в баллоне) автомобиля на начало смены (рейса);

Гз — количество горючего, залитого в бензобак (заправленного в баллон, если это газ) в течение смены (рейса);

ОГк — остаток горючего в бензобаке (в баллоне) автомобиля на конец смены (рейса).

С этим проблем вроде бы нет — путевые листы типовых форм содержат соответствующие реквизиты.

А вот нормативный расход ГСМ определяют на основании данных путевых листов о фактическом пробеге автомобиля за смену с учетом норм расхода горючего. Как это сделать в случае, если норма расхода на всем пути неодинакова?

Ответ на этот вопрос для путевого листа грузового автомобиля типовой формы № 2-ТН содержится в п.п. 3.2.6 Инструкции № 228/253, а именно: показатели раздела «Результати роботи автомобіля і причепів» по графе 32 «Витрати пального за нормою»

определяют по общему пробегу и выполненным тонно-километрам для определенной марки автомобиля с учетом коэффициента изменения нормы горючего в зависимости от условий эксплуатации автомобиля

Аналогичным образом в путевом листе служебного легкового автомобиля заполняют показатели раздела IV «Результати роботи автомобіля» по графе 13 «Витрати пального за нормою». Расход горючего определяют исходя из общего пробега автомобиля, нормы расхода горючего на пробег и коэффициента изменения нормы расхода в зависимости от условий эксплуатации автомобиля (п. 2.7 Инструкции № 74).

Чтобы понять, о чем здесь идет речь, советуем прочитать статью «Нормы ГСМ: о главном» // «Налоги & бухучет», 2020, № 81. Самое главное из главного ☺ дальше.

Основным нормативом при расчете конкретных норм расхода горючего является базовая линейная норма (п. 1.2 Норм № 43*).

* Нормы расхода топлива и смазочных материалов на автомобильном транспорте, утвержденные приказом Минтранса от 10.02.98 № 43.

При расчете нормативных расходов горючего для учета дорожных, климатических и других эксплуатационных факторов применяют корректирующие коэффициенты, как повышающие (п. 3.1 Норм № 43), так и снижающие (п. 3.2 Норм № 43). Их величины в регламентированных пределах и сроки их действия устанавливает непосредственно руководитель предприятия и утверждает приказом.

Конкретный нормативный расход горючего рассчитывают с учетом пробега автомобиля, корректирующих коэффициентов и других дополнительных показателей.

Пример. Базовая линейная норма для легкового автомобиля предприятия — 10,0 л/100 км. Корректирующие коэффициенты, утвержденные руководителем: на работу в условиях города — 10 % (повышающий); на работу за пределами населенных пунктов — 20 % (снижающий). По данным путевого листа общий пробег автомобиля в течени дня составлял 200 км.

Нормативный расход горючего для легковых автомобилей рассчитывается по формуле (п. 4.1 Норм № 43):

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х КΣ),

где — нормативный расход горючего, л;

Hs — базовая линейная норма расхода горючего, л/100 км;

Sфактический пробег автомобиля, км, который определяется по показаниям спидометра и отражается в путевом листе;

КΣ — суммарный корректирующий коэффициент, %, который равен сумме корректирующих коэффициентов (снижающие корректирующие коэффициенты являются отрицательными).

Таким образом, по данным примера суммарный корректирующий коэффициент равен:

КΣ = 10 - 20 = - 10,

а нормативный расход горючего для легкового автомобиля предприятия представляет:

= 0,01 х 10,0 х 200 х (1 + 0,01 х (-10)) = 18 (л).

Именно эту величину следует занести в путевой лист служебного легкового автомобиля в графу 13 раздела IV «Результати роботи автомобіля».

Путевой лист электромобиля

Надо ли выписывать путевой лист при эксплуатации электромобиля?

Да, надо.

Основная задача путевого листа в этом случае — не контроль за нормами расхода, а доказательство связи использования автомобиля с вашей хозяйственной деятельностью.

Таким доказательством, считаем, может служить путевой лист в произвольной форме. За основу можно взять путевой лист легкового автомобиля, в котором литры заменить на заряд в кВт·ч. В нем указываем информацию о количестве потребленной электроэнергии при зарядке аккумулятора, маршрут и пробег электромобиля.

Обратите внимание! Никаких норм по списанию электроэнергии в действующем законодательстве нет. И устанавливать собственные нормы также вряд ли нужно. Поэтому графы традиционного путевого листа, в которых есть упоминание о нормах, не понадобятся.

Выводы

  • Предприятие может составлять путевые листы с любой периодичностью, например раз в неделю или даже раз в месяц. Однако в нем следует отражать ежедневные показатели спидометра (при выезде и возвращении), ежедневный маршрут, пробег автомобиля за день, дневной расход горючего и т. п.
  • Многодневную служебную командировку водителя на автомобиле следует оформлять одним путевым листом на всю поездку. При этом отражать ежедневный километраж и рассчитывать ежедневный расход горючего в таком путевом листе не нужно.
  • Если норма расхода на всем пути неодинакова, расход горючего определяют исходя из общего пробега автомобиля, нормы расхода горючего на пробег и коэффициента изменения нормы расхода в зависимости от условий эксплуатации автомобиля.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше