Подорожній лист: практичні ситуації

У статті «Подорожній лист: живий паросток чи сухий бур’ян» // «Податки & бухоблік», 2023, № 31 ми з’ясували, що необхідність у подорожньому листі або документі, що його замінює, виникає перш за все при списанні ПММ. Тож поглянемо на ситуації, пов’язані з його оформленням, саме під цим кутом зору.

Періодичність складання

Вимоги до оформлення подорожнього листа легкового авто колись було прописано в Інструкції № 74*, яка діяла до 16.04.2013. Зокрема, вона передбачала, що подорожній лист службового легкового автомобіля зазвичай оформляється тільки на один робочий день (зміну) та видається за умови здавання водієм подорожнього листа за минулий день роботи (п. 2.1 Інструкції № 74).

* Інструкція про порядок застосування подорожнього листа службового легкового автомобіля та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Держкомстату від 17.02.98 № 74.

Аналогічні вимоги щодо подорожнього листа вантажного автомобіля типової форми № 2-ТН, що використовувалася для вантажних перевезень у внутрішньому сполученні, містилися в п. 2.1 Інструкції № 228/253*.

* Інструкція про порядок виготовлення, зберігання, застосування єдиної первинної транспортної документації для перевезення вантажів автомобільним транспортом та обліку транспортної роботи, затверджена наказом Мінстату, Мінтранспорту від 07.08.96 № 228/253.

На сьогодні всі ці вимоги скасовані. Отже, в принципі, ніщо не заважає підприємству складати подорожні листи і рідше, наприклад раз на тиждень або навіть раз на місяць.

Але! Якщо ви обираєте такий варіант оформлення подорожнього листа, то варто пам’ятати, що

Принаймні при такому підході варто бути готовим сперечатися з податківцями за підтвердження витрат ПММ.

Такий подорожній лист, вважаємо, повинен усе одно заповнюватися щодня, і в ньому слід відображати щоденні показники спідометра (при виїзді та поверненні), щоденний маршрут, пробіг автомобіля за день, витрату пального за день.

Про загальні правила виписування подорожніх листів ми сказали вище. Попри відсутність затверджених вимог до їх складання, найбезпечніше буде, очевидно, мати такий документ на кожний день, коли автомобіль використовувався для службових поїздок. Однак при направленні водія у відрядження на кілька днів реалізувати цей варіант не вдасться з об’єктивних причин. Як бути тоді?

У цьому контексті варто зазначити, що Інструкція № 74 дозволяла видавати подорожній лист службового легкового автомобіля на більший строк при міжміських поїздках тривалістю понад одну добу на підставі наказу або розпорядження перевізника. Така видача реєструвалася в диспетчерському журналі із зазначенням у ньому:

— дати видачі;

— номера подорожнього листа;

— прізвища та ініціалів водія;

— підпису водія при отриманні подорожнього листа;

— дати повернення подорожнього листа;

— підпису відповідальної особи.

У такому разі на лицьовому боці у верхньому лівому куті подорожнього листа проставляли найменування режиму роботи водія (зокрема, відрядження), згідно з яким нараховується заробітна плата.

Аналогічно в Інструкції № 228/253 було врегульовано видачу подорожнього листа вантажного автомобіля типової форми № 2-ТН. Крім того, в ній зазначалося, що подорожній лист вантажного автомобіля типової форми № 1 (міжнародна) видають водієві на строк відрядження автомобіля і водія для перевезення вантажу в міжнародному сполученні, визначений відповідно до наказу чи розпорядження перевізника (інформація про це наводилася в полі «Строк відрядження»).

Таким чином, кількаденне службове відрядження водія на автомобілі слід оформляти одним подорожнім листом на всю поїздку. При цьому, на нашу думку,

Адже для водія така поїздка вважається одним виробничим завданням і на окремі дні не ділиться. Тож у подорожньому листі треба записати:

— фактичні витрати пального як суму залишку пального перед початком відрядження та виданого пального мінус залишок пального при поверненні автомобіля до початкового пункту;

— загальний пробіг як різницю між показаннями спідометра при поверненні автомобіля та перед його виїздом у відрядження.

Нормативні витрати пального визначають виходячи із загального пробігу автомобіля протягом усього відрядження.

Як відомо, постійна робота найманих працівників, уключаючи іногородніх, за місцезнаходженням філії не вважається їх відрядженням. Тому в такій ситуації подорожній лист не може бути оформлений на тривалий строк, як це відбувається при міжміських поїздках або відрядженнях, а повертати подорожні листи на підприємство щодня працівники не мають можливості.

Разом з тим вище ми з’ясували, що цілком можливо користуватися одним подорожнім листом протягом, скажімо, місяця.

Тож для підтвердження фактичних витрат ПММ автомобілем, закріпленим за працівником філії, підприємству варто самостійно розробити відповідну для такого випадку форму документа. Важливо лише, щоб вона містила всі необхідні для первинного документа реквізити та дозволяла зазначати щоденні показники роботи автомобіля.

Деталізація маршруту

Запитання в чомусь перегукується з тим, що виникає при складанні актів наданих послуг: яку деталізацію вони повинні надавати, аби підтвердити реальність і господарське спрямування госпоперації? Зрозуміло, що вичерпної відповіді на нього немає. Так само і з подорожнім листом…

Слід зазначити, що факт господарності операції, як і раніше, важливий. Зокрема, для ПДВ-обліку. Податковий кредит за придбаними ПММ, які були використані не в господарській діяльності, доведеться компенсувати шляхом нарахування податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ. А отже, підприємству потрібно мати докази, що поїздка була пов’язана з господарською діяльністю.

Чи допоможе в цьому наказ, який містить вимогу, що автомобіль може використовуватися тільки в госпдіяльності (для виконання працівником своїх трудових обов’язків)? На наш погляд, це не залізний доказ господарського використання. Адже наявність такого наказу не гарантує, що фактично авто не використовувалося для якихось інших цілей. Тому, на нашу думку,

Або тоді можна мати інші документи, що підтверджують, куди їздив автомобіль, — наприклад, маршрутні листи.

Судова практика свідчить про те, що податківці критично ставляться до подорожніх листів, які не дозволяють ідентифікувати використання витраченого пального в господарській діяльності. Скажімо, відсутні точні маршрути руху транспортних засобів, час роботи, показники спідометрів, марки пального, підписи відповідальних осіб тощо.

Про один із таких випадків ідеться в постанові ВС від 02.06.2022 у справі № 160/70/19 (ср. ). Податківцям не сподобалося те, як платник підтверджував списання ПММ у своєму обліку. Нібито подорожні листи не містили достатньої інформації для цього (не було вказано маршрут транспортування, адреси продавця або магазину).

Однак судді вирішили, що в затвердженій підприємством формі подорожнього листа цілком достатньо інформації для того, аби визначити обсяг використаних ПММ. Незважаючи на певні недоліки, з наданих подорожніх листів чітко можна встановити дату та час, маршрут руху автомобіля, пробіг, відстань до замовників тощо.

Головне, щоб первинний документ — аналог подорожнього листа містив обов’язкові реквізити, передбачені ст. 9 Закону про бухоблік*. Тому якщо в документі не заповнені деякі реквізити, але обов’язкові реквізити заповнені, такий первинний документ не можна визнавати недійсним.

* Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 № 996-XIV.

Списання ПММ

Кожне підприємство самостійно затверджує правила документообороту і технологію обробки облікової інформації (ч. 5 ст. 8 Закону про бухоблік). Під документооборотом тут розуміють рух первинних документів з моменту їх складання підприємством або одержання від інших підприємств до передавання на зберігання в архів після прийняття до обліку (ч. 1 ст. 1 Закону про бухоблік).

Таким чином,

У цих правилах ви можете прописати й порядок списання пального. Єдиного рецепту тут не існує.

Разом з тим списати пальне на підставі одних лише подорожніх листів навряд чи вдасться. Хоча б тому, що подорожні листи — інструмент кількісного обліку витрачених ПММ. Про це свідчать і їхні типові форми. Тож якщо ви продовжуєте використовувати такі форми в незмінному вигляді, вартість пального, що підлягає списанню за кожним подорожнім листом, у ньому самому розрахувати не вийде. Якщо ж ви самостійно розробили аналог подорожнього листа, то можна, звісно, передбачити в ньому відповідні поля. Та чи є в цьому сенс?

На наш погляд, доцільніше за підсумками місяця формувати зведену відомість обліку витрат пального у розрізі його видів, після чого складати акт або бухгалтерську довідку, яка й служитиме підставою для списання пального в цілому по підприємству.

Знов-таки почнемо з аналізу нині скасованих типових форм.

У подорожньому листі вантажного автомобіля типової форми № 2-ТН відомості про використане пальне наводять у таблиці «Рух пального, літрів». Кількості рядків цієї таблиці якраз достатньо, щоб зазначити там інформацію про використання двох видів пального. Назву і код кожного виду наводять у графах «марка пального» і «код марки». Якщо ви користуєтесь самостійно розробленою формою подорожнього листа, можете піти цим шляхом.

Типова форма подорожнього листа службового легкового автомобіля теж містить таблицю з такою назвою, але в ній рядки і графи розташовані навпаки. І там є місце лише для одного виду пального. Тож якщо у вас є потреба фіксувати витрату ще одного виду, просто додайте одну графу справа від таблиці.

Як бачите, все просто.

Передусім нагадаємо, що з метою обліку підприємство визначає нормативні і фактичні витрати пального.

Фактичні витрати розраховують виходячи з пробігу автомобіля та даних про його витрати, зафіксованих у подорожньому листі або документі, який його замінює. Для визначення фактичної кількості пального, витраченого протягом зміни, можна використовувати таку формулу:

Пф = ЗПпоч + Пз - ЗПк,

де Пф — фактична кількість витраченого автомобілем пального (розраховується за одним подорожнім листом);

ЗПпоч — залишок пального в бензобаку (чи у балоні) автомобіля на початок зміни (рейсу);

Пз — кількість пального, залитого в бензобак (заправленого в балон, якщо це газ) протягом зміни (рейсу);

ЗПк — залишок пального в бензобаку (у балоні) автомобіля на кінець зміни (рейсу).

З цим проблем начебто немає — подорожні листи типових форм містять відповідні реквізити.

А ось нормативну витрату ПММ визначають на підставі даних подорожніх листів про фактичний пробіг автомобіля за зміну з урахуванням норм витрат пального. Як це зробити, в разі якщо норма витрат на всьому шляху неоднакова?

Відповідь на це запитання для подорожнього листа вантажного автомобіля типової форми № 2-ТН міститься в п.п. 3.2.6 Інструкції № 228/253, а саме: показники розділу «Результати роботи автомобіля і причепів» за графою 32 «витрати пального за нормою»

Аналогічним чином у подорожньому листі службового легкового автомобіля заповнюють показники розділу IV «Результати роботи автомобіля» за графою 13 «Витрати пального за нормою». Витрати пального визначають, виходячи із загального пробігу автомобіля, норми витрат пального на пробіг і коефіцієнта зміни норми витрат залежно від умов експлуатації автомобіля (п. 2.7 Інструкції № 74).

Аби зрозуміти, про що тут ідеться, радимо прочитати статтю «Норми ПММ: про головне» // «Податки & бухоблік», 2020, № 81. Найголовніше з головного ☺ далі.

Основним нормативом при розрахунку конкретних норм витрат пального є базова лінійна норма (п. 1.2 Норм № 43*).

* Норми витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджені наказом Мінтрансу від 10.02.98 № 43.

При розрахунку нормативних витрат пального для врахування дорожніх, кліматичних та інших експлуатаційних факторів застосовують коригуючі коефіцієнти, як підвищуючі (п. 3.1 Норм № 43), так і знижуючі (п. 3.2 Норм № 43). Їх величини в регламентованих межах і строки їх дії встановлює безпосередньо керівник підприємства та затверджує наказом.

Конкретні нормативні витрати пального розраховують з урахуванням пробігу автомобіля, коригуючих коефіцієнтів та інших додаткових показників.

Нормативна витрата пального для легкових автомобілів розраховується за формулою (п. 4.1 Норм № 43):

Qн = 0,01 х Hs х S х (1 + 0,01 х К_Σ),

де Qн — нормативна витрата пального, л;

Hs — базова лінійна норма витрати пального, л/100 км;

S — фактичний пробіг автомобіля, км, що визначається за показаннями спідометра та відображається в подорожньому листі;

К_Σ — сумарний коригуючий коефіцієнт, %, що дорівнює сумі коригуючих коефіцієнтів (знижуючі коригуючі коефіцієнти є від’ємними).

Таким чином, за даними прикладу сумарний коригуючий коефіцієнт дорівнює:

К_Σ = 10 - 20 = -10,

а нормативна витрата пального для легкового автомобіля підприємства становить:

Qн = 0,01 х 10,0 х 200 х (1 + 0,01 х (-10)) = 18 (л).

Саме цю величину слід занести до подорожнього листа службового легкового автомобіля у графу 13 розділу IV «Результати роботи автомобіля».

Подорожній лист електромобіля

Так, треба.

Основне завдання подорожнього листа в цьому випадку — не контроль за нормами витрат, а доказ зв’язку використання автомобіля з вашою господарською діяльністю.

Таким доказом, вважаємо, може слугувати подорожній лист у довільній формі. За основу можна взяти подорожній лист легкового автомобіля, в якому літри замінити на заряд у кВт·год. У ньому зазначаємо інформацію про кількість спожитої електроенергії при зарядці акумулятора, маршрут і пробіг електромобіля.

Зверніть увагу! Жодних норм щодо списання електроенергії в чинному законодавстві немає. І встановлювати власні норми також навряд чи потрібно. Тож графи традиційного подорожнього листа, в яких є згадка про норми, не знадобляться.