Ответ на вопрос, который озвучен выше, зависит от того, когда выявили ошибку: до или после завершения срока, отведенного для подачи отчетности за квартал, в котором ошиблись.
До окончания срока
Если то, что заполняя Д1, потеряли работника, выяснили до окончания срока подачи Налогового расчета за квартал, в котором ошибись, то действуем так.
Формируем Налоговый расчет (заглавная часть) + Д1 с типом «Новий звітний».
В Налоговом расчете заполняем строки 01 — 06.
В Д1 на потерянного работника формируем строку и проставляем в графе 25 признак «0» — строка на добавление. Строки из ранее поданного Д1 с правильной информацией не дублируем!
Подписываем и отправляем отчетность.
Пример 1. Григорчук С. О. (основное место работы, полная занятость, ставка ЕСВ — 22 %) весь январь 2023 года находился в отпуске за свой счет. Объединенная отчетность за І квартал 2023 года его работодателем подана. После подачи отчетности, но до завершения периода подачи отчетности за І квартал 2023 года, выявили, что этого работника не указали в Д1 за январь.
Для исправления ошибки предприятие сформирует Налоговый расчет и Д1 с типом «Новий звітний». Д1 будет заполнено так, как показано на рис. 1.
После окончания срока
Предприятие не указало в Д1 работника без дохода. Ошибка выявлена после окончания срока подачи Налогового расчета за квартал, в котором ошиблись.
Если у работника нет начислений, которые вошли в базу начисления ЕСВ, то имеем несуммовую ошибку. По правилам такую ошибку следует исправлять с помощью Налогового расчета и Д1 с типом «Уточнюючий» в том же порядке, который рассмотрен выше (то есть с помощью признака «0» в графе 25). Но так исправиться мешают излишние контроли в Д1! Что делаем? Обманываем контроли и исправляем несуммовую ошибку по порядку, установленному для исправления суммовых ошибок. Такие ошибки можно исправить:
вариант 1 — в составе Расчета за текущий квартал с типом «Звітний»;
вариант 2 — с помощью Налогового расчета с типом «Уточнюючий», сформированного за тот отчетный период, в котором допущена ошибка. Он будет содержать непосредственно сам Расчет и Д1 к нему с корректирующими строками.
Независимо от избранного варианта, на работника в Д1 формируем строку и проставляем в графе 09 — код типа начислений «2», в графе 10 — месяц и год, за который исправляем ошибку. Остальные графы заполняем в общем порядке. А вот графу 25 оставляем пустой.
Пример 2. В апреле 2023 года предприятие выявило, что не указало в Д1 за октябрь — декабрь 2022 года работника Охрименко А. А. (основное место работы, полная занятость, ставка ЕСВ — 22 %), с которым было приостановлено действие трудового договора и которому доход не начислялся. Ошибка выявлена в апреле 2023 года.
Рассмотрим два возможных варианта.
Вариант 1. Предприятие еще не отчиталось за І квартал 2023 года. В таком случае оно может в Д1 с типом «Звітний» за любой месяц І квартала, например за январь 2023 года, создать корректирующие строки на забытого работника так, как показано на рис. 2.
Однако предприятие также может воспользоваться вариантом 2 и исправиться с помощью уточненок.
Вариант 2. Предприятие уже отчиталось за І квартал 2023 года или еще не отчиталось, однако ему вариант с уточненкой нравится больше. Тогда для исправления ошибки оно сформирует:
— Налоговый расчет за ІV квартал 2022 с типом «Уточнюючий» (заполняем строки 01 — 06 заглавной части) и
— три Д1 за месяцы этого квартала, а именно за октябрь, ноябрь, декабрь 2022 года с типами «Уточнюючий». В Д1 за каждый месяц формируем строку на работника и в графе 09 проставляем код «2». Смотрим рис. 3.