Авансовый отчет: правила составления и пример заполнения

1

Номер і дата складання авансового звіту

Проставляют номер авансового отчета (согласно журналу/ведомости регистрации авансовых отчетов) и фактическую дату его составления.

Журнал (ведомость) регистрации ведут в бухгалтерии, обычно, в электронном виде. В нем фиксируют, в частности, номер авансового отчета; подотчетное лицо, которое его составило; назначение аванса (а в случае командировки — место и период командировки); дату принятия отчета бухгалтерией; дату его утверждения; утвержденную сумму расходов. Можно фиксировать в нем и сумму перерасхода или неиспользованного остатка, а также делать отметку об их погашении.

Поэтому номер авансового отчета подотчетчик может узнать в бухгалтерии непосредственно во время подачи авансового отчета

2

Найменування податкового агента

Здесь приводят полное наименование юридического лица или фамилию, имя и отчество (при наличии) самозанятого лица, которое предоставило денежные средства / электронные деньги под отчет.

То есть указывают организационно-правовую форму и название предприятия (если учредительными документами юрлица предусмотрено сокращенное наименование, можно указывать такое сокращенное наименование).

Если средства под отчет выдал предприниматель, здесь указывают его фамилию, имя, отчество (при наличии). Можно указать и его предпринимательский статус, добавив аббревиатуру ФЛП

3

податковий номер або серія (за наявності) та номер

паспорта платника податків

В этой графе указывают:

— код ЕГРПОУ юрлица или регистрационный (учетный) номер налогоплательщика, который присваивается контролирующими органами, или регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика — физического лица;

— серию (при наличии) и номер паспорта для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (имеют соответствующую отметку в паспорте)

4

Фізична особа — платник податків (підзвітна особа)

Указывают фамилию, имя, отчество (при наличии) подотчетного лица —согласно паспортным данным

5

реєстраційний номер облікової картки фізособи або серія (за наявності) та номер паспорта платника податків

Приводят:

— регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (ИНН) — подотчетного лица;

— серию (при наличии) и номер паспорта для физических лиц, которые из-за своих религиозных убеждений отказались от принятия регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика (имеют соответствующую отметку в паспорте)

6

Призначення авансу

Указывают, на какие цели выдавались денежные средства / электронные деньги под отчет — в произвольной формулировке. Например, «На відрядження», «На господарські потреби», «На придбання канцтоварів», «На закупівлю сільськогосподарської продукції», «На заготівлю вторинної сировини» и т. п.

7

Залишок попереднього авансу

Указывают остаток предыдущего аванса (в гривнях с копейками), не возвращенного на дату составления текущего авансового отчета (при наличии). Если предварительный аванс не выдавался (то есть остатка нет), то в этой графе проставляют прочерк

8

Перевитрата

Указывают не погашенную по состоянию на дату составления авансового отчета сумму перерасхода (при наличии). То есть эту графу следует заполнять, если подотчетчик израсходовал раньше собственные средства и на момент составления авансового отчета предприятие еще не рассчиталось с ним за старый долг.

Если непогашенного перерасхода нет, то в этой графе проставляют прочерк.

Заметьте! Эту графу следует заполнять, если подотчетчик израсходовал раньше на хознужды предприятия собственные средства и на момент оформления отчета в отношении нового гражданско-правового поручения предприятие еще не рассчиталось с ним за старый долг (см. статью «Как погасить подотчетную задолженность с помощью карты-ключа» // «Налоги & бухучет», 2022, № 69)

9

Одержано (від кого, № та дата)

Приводят способ получения аванса, номер и дату документа, с помощью которого осуществлены выдача/перечисления подотчетных денег, а также сумму полученного аванса (в гривнях с копейками). Если аванс:

— получен из кассы предприятия наличностью — проставляют порядковый номер и дату расходного кассового ордера;

— выплачен на личную платежную карту работника — указывают номер и дату платежной инструкции;

— снят наличностью в банкомате с использованием корпоративной платежной карты (КПК) — раньше здесь проставляли номер и дату чеков банкомата. Однако с 08.10.2022 из п. 20 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148, убрали требование о необходимости подачи подотчетным лицом в составе авансового отчета документов о получении наличности с текущего счета. Следовательно, теперь документы о получении наличности с текущего счета (чеки банкомата, справки по установленным формам, слипы, квитанции торговых терминалов) подавать вместе с авансовым отчетом не нужно (см. разъяснение ГНСУ от 28.10.2022).

К авансовому отчету следует обязательно прилагать только оригиналы документов об использовании средств по назначению (чеки РРО, гостиничные счета, транспортные билеты и т. п.). Подробно см. в статье «Квитанция платежного терминала — лишняя бумажка!» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

Следовательно, теперь в этой графе достаточно указать дату выписки с банковского счета, к которому эмитирована КПК.

Заметьте! В случае использования КПК полученными считаются только средства, фактически снятые с КПК работником в банкомате или израсходованные им в безналичной форме, а не вся перечисленная на КПК сумма. Поскольку только израсходованные с КПК денежные средства считаются выданными под отчет

10

Усього отримано

Указывают общую сумму денежных средств / электронных денег, выданных под отчет

11

Витрачено

Приводят фактически израсходованную сумму средств / электронных денег согласно предоставленным подотчетчиком подтверждающим документам. Сумма израсходованных средств, указанная в этой графе, должна отвечать значению строки «Усього» обратной стороны авансового отчета

12

Залишок

Указывают сумму аванса, которая осталась неиспользованной. Такую неиспользованную сумму средств / электронных денег необходимо вернуть в кассу или на счет лица, которое их выдало, в банке / небанковскому предоставителю платежных услуг до или при подаче авансового отчета (п. 3 Порядка № 841)

13

Перевитрата

Отражают перерасход средств / электронных денег. То есть сумму фактических расходов (подтвержденных документально), которая превышает сумму выданного аванса. Сумму перерасхода субъект хозяйствования должен возместить подотчетному лицу после утверждения авансового отчета. Конкретный срок возмещения для хозрасчетных предприятий в НКУ не установлен (см. БЗ 109.14). А вот бюджетная Инструкция № 59* требует выплатить (перечислить) перерасход работнику до окончания третьего банковского дня после утверждения авансового отчета (п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59)

14

Додаток: ____ документів

Указывают количество подтверждающих документов, которые подотчетное лицо присовокупляет к авансовому отчету. Перечень таких документов приводят на обратной стороне авансового отчета.

Заметьте! Здесь учитывают не только документы, которые подтверждают фактически осуществленные подотчетным лицом расходы. Сюда прилагают также билеты, оплаченные предприятием безналично, копии паспорта с отметками пограничных служб (в случае заграничной командировки в визовую страну), удостоверения на командировку (при их наличии) и т. п.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

15

Залишок унесений / Перевитрата видана

Здесь отражают в случае:

— внесения остатка — суму, номер и дату приходного кассового ордера, по которому была проведена наличная операция по внесению остатка в кассу, или сумму, номер и дату платежной инструкции, по которой была проведена безналичная операция;

— выдачи перерасхода — данные о фактической выплате подотчетному лицу перерасхода из кассы (указывают сумму, номер и дату расходного кассового ордера, по которому была проведена наличная операция) или указывают сумму, номер и дату платежной инструкции, по которой была проведена безналичная операция

16

Розрахунок суми утриманого ПДФО за несвоєчасно повернуті надміру витрачені кошти на відрядження або під звіт

Рассчитывают сумму НДФЛ, которую необходимо удержать с подотчетного лица в случае, если оно не вернет сумму излишне израсходованных средств / электронных денег в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок возврата.

В этой графе указывают:

— сумму рассчитанного НДФЛ;

— невозвращенную сумму средств (с учетом натурального коэффициента согласно п. 164.5 НКУ, для ставки 18 % — 1,219512) и

— ставку НДФЛ в соответствии с п. 167.1 НКУ.

Учтите: кроме НДФЛ, с подотчетного лица нужно удержать еще и военный сбор (1,5 % невозвращенной суммы без учета натурального коэффициента)

17

Підпис головного бухгалтера і підзвітника

Расчет подписывает главный бухгалтер (лицо, ответственное за ведение бухгалтерского учета) / самозанятое лицо и прописывает фамилию, имя, отчество (при наличии).

С проведенным расчетом обязательно следует ознакомить и подотчетное лицо. Об ознакомлении свидетельствуют подпись подотчетчика и его фамилия, имя, отчество (при наличии).

При этом подписи ставят, даже если расчет имеет нулевые показатели

18

Дебет, кредит, сума

Указывают корреспонденции счетов (субсчетов) бухучета, на которых отражаются расходы, понесенные в командировке или на хознужды согласно авансовому отчету, и сумму этих расходов

19

Звіт затверджено в сумі

Указывают прописью утвержденную сумму фактически израсходованных подотчетчиком денежных средств / электронных денег и указывают дату.

Согласно п. 5 Порядка № 841 графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (уполномоченное лицо) / самозанятое лицо. То есть утверждает сумму расходов по авансовому отчету своей подписью

1

№ з/п

Приводят порядковые номера подтверждающих документов, которые прилагаются к авансовому отчету. Оригиналы документов, которые подтверждают понесенные расходы, нумеруют в произвольном порядке, а потом в порядке нумерации присовокупляют к авансовому отчету

2

Дата документа

Указывают дату составления документа, который подтверждает факт понесения расходов подотчетным лицом

3

Кому, за що і на підставі якого документа понесено витрати

Здесь указывают:

— наименование лица, которому подотчетное лицо уплатило денежные средства / электронные деньги (юрлица, самозанятого лица, физлица);

— содержание операции (оплата проезда, суточные, оплата проживания в гостинице, покупка товара, уплата за услуги и т. п.);

— наименование и реквизиты документа, на основании которого была осуществлена оплата (транспортный билет, счет гостиницы, чек, акт закупки, расходная накладная и т. п.)

4

Сума (грн, коп.)

Указывают сумму понесенных расходов согласно каждому указанному подтверждающему документу в гривнях с копейками

5

Усього

Подводят общий итог фактических расходов, осуществленных подотчетным лицом. Эта сумма должна отвечать сумме денежных средств, указанной в графе «Витрачено» на лицевой стороне авансового отчета

6

Підпис підзвітної особи, дата

Подотчетное лицо своей подписью удостоверяет правильность данных, внесенных во время заполнения авансового отчета. Также проставляет дату составления авансового отчета

7

Дебет рахунка

Указывают счета (субсчета), в дебет которых отнесены суммы расходов по каждому конкретному подтверждающему документу, поданному подотчетным лицом с авансовым отчетом (Дт 20, 28, 23, 91, 92, 93, 94, 631, 641/НДС и т. п.)