Как погасить подотчетную задолженность с помощью карты-ключа

В последний раз на аналогичные вопросы мы отвечали в статье «Сняли наличку с КПК — и в кассу» в «Налоги & бухучет», 2019, № 48. Сейчас заметим следующее: невзирая на постоянное изменение НБУшной нормативки, наш подход к решению этой ситуации сложился очень давно и с того времени не изменялся. Вот он:

Чтобы такое погашение произошло законным путем, необходимо провести дополнительные кассовые операции и соответствующим образом оформить их.

Дальше — подробности, почему нельзя делать так, как сделал директор, и как следует действовать, чтобы не вызывать никаких сетований от кого-либо.

Карта-ключ = КПК

Прежде всего, говорить о карте-ключе, отличая ее от любых других корпоративных платежных карт (КПК), пользователями которых являются субъекты хозяйствования, на сегодня нет никакого смысла.

Если раньше карта-ключ предоставляла прямой доступ к текущему счету предприятия (то есть к счету «2600»), а обычные КПК оперировали средствами на отдельных счетах для осуществления операций с использованием платежных карт (счет «2605»), то сейчас абсолютно все КПК привязаны именно к текущему счету (п. 5 постановления Правления НБУ от 11.09.2017 № 89). Единственное отличие: карта-ключ выдается только на первое лицо предприятия. В остальном их функционал абсолютно одинаков.

Таким образом,

Поэтому дальше, используя аббревиатуру «КПК», будем иметь в виду и карту-ключ от Приватбанка, и любые другие аналогичные банковские продукты.

Что может и чего не может КПК

С помощью КПК ее пользователь, в частности, имеет право получать наличность в размерах, установленных нормативно-правовыми актами Нацбанка по вопросам ведения кассовых операций субъектами хозяйствования (п. 1 разд. III Положения № 705*). При этом направления использования таких наличных средств Положения № 705 не устанавливает, а ответственность за использование КПК во время осуществления платежных операций возлагает на собственника счета.

* Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций по их использованию, утвержденное постановлением Правление НБУ от 05.11.2014 № 705.

Вместе с тем в Положении № 705 содержится запрет использовать КПК для выплаты заработной платы, других видов социальных выплат и помощи. А поскольку этот перечень исчерпывающий, то, казалось бы, никаких препятствий, чтобы погасить полученной с КПК наличностью задолженность предприятия перед подотчетным лицом, нет. Но это не так.

Дело в том, что при поисках ответа на вопросы, которые мы здесь рассматриваем, следует учитывать еще и общие нормы законодательства о наличных расчетах, а именно Положение № 148*. Исходя из его норм, наличные средства на любые цели должны выдаваться через кассу, и право на это имеет только кассир (материально ответственное лицо) с разрешения руководителя и главного бухгалтера, или лица, уполномоченного руководителем (п. 26 Положения № 148).

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правлении НБУ от 29.12.2017 № 148.

Единственное исключение из этого правила, когда денежные средства, которые принадлежат предприятию, проходят мимо (!) кассы, прописано в п. 20 Положения № 148. Согласно ему физлица — доверенные лица предприятий (юрлиц), которые получили наличность с текущего счета с применением, в частности, КПК, используют ее по назначению без оприходования в кассе.

Указанные доверенные лица подают в бухгалтерию предприятия отчет об использовании наличности вместе с подтверждающими документами в установленные сроки и порядке, определенных для подотчетных лиц законодательством Украины, а также документы о получении наличности с текущего счета (чек банкомата, копия расходного ордера, справки по установленным формам, слип, квитанция торгового терминала) вместе с неизрасходованным остатком наличности. Впрочем, без таких документов тоже можно обойтись (см. БЗ 109.19).

Как видим,

В свою очередь, п. 19 Положения № 148 предусматривает, что наличность выдается под отчет:

1) на закупку сельхозпродукции и заготовку вторичного сырья;

2) на закупку лома черных и цветных металлов;

3) на все остальные производственные (хозяйственные) нужды.

Согласитесь, вряд ли погашение долга предприятия перед подотчетником, пусть даже и директором, можно подогнать к какому-то из этих трех разрешенных направлений использования подотчетных средств. Как, кстати, и выдачу директору беспроцентного займа, который он непременно хочет получить наличностью с карты-ключа (это еще один популярный вопрос от наших читателей). А вот погашение кредиторской задолженности предприятия перед поставщиком за полученные ранее товары/услуги — пожалуйста. Это будет использование средств на производственные (хозяйственные) нужды (п. 3).

Подытожим. Распорядиться средствами, полученными директором с КПК, не разрешается иначе, чем использовать их на совершение нового гражданско-правового действия (на командировочные расходы, хозяйственные нужды и т. п.), или же сдать их в кассу предприятия как неиспользованные.

Возможные последствия: такую операцию проверяющие расценят как невозвращение подотчетных сумм. Это, в свою очередь, приведет к необходимости обложить такие суммы НДФЛ как «излишне израсходованные» подотчетные средства согласно п.п. 170.9.1 НКУ и с применением натурального коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НКУ, а также военным сбором (ВС). Для последнего применение натурального коэффициента не предусмотрено (БЗ 126.05).

Как выйти из ситуации законным путем

Направить снятые с КПК денежные средства на погашение старой задолженности перед директором, не в нарушение законодательных ограничений, можно в три шага.

Шаг 1. Директор снимает деньги с карты как на хознужды, после чего возвращает их в кассу предприятия как неиспользованный аванс. Сделать это надо (п. 19 Положения № 148):

Обратите внимание! По нашему мнению, если деньги были получены под отчет, авансовый отчет необходимо составить независимо от того, были эти средства израсходованы или возвращены (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11).

Шаг 2. Возвращенную наличность оприходуют в кассу на основании приходного кассового ордера.

Шаг. 3. Необходимую сумму выдают по расходному кассовому ордеру директору, перед которым есть задолженность. Это можно сделать в тот же день, не сдавая деньги в банк.

Говорите, кассир не выходит на связь? А главбух в Польше? И больше некому оформить и подписать кассовые документы? Воспользуйтесь в таком случае беспроигрышным вариантом: переведите сумму долга, которая возникла по предыдущему авансовому отчету, на личную (зарплатную) карту директора. Но это уже, по-видимому, в следующий раз…

Если же деньги с КПК директор уже снял и просто положил себе в карман, то надо как-то выкручиваться прямо сейчас. Потому что иначе — НДФЛ и ВС.

Плохому вас учить не будем. А вот об авансовом отчете немного расскажем, потому что по поводу правильности его заполнения у многих есть определенные опасения.

Как заполнить авансовый отчет

Вообще-то, здесь почти все как обычно (см. «Налоги & бухучет», 2020, № 11). Трудности вызывают лишь отдельные реквизиты, а именно «Залишок (перевитрата) попереднього авансу», «Залишок (перевитрата)», а также «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером».

Как следует из п. 6 Порядка № 841*, из вышеперечисленных полей отчета первые два заполняет подотчетное лицо, а вот последнее — работник бухгалтерии. При этом никаких дополнительных указаний насчет этих полей Порядок № 841 не содержит. Поэтому попробуем сначала заполнить их «в лоб», а потом объясним, почему так делать не стоит. ☺

* Порядок составления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.

Логично допустить, что поле «Перевитрата попереднього авансу» следует заполнять, если подотчетник израсходовал раньше на хознужды предприятия собственные средства и на момент оформления отчета в отношении нового гражданско-правового поручения предприятие еще не рассчиталось за старый долг.

При составлении авансового отчета № 2 «в лоб» получается, что в поле «Перевитрата попереднього авансу» следует поставить 100 грн, «Одержано» — 100 грн, «Витрачено» — 0,00 грн. Тогда в поле «Залишок (перевитрата)» арифметический расчет даст тоже 0,00 грн.

Ну и что в таком случае директор должен вносить в кассу? И как этот нуль будет коррелировать с той реальной суммой 100 грн, которую он все-таки вернет, а бухгалтер зафиксирует ее в поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером»? И не свидетельствует ли этот нуль о том, что можно автоматически провести взаимозачет старого долга перед директором с той суммой, которую он только что снял с КПК, и ничего больше, кроме такого авансового отчета № 2, не оформлять?

Наши рассуждения в отношении всей этой неразберихи следующие.

Во-первых,

На пути этому стоит подотчетный характер снятых с КПК наличных средств: за них или надо отчитаться (то есть показать в авансовом отчете, на какие именно производственные (хозяйственные) цели такие средства были израсходованы с приложением соответствующих подтверждающих документов), или вернуть их в кассу в полной сумме.

Во-вторых, по нашему мнению, заполнять поле «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» подотчетное лицо не имеет никаких оснований. Ведь подотчетник в общем случае не может знать, в какой сумме утвержден его предыдущий авансовый отчет и утвержден ли он вообще на момент составления следующего отчета.

В-третьих, порядок заполнения поля «Залишок (перевитрата) попереднього авансу» Порядком № 841 никак не регламентирован. Учитывая это, считаем, что не будет ошибкой не заполнять указанное поле вообще, во избежание возможных расхождений между показателями авансового отчета и аналитическим учетом по субсчету 372. В таком случае арифметический расчет по данным нашего примера (см. выше) даст в поле «Залишок (перевитрата)» 100 грн, которые и будут фактически внесены директором в кассу и отражены бухгалтером в поле «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі за касовим ордером».