Такой вопрос поступил от читателя «Налоги & бухучет». Отвечаем.
Порядок подачи Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее — авансовый отчет), установлен п.п. 170.9.4 НКУ. Причем с 01.04.2023 такой отчет нужен не всегда.
Авансовой отчет обязателен в случаях:
— наличия налогооблагаемого дохода, определенного согласно п.п. 170.9.1 НКУ, с целью расчета суммы налога;
— использования плательщиком налога наличности сверх суммы суточных (включая полученную с применением платежных инструментов).
Если подотчетное лицо применяло корпоративные или личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года авансовый отчет не составляется и не подается.
Таким образом, с 01.04.2023 НКУ требует подавать авансовый отчет только в случае:
1) возникновения налогооблагаемого дохода;
2) наличных расчетов, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму положенных работнику суточных.
Срок подачи авансового отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ. В общем случае — до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки. Если же работник осуществлял расчеты с использованием платежных инструментов (их реквизитов) и списание средств состоялось после даты окончания командировки, этот срок продлевается еще на месяц.
С 13.07.2023 авансовый отчет подаем по обновленной форме (в редакции приказа Минфина от 09.05.2023 № 239)
При этом не имеет значения, когда именно работником были понесены расходы, которые указываются в отчете. Важно, какая именно форма авансового отчета действует на день его подачи.
Сообщите работнику, который отчитывается, что он заполняет все графы авансового отчета, кроме граф: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», корреспонденции счетов бухучета, расчета суммы удержанного налога за невозвращенные суммы излишне израсходованных средств / электронных денег на командировку или под отчет. Эти графы заполнит лицо, уполномоченное на такие действия работодателем.
Графу «Звіт затверджено» подписывает руководитель (уполномоченное лицо) / самозанятое лицо.
Подать отчет можно в бумажной или в электронной форме (с соблюдением требований в отношении электронного документооборота).
Кстати, о новой форме авансового отчета мы рассказывали в статье «Авансовый отчет: новая форма утверждена» // «Налоги & бухучет», 2023, № 52.
