ВЫВОД ДОКУМЕНТА
Изложена в новой редакции форма Отчета, который при необходимости составляют и подают физлица, получавшие средства / электронные деньги на командировку или под отчет. Также в новой редакции изложен Порядок составления указанного Отчета
С 01.04.2023 вступила в силу новая редакция п. 170.9 НКУ, который регулирует вопросы налогообложения суммы излишне израсходованных средств / электронных денег, полученных физлицом — плательщиком налога на командировку или под отчет. Среди прочего, был изменен механизм подачи отчетности в отношении средств, предоставленных субъектами хозяйствования физлицам на командировку или под отчет. Об этом мы подробно рассказывали в тематическом выпуске «Налоги & бухучет», 2023, № 25.
Такая «подотчетная революция» привела к необходимости обновить форму авансового Отчета и Порядок его составления, утвержденные приказом Минфина от 28.09.2015 № 841. Это и было сделано документом, который сегодня комментируется. Что же наизменял Минфин? Рассказываем.
Форма Отчета. В результате ребрендинга:
1) Отчет получил название «Отчет об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет». Дело в том, что с 01.04.2023 в командировке и для хознужд можно использовать как наличные и безналичные средства, так и электронные деньги. Если вы пропустили этот момент, то вам пригодится статья «Электронные деньги, «подотчетная революция»: первые разъяснения от налоговиков» // «Налоги & бухучет», 2023, № 20;
2) из Отчета убрали:
— информацию об отделе, цехе, профессии, должности подотчетного лица;
— блок «Отчет проверен» и отрывную часть «Расписка» о получении бухгалтером Отчета и подтверждающих документов.
Кроме того, оптимизировали количество подписей бухгалтера, которые проставляются в Отчете. В новой форме подпись лица, ответственного за ведение бухучета, будет проставляться только один раз. Как и раньше, Отчет утверждает руководитель (уполномоченное им лицо) или самозанятое лицо;
3) в форме Отчета устаревший термин «платежное поручение» изменен на «платежная инструкция».
Порядок составления. В целом он приведен в соответствие с действующей редакцией п. 170.9 НКУ.
Напомним, что с 01.04.2023 НКУ требует подавать Отчет только:
— в случае возникновения налогооблагаемого дохода;
— по наличным расчетам, кроме случая, когда использованная наличность не превысила сумму надлежащих работнику суточных.
Срок подачи Отчета установлен п.п. 170.9.3 НКУ. В общем случае его следует подать до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки или отдельного гражданско-правового действия по поручению работодателя.
Если подотчетное лицо применяло корпоративные или личные платежные инструменты (их реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме и/или для получения наличности в пределах суммы суточных, то при отсутствии налогооблагаемого дохода с 1 апреля 2023 года Отчет не составляется и не подается.
Так что, неужели ничего интересного в Порядке составления нет? Есть! И это сроки возвращения излишне израсходованных средств. С 01.04.2023 они установлены НКУ только для случаев, когда подотчетное лицо осуществляет безналичные расчеты с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов. А вот о наличных расчетах законодатели забыли. Срок возвращения излишне израсходованных наличных средств не определен НКУ.
Поэтому, похоже, Минфин решил заполнить эту пустоту. В обновленном Порядке составления он прописал, что при наличии избытка израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет лица, которое их выдало, до или при подаче Отчета.
Если Отчет не подается, поскольку для этого отсутствуют основания, то в общем случае вернуть выданные средства нужно до окончания месяца, следующего за месяцем завершения командировки / выполнения отдельного гражданско-правового действия. О том, в каких случаях Отчет можно не подавать и какие события могут продлить срок подачи Отчета, читайте в статье «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.
То есть Минфин в Порядке составления не делает отличий между наличными и безналичными средствами.
Однако будьте внимательны, если вы выдавали наличность на хознужды. В таком случае следует помнить о Положении о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденном постановлением Правлении НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее — Положение № 148). В нем НБУ установил свои сроки возвращения неиспользованных наличных средств, которые отличаются от прописанных в Порядке составления.
В общем случае наличность на хознужды выдают на срок не более 2 рабочих дней, включая день их получения (п. 19 Положения № 148). Исключение — закупка сельхозпродукции (10 рабочих дней) и лома черных и цветных металлов (30 рабочих дней). Правда, за нарушение таких НБУшных сроков теперь ответственность не предусмотрена.
А вот нарушение предусмотренных НКУ сроков возвращения излишне израсходованных средств приводит к возникновению налогооблагаемого дохода физлица.
Как указано в п. 3 Порядка составления, доход возникает, если плательщик налога не возвращает сумму излишне израсходованных средств / электронных денег в течение отчетного месяца, на который приходится предельный срок подачи Отчета.
В заключение отметим, что комментируемый сегодня приказ Минфина вступает в силу со дня официального опубликования. На момент подготовки статьи он еще не опубликован.
