Таке запитання надійшло від читача «Податки & бухоблік». Відповідаємо.
Порядок подання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — авансовий звіт), встановлено п.п. 170.9.4 ПКУ. Причому з 01.04.2023 такий звіт потрібен не завжди.
Авансовій звіт обов’язковий у випадках:
— наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;
— використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).
Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року авансовій звіт не складається та не подається.
Таким чином, з 01.04.2023 ПКУ вимагає подавати авансовий звіт лише у разі:
1) виникнення оподатковуваного доходу;
2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.
Строк подання авансового звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ. У загальному випадку — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. Якщо ж працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.
З 13.07.2023 авансовий звіт подаємо за оновленою формою (у редакції наказу Мінфіну від 09.05.2023 № 239)
При цьому не має значення, коли саме були понесені витрати працівником, що зазначаються в звіті. Важливо, яка саме форма авансового звіту діє на день його подання.
Повідомте працівнику, який звітує, що він заповнює всі графи авансового звіту, крім граф: «Звіт перевірено», «Залишок унесений (перевитрата видана) в сумі _________ грн, коп. касовий ордер / платіжна інструкція», кореспонденції рахунків бухобліку, розрахунку суми утриманого податку за неповернуті суми надміру витрачених коштів / електронних грошей на відрядження або під звіт. Ці графи заповнить особа, уповноважена на такі дії роботодавцем.
Графу «Звіт затверджено» підписує керівник (уповноважена особа) / самозайнята особа.
Подати звіт можна у паперовій або в електронній формі (з дотриманням вимог щодо електронного документообігу).
До речі, про нову форму авансового звіту ми розповідали в статті «Авансовий звіт: нову форму затверджено» // «Податки & бухоблік», 2023, № 52.
