Кредиторская задолженность по авансовым отчетам перед работниками могла возникнуть после того, как:
— работник вернулся из командировки и там израсходовал средств больше, чем было ему выдано авансом, или когда ему вообще не успели выдать средств на командировку;
— работник выполнил отдельное гражданско-правовое действие по поручению предприятия. Например, приобрел для предприятия определенный товар, работу или услугу за свои средства.
Осуществленные расходы работник подтвердил документально (предоставил документы, которые подтверждают расходы в объеме, больше чем было выдано), а также, возможно, подал авансовый отчет*. Расходы были утверждены руководителем.
* С 01.04.2023 авансовый отчет стал обязателен только в двух случаях (имеющийся налогооблагаемый доход и использование наличности сверх суммы суточных). Детали в «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.