Расчеты с работниками по подотчетной кредиторке

Виды задолженности

Кредиторская задолженность по авансовым отчетам перед работниками могла возникнуть после того, как:

— работник вернулся из командировки и там израсходовал средств больше, чем было ему выдано авансом, или когда ему вообще не успели выдать средств на командировку;

— работник выполнил отдельное гражданско-правовое действие по поручению предприятия. Например, приобрел для предприятия определенный товар, работу или услугу за свои средства.

Осуществленные расходы работник подтвердил документально (предоставил документы, которые подтверждают расходы в объеме, больше чем было выдано), а также, возможно, подал авансовый отчет*. Расходы были утверждены руководителем.

* С 01.04.2023 авансовый отчет стал обязателен только в двух случаях (имеющийся налогооблагаемый доход и использование наличности сверх суммы суточных). Детали в «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

О том, что на сегодня приобретение работником за свои средства товаров можно проводить без последствий, читайте в «Подотчет за свои: вспомним все» // «Налоги & бухучет», 2021, № 29.

Если ликвидирующееся предприятие — добросовестное, то оно должно погасить перед работниками вышеупомянутые виды кредиторской задолженности. Когда это следует сделать, читайте дальше.

Срок погашения задолженности

Приобретение товара за свои. Срок погашения задолженности, которая возникла у предприятия перед работником в случае расходования им своих средств при выполнении хозяйственного задания, законодательно не установлен. О таком сроке нет ни слова ни в НКУ, ни в других нормативно-правовых актах.

Налоговики, в свою очередь, тоже открещиваются от определения такого срока. Они заявляют, что этот вопрос не относится к компетенции контролирующих органов (БЗ 109.14, утратила силу с 01.04.2023).

Хотя в то же время, по мнению фискалов,

Поэтому если придерживаться этой позиции, то регулировать вопрос возврата таких средств следует через нормы ГКУ.

Вместе с тем Минфин настаивает на том, что приобретение работником товаров/услуг осуществляется в рамках трудовых отношений (см. Обобщающую налоговую консультацию от 26.04.2019 № 181).

А что же суды? Заметим, что раньше суды, как и Минфин, склонялись к трудовой природе таких отношений. Так, например, ВСУ в постановлении от 06.04.2011 по делу № 6-17467св08, Высший специализированный суд Украины по рассмотрению гражданских и криминальных дел в постановлении от 08.04.2015 по делу № 6-46180св14 приходили к заключению, что правоотношения между предприятием и работником в случае, когда для приобретения товаров (работ, услуг) работнику выдаются наличные денежные средства под отчет и когда работник приобрел товары (работы, услуги) для производственных (хозяйственных) нужд предприятия за счет собственных средств, имеют характер трудовых.

Но на сегодня их позиция изменилась. По мнению ВСУ, вопрос возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работником предприятия для решения хозяйственных вопросов, относятся к гражданско-правовым отношениям между субъектом хозяйствования и работником (см. постановления ВС от 17.07.2019 по делу 478/1812/15-ц, от 18.01.2022 по делу № 381/1375/20).

Учитывая такую позицию суда, надеяться на трудовую природу приобретения товаров работником за свои не стоит. А следовательно, в этом случае, чтобы работнику получить средства при ликвидации, следует идти по гражданско-правовым правилам.

По правилам гражданского законодательства, работник может обратиться с письменного требования выплатить ему надлежащие суммы со дня подтверждения осуществленных расходов (утверждения отчета). После получения от работника требования у работодателя есть 7 дней, чтобы его выполнить (ч. 2 ст. 530 ГКУ). При этом с 8-го дня можно начинать отсчитывать срок исковой давности (ч. 5 ст. 261 ГКУ). То есть пока работник не обратится к предприятию с письменным требованием о возмещении ему израсходованных средств, течение исковой давности по такой задолженности не начнется.

Что касается срока исковой давности, то в общем случае он составляет 3 года (ст. 257 ГКУ). В то же время на время действия карантина и ВП отсчет сроков исковой давности приостановлен (см. «Военная приостановка сроков исковой давности» // «Налоги & бухучет», 2023, № 29). Но затягивать с сообщением о наличии долга у ликвидирующегося предприятия перед работником за приобретенные товары за свои не следует. Ведь нужно не только заявить наличие долга, но и подать своевременно требование о погашении такого долга в порядке процедуры ликвидации. Если своевременно не подать такое требование, о погашении долга можно забыть. Детали в «Расчеты с дебиторами и кредиторами: как это происходит во время ликвидации юрлица?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 45.

Кредиторская командировка. Для хозрасчетных предприятий срок погашения задолженности перед работником, который находился в командировке, не установлен.

Вместе с тем в Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59, указано: если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить дополнительные средства, выплата (перечисление) указанных средств должна осуществляться до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем отчета об использовании средств, выданных на командировку.

Поэтому если Положение о командировке, которое действует на предприятии, писалось на основании указанной Инструкции, то есть большая вероятность, что в этом Положении указан такой же срок для расчетов с работниками.

Обратите внимание, что в отличие от приобретения товаров работником за свои, задолженность по командировочным расходам вписывается в пределы трудовых отношений. Подтверждение этому находим в ст. 121 КЗоТ. Она требует от работодателя компенсировать расходы работника, связанные с командировкой.

При этом ч. 1 ст. 233 КЗоТ дает работнику на обращение с заявлением о решении трудового спора непосредственно в суд 3 месяца со дня, когда работник узнал или должен был узнать о нарушении своего права.

Какая дата будет датой отсчета трехмесячного срока? Это интересный вопрос. Так, Киевский апелляционный суд в постановлении от 13.06.2019 по делу № 376/393/18 отметил, что анализ ст. 233 КЗоТ в части применения терминов «узнал или должен был узнать» дает основания для вывода о презумпции возможности и обязанности лица знать о состоянии своих имущественных прав. То есть если дело дойдет до суда и возникнут вопросы о том, не пропущен ли срок, установленный ч. 1 ст. 233 КЗоТ, то работник должен доказать тот факт, что он не мог узнать о нарушении своего права, а работодатель, напротив, должен доказать, что информацию можно было получить раньше.

В случае, когда установлен срок для погашения задолженности перед работником, можно говорить, что отсчет трехмесячного срока должен вестись именно с этой даты.

А как быть, если срок не установлен? Анализируя судебную практику, можно прийти к заключению, что поскольку срок не установлен, то предприятие обязано погасить задолженность перед работником немедленно (то есть в день утверждения командировочных расходов). Дальше же суды должны выяснить, когда работник узнал или должен узнать, что его права нарушены (см. постановление ВС от 27.10.2020 по делу № 910/24323/16).

Если дату установить точно невозможно, суды «привязываются» к дате увольнения работника как дате, когда работник узнал, что его права нарушены, поскольку при проведении окончательного расчета не получил возмещения сумм, израсходованных во время пребывания в командировке (см. постановление Первого апелляционного административного суда от 16.04.2019 по делу № 805/4085/18-а). Напомним, что о суммах, начисленных и выплаченных работнику при увольнении, с указанием отдельно каждого вида выплаты (основная и дополнительная заработная плата, поощрительные и компенсационные выплаты, прочие выплаты, на которые работник имеет право согласно условиям трудового договора и в соответствии с законодательством, в том числе при увольнении) работодатель должен в письменном виде сообщить работнику в день их выплаты (ст. 116 КЗоТ).

Таким образом, при наличии задолженности перед работником рекомендуем погасить ее в день увольнения работника (ст. 116 КЗоТ). Если этого не сделать, уволенный работник может требовать выплатить его средний заработок за все время задержки по день фактического расчета (ст. 117 КЗоТ).

Также имейте в виду: несоблюдение норм ч. 1 ст. 121 КЗоТ расценивается как нарушение трудового законодательства.

Поэтому работник, трудовые права которого нарушены, может обратиться за их защитой не только в суд, но и к Гоструда.

Когда нет средств

В то же время бывают случаи, когда ликвидирующееся предприятие неплатежеспособно. Тогда у предприятия возникает вопрос, как быть в этом случае с подотчетной кредиторкой?

Здесь все будет зависеть от того, возникла такая кредиторка в сфере трудовых или гражданско-правовых отношений.

Трудовая кредиторка. Если речь идет о подотчетной кредиторке, которая возникла в сфере трудовых отношений (из-за расходования собственных средств работника при осуществлении командировки или когда в трудовом договоре есть условие об обязательной компенсации расходов за приобретение работником за свои средства товаров), то такую кредиторку должны вернуть работнику все равно при увольнении. То есть такие средства должны быть выплачены работнику, которого увольняют из-за ликвидации, в сроки для выплаты зарплаты за фактически отработанное время, компенсации за неиспользованный отпуск и выходного пособия. Подробно об увольнении работников при ликвидации читайте в «Увольняем работников в связи с ликвидацией юрлица» // «Налоги & бухучет», 2023, № 45 (ср. ).

При этом поскольку подотчетная кредиторка приравнена к зарплате работника, а заработная плата при ликвидации выплачивается в первую очередь, то средства на погашение подотчетной кредиторки обычно находятся. Возможно, из-за отсутствия средств на дату увольнения работника выплату придется немножко подождать. Например, до даты реализации имущества ликвидирующегося предприятия.

Хотя в случае, когда у ликвидирующегося предприятия не хватит средств, а также имущества на выплату даже зарплаты, а следовательно, и подотчетной кредиторки, то, к сожалению, о получении такой кредиторки придется забыть.

Гражданская кредиторка. Если речь идет о кредиторском подотчете, который возник в плоскости гражданско-правовых отношений (то есть срок выплаты компенсации не прописан в коллективном или трудовом договоре), то такую задолженность при ликвидации работник может получить по правилам расчета ликвидирующегося предприятия со своими кредиторами. Подробно о получении гражданско-правовых выплат работникам при ликвидации предприятия читайте в «Расчеты с дебиторами и кредиторами: как это происходит во время ликвидации юрлица?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 45.

Если коротко, то физлицо-кредитор должно заявить требование о погашении задолженности. Чтобы не было проблем, заявить такое требование следует в срок, установленный ликвидационной комиссией. Если это сделать после указанного срока, то физлицо будет стоять в очереди после кредиторов, которые свои требования заявили вовремя.

А дальше все будет зависеть от того, хватит ли у предприятия средств и имущества, чтобы погасить заявленные требования.