Звітуємо про відрядження по-новому

Передусім зазначимо, що нова редакція п. 170.9 ПКУ, яка набирає чинності з 01.04.2023, розділяє документальне підтвердження здійснених у відрядженні витрат та складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі — Звіт). Давайте розглянемо строки та порядок подання підтвердних документів та Звіту, які діятимуть вже незабаром.

Подаємо підтвердні документи

Усі звикли до того, що документи, які підтверджують здійснені у відрядженні витрати, працівники додають до Звіту. Проте з 01.04.2023 подавати Звіт потрібно не завжди (про це розповімо пізніше), а ось підтвердні документи* необхідні у будь-якому випадку. Коли їх подавати?

* Про документи, що підтверджують витрати на відрядження, див. у статті «Немає документів — немає добових» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Нова редакція п.п. 170.9.3 ПКУ пояснює, у які строки здійснюється документальне підтвердження суми фактичних витрат на відрядження у разі безготівкових розрахунків з використанням корпоративних чи особистих платіжних інструментів (наприклад, банківських карток) або їх реквізитів. Так, у цій ситуації

Таким чином, якщо відрядження закінчується, наприклад, 14.04.2023, подати підтвердні документи необхідно до 31 травня 2023 року.

У разі коли при використанні відрядженим платіжних інструментів списання коштів / електронних грошей за понесеними витратами здійснюється пізніше дати завершення відрядження, строк подання підтвердних документів продовжується ще на один календарний місяць. У нашому прикладі — до 30 червня 2023 року. Тобто для підтвердження витрат у відрядженого працівника фактично буде більше 2 місяців.

Нагадаємо: до 1 квітня максимальний строк подання документів (разом зі Звітом) за наявності поважних причин (виявлення розбіжностей між звітними документами) становить 20 банківських днів.

Зверніть увагу! Сказане вище стосується випадків, коли працівник розраховувався у відрядженні у безготівковій формі, використовуючи корпоративні/особисті платіжні інструменти чи їх реквізити. А якщо розрахунки у відрядженні здійснювалися готівкою, отриманою з каси роботодавця або знятою із застосуванням платіжних інструментів?

На жаль, строків подання документів, що підтверджують готівкові витрати, з 1 квітня 2023 року у п. 170.9 ПКУ ви не знайдете. Вочевидь, документи необхідно додати до Звіту та подати одночасно з ним. А в які строки та в яких випадках це потрібно зробити, розповімо далі.

Подаємо Звіт про використання коштів

Порядок подання Звіту встановлено новим п.п. 170.9.4 ПКУ. Причому з 1 квітня цей документ буде потрібний не завжди.

Звіт обов’язковий у випадках:

— наявності оподатковуваного доходу, визначеного згідно з п.п. 170.9.1 ПКУ, з метою розрахунку суми податку;

— використання платником податку готівки понад суму добових (включаючи отриману із застосуванням платіжних інструментів).

Якщо підзвітна особа застосовувала корпоративні чи особисті платіжні інструменти (їх реквізити) для проведення розрахунків у безготівковій формі та/або для отримання готівки в межах суми добових, то за відсутності оподатковуваного доходу з 1 квітня 2023 року Звіт не складається та не подається.

Новинка!

Строк подання Звіту встановлено п.п. 170.9.3 ПКУ. У загальному випадку — до закінчення місяця, наступного за місяцем завершення відрядження. А якщо працівник здійснював розрахунки з використанням платіжних інструментів (їх реквізитів) і списання коштів відбулося після дати закінчення відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.

Таким чином, з 01.04.2023 ПКУ вимагає подавати Звіт лише у разі:

1) виникнення оподатковуваного доходу;

2) готівкових розрахунків, крім випадку, коли використана готівка не перевищила суму належних працівнику добових.

Начебто позитивна зміна? Не поспішаємо радіти!

По-перше, за відсутності Звіту доведеться скласти перелік (опис) підтвердних документів, поданих працівником, із розпискою в їх отриманні бухгалтером. Це допоможе уникнути суперечок про те, які документи, в якій кількості та на яку суму було подано, та й чи були вони взагалі.

По-друге, понесені у відрядженні витрати має затвердити керівник підприємства. Якщо немає Звіту, зробити це доведеться окремим документом — наказом чи розпорядженням.

По-третє, витрати можуть бути затверджені керівником не в повному обсязі, наприклад, через відсутність документального підтвердження. Тоді може виникнути оподатковуваний дохід, отже, працівник зобов’язаний подати Звіт.

Тож чи не простіше складати Звіт у всіх випадках отримання працівниками коштів на відрядження, щоб не плодити масу додаткових документів? Якщо підете цим шляхом, закріпіть у вашому Положенні про службові відрядження обов’язок подавати Звіт незалежно від обставин. Хоча можна зробити виняток. Так, у разі відміни відрядження та повернення працівником усієї суми виданого йому авансу від «порожніх» звітів відмовитися можна безболісно.

Щодо форми Звіту, то її має оновити Мінфін. Поки нової форми немає, використовуватимемо стару, затверджену наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (ср. ).

Повертаємо надміру витрачені кошти

Строки повернення суми надміру витрачених (тобто не підтверджених документально) коштів з 01.04.2023 встановлені лише при здійсненні у відрядженні безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів.

Так, відповідно до п.п. 170.9.3 ПКУ у цих ситуаціях у загальному випадку повернення коштів має здійснюватися до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо ж відряджений використав для проведення розрахунків платіжні інструменти і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.

А ось про готівкові розрахунки законодавець, схоже, забув. Якщо до 1 квітня 2023 року ПКУ встановлює єдиний строк повернення надміру витрачених коштів — до або під час подання Звіту, то після зазначеної дати для готівки такий строк не прописано.

Може, у цьому питанні допоможе Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148 (далі — Положення № 148)? На жаль, ні. У згаданому документі строк, на який видається готівка, закріплений лише для коштів, виданих під звіт.

Нагадаємо: у загальному випадку вони видаються на строк не більше 2 робочих днів, включаючи день їх отримання (п. 19 Положення № 148). Виняток становить закупівля сільгосппродукції (10 робочих днів) та брухту чорних і кольорових металів (30 робочих днів). Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих коштів до закінчення строку відрядження, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і на госппотреби.

А що з готівкою, виданою з каси або отриманою з використанням платіжних інструментів на відрядження? Щодо них у Положенні № 148 є лише посилання на строки, встановлені законодавством. У свою чергу, законодавство, а саме ПКУ, як ми з’ясували вище, з 1 квітня 2023 року їх не встановлюватиме. Можливо, найближчим часом НБУ внесе зміни до Положення № 148. Однак поки що відповіді на поставлене запитання немає. Тішить, що немає й фінансових санкцій за порушення строків повернення невикористаних коштів.

Але! Надміру витрачені кошти можуть бути включені до оподатковуваного доходу працівника. Як випливає з п.п. 170.9.1 ПКУ, обкладатися ПДФО (і ВЗ) має сума, що перевищує документально підтверджені витрати на відрядження, у разі її неповернення протягом строку, встановленого п.п. 170.9.3, тобто до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Отже, щоб уникнути оподаткування, повернути надміру витрачену готівку слід не пізніше закінчення місяця, наступного за місяцем повернення з відрядження.

Тепер ви знаєте, як з 01.04.2023 слід звітувати про використання коштів, виданих на відрядження, та у які строки повертати невитрачені (документально не підтверджені) суми авансу.