Из статьи «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25 вы могли узнать о том, какие требования предъявляет НКУ с 01.04.2023 к подтверждению командировочных расходов, предоставлению Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), и возврату излишне израсходованных сумм. Если командировка началась и завершилась в апреле 2023 года, проблем нет — применяем новые требования. Но как действовать в переходных случаях?
Например, работник вернулся из служебной поездки 30.03.2023. В командировке он осуществлял безналичные расчеты с применением корпоративной платежной карточки. В соответствии с п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ в редакции, действующей до 01.04.2023, предоставить Отчет и вернуть излишне израсходованные денежные средства необходимо в течение 10 банковских дней, т. е. уже в апреле 2023 года. В свою очередь, с 1 апреля 2023 года установлены новые правила и сроки. При этом возникает вопрос: в какие сроки такому работнику нужно отчитаться и вернуть излишне израсходованное?
Или другой случай. Работник направился в служебную поездку 28.03.2023, а вернулся из нее 04.04.2023. Нужно ли ему предоставлять подтверждающие документы, которые были обязательны до 01.04.2023, но перестали быть таковыми после указанной даты (например, посадочный талон к электронному билету)?
К сожалению, переходных положений законодатели не предусмотрели. Нет пока и каких-либо разъяснений налоговиков по этому поводу. Поэтому изложим свое мнение.
Как указано в ст. 58 Конституции Украины,
законы и другие нормативно-правовые акты не имеют обратного действия во времени, кроме случаев, когда они смягчают или отменяют ответственность лица
Никто не может отвечать за деяния, которые на момент их совершения не признавались законом как правонарушение.
Но что же является «точкой отсчета» для новых командировочных правил: дата направления в командировку, возвращения из нее, предоставления Отчета и/или подтверждающих документов?
На наш взгляд, таковой следует считать дату возвращения работника из служебной поездки к месту постоянной работы. Ведь именно к этой дате в п. 170.9 НКУ привязаны сроки предоставления подтверждающих документов и Отчета, а также возврата излишне израсходованных денежных средств.
То есть в случае когда работник вернулся из командировки после 01.04.2023, к срокам и порядку документального подтверждения, предоставления Отчета, возврата средств применяем новые правила. А вот если работник вернулся из командировки до указанной даты (в нашем первом примере — 30 марта 2023 года), безопаснее соблюдать старые сроки и правила предоставления Отчета и возврата средств.
Такой же подход, на наш взгляд, должен применяться и к переходящим командировкам, начавшимся до 1 апреля 2023 года и завершившимся после этой даты. Но, как мы упоминали выше, мнение налоговиков по этому вопросу неизвестно. И не факт, что оно совпадет с нашим. Поэтому, если речь идет о дополнительных подтверждающих документах, которые с 01.04.2023 не названы в НКУ как обязательные (например, о посадочном талоне к электронному билету), безопаснее их иметь, если не хотите вступать в споры с фискалами.
Выводы
- Новые сроки предоставления подтверждающих документов и Отчета об использовании средств, выданных на командировку, а также возврата неиспользованных сумм применяются к командировкам, которые заканчиваются после 01.04.2023.
- Если работник вернулся из командировки до 01.04.2023, соблюдайте старые сроки и правила предоставления Отчета и возврата средств.
