Сумма суточных при командировках в пределах Украины определяется согласно приказу и соответствующим первичным документам. О каких документах речь?
С 1 апреля 2023 года к подтверждающим документам НКУ относит:
— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);
— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;
— страховые полисы;
— документы (выписки и/или ведомости по счету), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
— документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;
— другие документы, подтверждающие стоимость расходов.
Допустим, ни одного из перечисленных документов работник не предоставил, поскольку не нес никаких расходов в командировке. Можно ли выплатить необлагаемые суточные на основании одного только приказа? С 01.04.2023 ответ на этот вопрос однозначный — нет. Дело в том, что согласно новому абзацу третьему п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ
фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке
Среди таких документальных доказательств названы отметки пограничных служб (для зарубежных поездок), проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке.
Значит, необходимо, чтобы работник предоставил хотя бы какие-то документы, подтверждающие факт его нахождения в населенном пункте, в который он был направлен в командировку. Здесь придется проявить креативность. Безусловно, наилучшим вариантом будут документы, которые позволяют четко связать работника с местом командировки.
Для водителя, который на грузовом автомобиле перевозит товар в другой город, отличным подтверждением является ТТН. Ведь в ней указаны и автомобиль, и водитель, и населенный пункт. Есть данные о приемке-передаче груза, в частности, стоят подписи и Ф. И. О. уполномоченных лиц отправителя и получателя товара.
Директор поехал на переговоры на служебном легковом автомобиле? Путевой лист не сможет подтвердить пребывание руководителя в командировке, поскольку на нем нет никаких отметок принимающей стороны. Но если директор привез договор, подписанный собственноручно и датированный правильной датой, кто усомнится в том, что встреча состоялась? Не смогли договориться? Тогда неплохо иметь подписанный протокол о намерениях продолжить переговоры и заключить договор. Кстати, такие документы прекрасно подтвердят и хозяйственную направленность служебной поездки.
Напомним:
командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хоздеятельностью его работодателя
К таким документам относятся:
— приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя;
— заключенные договоры/контракты;
— другие документы, свидетельствующие о желании установить гражданско-правовые отношения;
— документы, подтверждающие участие командированного в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя командированного.
Какие документы из этого списка, кроме договора и протокола о намерениях, о которых мы уже упомянули, могут подтвердить пребывание работника в командировке? Приглашения принимающей стороны явно недостаточно. Ведь не факт, что предприятие на это приглашение откликнулось. А вот документы, подтверждающие участие командированного в переговорах, конференциях, симпозиумах и т. п., вполне подойдут.
Например, руководитель предприятия, которое является акционером (участником) другого субъекта хозяйствования, направляется в командировку для участия в общем собрании акционеров (участников). Протокол собрания (или его копия, заверенная принимающей стороной), в котором упомянут руководитель командирующего предприятия, подтвердит, что командировка состоялась.
Чеки РРО о приобретении продуктов питания или ГСМ для автомобиля по пути следования — не лучший вариант подтверждения факта пребывания работника в командировке. Ведь они не свидетельствуют о том, что работник доехал до места командировки.
А если есть чеки РРО из кафе непосредственно в населенном пункте командирования? Понятно, что возместить такие расходы без налогообложения нельзя, но ведь они говорят о том, что работник в место назначения все-таки попал. Хотя есть опасения, что налоговикам такие чеки тоже могут не понравиться, поскольку в них нет персонификации.
Наконец, можно возродить практику применения командировочных удостоверений. Отметка принимающей стороны подтвердит, что работник фактически был в командировке.
Таким образом, законодатель в очередной раз не дает бухгалтерам заскучать. Без творческого подхода в нашей профессии не обойтись. Так что будем проявлять креативность!
Выводы
- Для выплаты суточных без налогообложения, кроме приказа, необходимы документальные доказательства фактического пребывания работника в командировке.
- Факт пребывания руководителя в командировке может подтвердить подписанный им договор или протокол о намерениях.
- Для водителя подтверждением его пребывания в командировке может быть ТТН.