Темы статей
Выбрать темы

Нет документов — нет суточных

Вороная Наталья, эксперт по кадровым и налоговым вопросам
Работник по возвращении из командировки по Украине не смог предоставить никаких подтверждающих документов. Так бывает. До места командировки и обратно подвез друг, переночевал у родственников или вернулся к месту постоянной работы в тот же день… Можно ли с 01.04.2023 в этих случаях выплатить работнику суточные? Давайте разберемся.

Сумма суточных при командировках в пределах Украины определяется согласно приказу и соответствующим первичным документам. О каких документах речь?

С 1 апреля 2023 года к подтверждающим документам НКУ относит:

— транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);

— документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица;

— страховые полисы;

— документы (выписки и/или ведомости по счету), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;

— документы, подтверждающие выполнение операций с использованием платежных инструментов;

— другие документы, подтверждающие стоимость расходов.

Допустим, ни одного из перечисленных документов работник не предоставил, поскольку не нес никаких расходов в командировке. Можно ли выплатить необлагаемые суточные на основании одного только приказа? С 01.04.2023 ответ на этот вопрос однозначный — нет. Дело в том, что согласно новому абзацу третьему п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ

фактическое количество дней командировки определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания лица в командировке

Среди таких документальных доказательств названы отметки пограничных служб (для зарубежных поездок), проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке.

Значит, необходимо, чтобы работник предоставил хотя бы какие-то документы, подтверждающие факт его нахождения в населенном пункте, в который он был направлен в командировку. Здесь придется проявить креативность. Безусловно, наилучшим вариантом будут документы, которые позволяют четко связать работника с местом командировки.

Для водителя, который на грузовом автомобиле перевозит товар в другой город, отличным подтверждением является ТТН. Ведь в ней указаны и автомобиль, и водитель, и населенный пункт. Есть данные о приемке-передаче груза, в частности, стоят подписи и Ф. И. О. уполномоченных лиц отправителя и получателя товара.

Директор поехал на переговоры на служебном легковом автомобиле? Путевой лист не сможет подтвердить пребывание руководителя в командировке, поскольку на нем нет никаких отметок принимающей стороны. Но если директор привез договор, подписанный собственноручно и датированный правильной датой, кто усомнится в том, что встреча состоялась? Не смогли договориться? Тогда неплохо иметь подписанный протокол о намерениях продолжить переговоры и заключить договор. Кстати, такие документы прекрасно подтвердят и хозяйственную направленность служебной поездки.

Напомним:

командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход работника при наличии документов, подтверждающих связь командировки с хоздеятельностью его работодателя

К таким документам относятся:

— приглашения принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя;

— заключенные договоры/контракты;

— другие документы, свидетельствующие о желании установить гражданско-правовые отношения;

— документы, подтверждающие участие командированного в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, которые проводятся по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя командированного.

Какие документы из этого списка, кроме договора и протокола о намерениях, о которых мы уже упомянули, могут подтвердить пребывание работника в командировке? Приглашения принимающей стороны явно недостаточно. Ведь не факт, что предприятие на это приглашение откликнулось. А вот документы, подтверждающие участие командированного в переговорах, конференциях, симпозиумах и т. п., вполне подойдут.

Например, руководитель предприятия, которое является акционером (участником) другого субъекта хозяйствования, направляется в командировку для участия в общем собрании акционеров (участников). Протокол собрания (или его копия, заверенная принимающей стороной), в котором упомянут руководитель командирующего предприятия, подтвердит, что командировка состоялась.

Чеки РРО о приобретении продуктов питания или ГСМ для автомобиля по пути следования — не лучший вариант подтверждения факта пребывания работника в командировке. Ведь они не свидетельствуют о том, что работник доехал до места командировки.

А если есть чеки РРО из кафе непосредственно в населенном пункте командирования? Понятно, что возместить такие расходы без налогообложения нельзя, но ведь они говорят о том, что работник в место назначения все-таки попал. Хотя есть опасения, что налоговикам такие чеки тоже могут не понравиться, поскольку в них нет персонификации.

Наконец, можно возродить практику применения командировочных удостоверений. Отметка принимающей стороны подтвердит, что работник фактически был в командировке.

Таким образом, законодатель в очередной раз не дает бухгалтерам заскучать. Без творческого подхода в нашей профессии не обойтись. Так что будем проявлять креативность!

Выводы

  • Для выплаты суточных без налогообложения, кроме приказа, необходимы документальные доказательства фактического пребывания работника в командировке.
  • Факт пребывания руководителя в командировке может подтвердить подписанный им договор или протокол о намерениях.
  • Для водителя подтверждением его пребывания в командировке может быть ТТН.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше