Суточные для загранкомандировок

Сразу скажем, что изменения в п. 170.9 НКУ, вступающие в силу с 01.04.2023, размер суточных не затронули. По-прежнему их необлагаемая сумма составляет за каждый календарный день:

— внутриукраинской командировки — 0,1 минзарплаты на 1 января отчетного (налогового) года (в 2023 году — 670 грн);

— загранкомандировки — 80 евро по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день.

И первый вопрос, возникающий при направлении работника в зарубежную командировку: с какого дня следует выплачивать заграничные суточные? Ведь довольно часто дата отъезда с места постоянной работы и дата пересечения командированным границы Украины не совпадают. Поговорим об этом.

Суточные внутриукраинские или заграничные

Подпункт «а» п.п. 170.9.1 НКУ устанавливает предельные необлагаемые нормы заграничных суточных на каждый день командировки, а не на каждый день пребывания работника за рубежом. То есть отсутствует привязка к дате пересечения командированным лицом границы Украины.

В связи с этим логично предположить, что хозрасчетное предприятие может самостоятельно выбирать, какие именно суточные (внутриукраинские или заграничные) выплачивать работнику за период его нахождения в Украине при загранкомандировке. Главное — зафиксировать свое решение в Положении о служебных командировках.

Однако налоговики в консультации из БЗ 103.17 требуют при определении размера суточных опираться на нормы п.п. 16.2 разд. ІІІ «бюджетной» Инструкции № 59*.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

В свою очередь, упомянутая норма устанавливает следующие правила:

— если командированный работник по дороге в иностранное государство (либо возвращаясь из него) пересаживается на другое транспортное средство или останавливается в гостинице (другом жилом помещении) на территории Украины — суточные за период проезда по территории Украины возмещают по нормам, установленным для внутриукраинских командировок. При этом суточные со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из гостиницы) на территории Украины во время следования в загранкомандировку и до первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице) на территории Украины при возвращении из загранкомандировки (включительно) возмещают по заграничным нормам;

— если день выбытия в командировку или день прибытия командированного работника к месту постоянной работы совпадает с днем последней/первой пересадки (последней/первой остановки в гостинице) на территории Украины — суточные за соответствующий день выбытия или прибытия возмещают по нормам, установленным для командировок за границу;

— если пересадки на другое транспортное средство (остановки в гостинице) на территории Украины во время следования в командировку за границу или из нее не было — суточные возмещают по заграничным нормам за каждый день командировки, включая день выбытия и прибытия.

В то же время напомним:

А вот для хозрасчетных предприятий эти нормы Инструкции будут обязательны только в том случае, если они продублированы во внутреннем Положении о служебных командировках. Поэтому считаем, что требования налоговиков безосновательны.

Устанавливаем размер суточных

Для работников предприятий небюджетной сферы действующее законодательство не определяет ни минимального, ни максимального размера суточных для заграничных командировок.

Использовать в качестве минимальной можно сумму суточных, установленную для бюджетников. Однако это не обязательно (см. письмо Минэкономики от 27.01.2022 № 4711-06/4121-01). Но важно, чтобы размер суточных позволял компенсировать работнику те личные расходы, которые он несет в связи с пребыванием вне своего местожительства, в первую очередь расходы на питание.

Что касается максимального размера суточных, то здесь все зависит от щедрости работодателя. При этом если установленный размер превысит необлагаемый предел (подробно о нем см. ниже), сумму превышения придется обложить НДФЛ и ВС.

Таким документом может быть Положение о служебных командировках или отдельный приказ руководителя об установлении суммы суточных.

Заметим, что предприятие имеет право дифференцировать размер суточных в зависимости от:

— страны (населенного пункта), в который командируют работника;

— периода, на который приходится командировка (курортный сезон или нет), — если осуществляются поездки в населенные пункты курортной зоны;

— включения стоимости питания в гостиничный счет / проездной документ или обеспечения работника питанием за счет принимающей стороны.

А вот устанавливать суточные в зависимости от занимаемой должности работника не стоит, поскольку такой подход будет дискриминационным.

Если во внутреннем документе предприятия нет специальных оговорок, уменьшающих сумму суточных в зависимости от условий командировки, то суточные выплачивают в полном размере. Соглашались с этим и налоговики (см. письмо ГНСУ от 31.03.2012 № 5742/6/15-1415).

В какой валюте можно установить суточные? Законодательство не содержит ограничений в этом вопросе. Это может быть как иностранная валюта (например, евро или доллар США), так и гривня. Но независимо от валюты помните о максимальном необлагаемом пределе. Поговорим о нем подробнее.

Необлагаемая сумма суточных

Максимальный необлагаемый предел суточных для командировок за границу составляет 80 евро за каждый календарный день командировки по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый такой день (п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ). Все, что выше, должно облагаться НДФЛ и ВС.

Более того, даже если установить сумму загрансуточных в сумме 80 евро, предприятие из-за разницы в курсах может столкнуться с необходимостью облагать часть суточных. Как такое возможно?

Здесь нужно вспомнить порядок отражения валютных операций в бухучете. В соответствии с п. 6 НП(С)БУ 21 «Влияние изменений валютных курсов»

В свою очередь, предельный необлагаемый размер суточных согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ определяется по официальному обменному курсу гривни к евро, установленному НБУ, в расчете за каждый календарный день командировки.

Таким образом, если предельный необлагаемый размер суточных, определенный на конкретный день загранкомандировки, окажется меньше суммы суточных за этот день по курсу на дату аванса, возникнет доход, облагаемый НДФЛ и ВС. Рассмотрим, как это работает, на примере.

Расчеты приведем в таблице ниже.

Расчет налогооблагаемого размера суточных

Итак, необлагаемая сумма суточных, рассчитанная согласно п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ на 10.04.2023 (3140,65 грн), оказалась меньше зафиксированной в бухучете суммы суточных, выданных в пределах аванса (3158 грн). Это означает, что у работницы возник доход в размере 17,35 грн (3158 грн - 3140,65 грн), который следует обложить НДФЛ и ВС.

Чтобы избежать появления налогооблагаемого дохода, целесообразно устанавливать заграничные суточные меньше 80 евро (или эквивалента этой суммы в другой валюте) в день.

Внимание! Ежедневный расчет, приведенный в таблице выше, понадобится исключительно для целей определения суммы налогооблагаемого дохода физлица. Причем делать его имеет смысл, только если суточные установлены:

— в размере, который равен или превышает 80 евро (либо эквивалент этой суммы в другой валюте);

— в размере, близком к предельной необлагаемой сумме в 80 евро, если курс НБУ в периоде командировки имел значительные колебания по сравнению с курсом, по которому суточные отражены в бухучете.

В других случаях никаких ежедневных перерасчетов делать не нужно.

Авансируем суточные

Суточные выдают работнику до начала командировки. Как определить, сколько денежных средств включить в общую сумму аванса в качестве суточных?

Если суточные установлены предприятием в той же валюте, в которой будет выдан аванс, тогда просто их сумму умножаем на планируемое количество дней командировки.

Но так бывает не всегда.

Как это сделать?

Суточные в гривне, аванс в валюте. В этом случае работодателю следует норму суточных в гривне разделить на установленный НБУ курс гривни к валюте аванса и результат умножить на планируемое количество дней командировки.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, определяют так:

3000 грн : 39,2728 грн/€ х 4 дн. = €305,55.

Суточные в валюте, аванс в гривне. Для определения суммы суточных, которые необходимо выдать работнику в аванс, норму суточных умножаем на официальный курс НБУ гривни к валюте, в которой установлены суточные. После этого полученное значение умножаем на количество дней командировки, определенное приказом.

Сумму суточных, подлежащую выплате в составе аванса, рассчитываем так:

€75 х 39,2728 грн/€ х 5 дн. = 14727,30 грн.

Суточные в одной инвалюте, аванс в другой. В этой ситуации, прежде всего, на дату выплаты аванса нужно определить кросс-курс валют. Для этого официальный курс НБУ гривни к валюте, в которой установлен размер суточных, делим на курс НБУ гривни к валюте, в которой выдается аванс. Затем норму суточных расходов умножаем на предварительно рассчитанный кросс-курс и на планируемое количество дней пребывания в командировке.

Определяем кросс-курс евро к доллару:

36,5686 грн/$ : 39,2728 грн/€ = 0,9311 €/$.

Сумма загрансуточных, подлежащая выплате в составе аванса, равна:

$70 х 0,9311 €/$ х 6 дн. = €391,06.

Важно! Такой пересчет суточных осуществляют исключительно для определения суммы аванса, которую следует выдать работнику.

О том, как отчитываться после 01.04.2023, см. в статье «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

А сейчас поговорим о том, как документально подтвердить количество дней пребывания в загранкомандировке, чтобы определить общую сумму суточных.

Документальное подтверждение суточных

Фактическое количество дней пребывания работника в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств. Такими документальными доказательствами могут быть отметки пограничных служб о пересечении границы, проездные документы, счета на проживание и/или любые другие документы, подтверждающие фактическое пребывание лица в командировке. Об этом с 01.04.2023 говорит новый абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ (ср. ).

При этом общую сумму суточных для загранкомандировок определяют, как и раньше:

— в случае командировки в страны, въезд граждан Украины на территорию которых не требует наличия визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам;

— при командировке в страны, въезд граждан Украины на территорию которых осуществляется при наличии визы (разрешения на въезд), — согласно приказу о командировке при наличии документальных доказательств пребывания лица в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание лица в командировке).

Что касается отметок пограничных служб о пересечении границы в загранпаспорте командированного, то они не обязательны даже при служебных поездках в «визовые» страны. Но если отсутствуют другие документы, подтверждающие факт пребывания работника за границей (транспортные билеты, счета гостиниц и т. д.), то такие отметки будут очень кстати.

Если отметки проставлялись, то по возвращении из командировки работник должен подать в бухгалтерию ксерокопии страниц паспорта (или заменяющего его документа) с фамилией и отметками о пересечении границы. Эти копии заверяет отдел кадров или главный бухгалтер предприятия.

Кроме того, в случае отсутствия у работника первичных документов, которые подтверждают факт пребывания в загранкомандировке, п. 17 разд. ІІІ Инструкции № 59 разрешает предоставлять справку Главного центра обработки специальной информации Госпогранслужбы Украины. В ней должны быть указаны пункт пропуска, дата и время пересечения границы командированным работником, серия, номер, тип и название паспортного документа. Полагаем, подойдет такая справка и хозрасчетным предприятиям.

Учтите: при отсутствии подтверждающих документов суточные включаются в налогооблагаемый доход командированного.

Определяем общую сумму суточных

После возвращения работника из командировки необходимо окончательно рассчитать общую сумму суточных. Для это следует:

1) установить количество дней командировки (см. выше);

2) умножив установленный на предприятии размер суточных на количество дней командировки, определить общую сумму суточных;

3) отразить суточные в учете.

Основной вопрос, возникающий при окончательном определении суммы суточных, состоит в применении валютных курсов для их отражения в учете. Давайте разложим все по полочкам.

Суточные установлены и выданы в гривне. Вам повезло, если суточные установлены и выданы в национальной валюте Украины. В этом случае никаких пересчетов суммы суточных осуществлять не придется. Умножаем количество дней командировки на норму суточных в гривне и отражаем эту сумму в учете (Дт 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 372).

Суточные в гривне, выдача в валюте. Здесь имеет место валютная операция, а значит, применяем НП(С)БУ 21. Согласно п. 6 этого стандарта для отражения расходов в пределах выданного валютного аванса сумму в инвалюте пересчитывают в гривню по курсу НБУ, установленному на дату аванса.

Обратите внимание: для пересчета гривневых суточных в валюту аванса в день их выдачи применяется тот же курс НБУ — на дату выдачи аванса (см. пример 2 выше). Поэтому фактически в расходы в качестве суточных должна попасть сумма, равная установленной норме суточных в гривне, умноженной на количество дней командировки. Таким образом вы можете проверить правильность своих расчетов.

Суточные установлены и выданы в инвалюте. Здесь также работает п. 6 НП(С)БУ 21. То есть сумму суточных в пределах выданного аванса пересчитываем по курсу НБУ на дату выдачи аванса.

А если аванса не хватило или он вообще не выдавался? Неавансированную часть суточных пересчитываем по курсу НБУ на дату осуществления операции (п. 5 НП(С)БУ 21), т. е. на дату признания расходов в учете. Раньше такой датой считали дату утверждения Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет. Однако, как вы могли узнать из статьи «Отчитываемся о командировках по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25, с 01.04.2023 Отчет нужен не всегда. И как же быть? Отсутствие Отчета не означает, что расходы командированного не должны утверждаться руководителем предприятия. Поэтому считаем, что для пересчета неавансированной суммы валютных суточных нужно применять курс НБУ на дату утверждения расходов по командировке.

Суточные в валюте, выдача в гривне. Если аванс выдали наличной гривней или перечислили гривню на личный счет работника, то в момент такой выдачи/перечисления валютной операции нет. Значит, не применяется и «валютный» НП(С)БУ 21.

Только на дату утверждения расходов по командировке появятся основания отразить в учете валютную операцию, ведь сумма суточных установлена в иностранной валюте. Поэтому и пересчитать суточные в гривню нужно по курсу НБУ на эту дату (п. 5 НП(С)БУ 21).

А вот если в командировке работник применяет корпоративные платежные инструменты (корпоративную платежную карточку), ситуация иная.

Передача корпоративной платежной карточки (далее — КПК) командированному еще не означает передачу ему денежных средств. Деньги на счете предприятия являются собственностью такого предприятия.

Обычно свои суточные работники снимают с применением КПК наличными в банкомате за рубежом. Именно в этот момент происходит выдача аванса. При этом аванс фактически выдается не в гривне, а в инвалюте! В свою очередь, в случае выдачи аванса в иностранной валюте расходы признают на дату их утверждения, но по курсу НБУ на дату аванса (п. 6 НП(С)БУ 21). Таким образом, сумму суточных, установленных в иностранной валюте, пересчитывают по курсу НБУ на день снятия командированным наличных в банкомате за рубежом с помощью КПК.

Если же работник не снимал свои суточные со счета предприятия (например, использовал за рубежом собственные валютные средства), пересчет суточных в гривню осуществляем на день утверждения командировочных расходов.

Надеемся, теперь с определением суммы суточных при загранкомандировках проблем у вас не будет.