Темы статей
Выбрать темы

Возврат в командировке билета на отмененный рейс

Децюра Сергей, налоговый эксперт
Работника отправили в заграничную командировку. Для этого он приобрел за рубежом авиабилет. За билет оплата была осуществлена один раз с гривневой корпоративной платежной карты, а другой — с личной гривневой карты работника. Из-за погодных условий авиарейс был отменен. Поэтому работнику пришлось путешествовать другим видом транспорта. Перед тем, как ехать дальше, он подал заявку на возврат средств. Такую заявку согласовали. Но средства могут вернуть уже после того, как закончится командировка работника. Как ему отчитаться в этом случае?

Отмена рейса

В жизни нередко бывает так, что по разным причинам авиакомпании отменяют свои рейсы. При этом они могут дать физлицу на выбор несколько вариантов решения проблемы с отменой рейса:

1) заменить билет на рейс, который отменен, билетом на другой рейс, который будет осуществлен позже;

2) предоставить возможность за их счет осуществить путешествие в нужную точку назначения с помощью транспортных средств, сравнимых с теми, которые с самого начала предназначались для перевозки;

3) получить возмещение стоимости билета.

Из вопроса следует, что работник предприятия выбрал именно последний вариант — получить назад средства за отмененный рейс. Методика возврата средств за отмененный рейс у разных авиакомпаний разная. Если работник сделал все правильно, то средства рано или поздно должны вернуть назад.

Будет это полная стоимость билета или немножко урезанная, зависит от политики авиаперевозчика. Но о том, какая сумма будет возвращаться, физлицо будет знать сразу после того, как подаст документы на возврат средств за билет.

При этом средства за отмененный рейс наверняка будут возвращать на тот счет, с которого была осуществленная оплата. То есть если оплатили за билет с корпоративной платежной карты (КПК), то средства вернут на счет, к которому подвязана корпоративная карта. В то же время если работник в командировке использовал личную карту, то средства вернут на счет, открытый к личной карте.

Следует ли отчитываться?

Основы. Чтобы понять, следует ли подотчетному лицу, которое оплатило с корпоративной или с личной карты средства за отмененный рейс, отражать информацию о такой операции в авансовом отчете, стоит помнить одну истину:

если работник получил средства под отчет, он должен* отчитаться за их использование

* Напоминаем, что с 01.04.2023 изменяются правила подачи отчета: подавать его можно не всегда (подробнее см. «Отчитываемся о командировке по-новому» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).

Использование КПК. Когда речь идет об использовании в командировке КПК, то ни факт зачисления на нее средств, ни сам факт выдачи КПК работнику еще не означают выдачу ему денег (аванса) под отчет.

Выданными под отчет средства становятся, только когда работник начинает осуществлять операции с использованием КПК, то есть при снятии работником наличности в банкомате или при проведении безналичных расчетов с применением КПК.

Кроме того, именно на эту дату (дату использования гривневой КПК с возможностью конвертации) фактически состоится приобретение валюты для предприятия уполномоченным банком по коммерческому курсу и покупка за них билета. Поэтому именно на дату таких операций нужно смотреть курс НБУ и применять его для пересчета иностранной валюты в гривню.

К сведению! В случае использования гривневой КПК расходы на командировку признают на дату утверждения авансового отчета, однако по курсам НБУ, которые действовали на даты авансирования работника — дни снятия наличности в банкомате или проведения работником расчетов с использованием КПК. Причем даже в тех случаях, когда снятие наличности / осуществления расчетов с использованием КПК осуществляется в один день, а приобретение валюты банком и списание средств с карточного счета — в другой.

Учитывая это, можно говорить, что в тот момент, когда работник приобрел с помощью КПК билет на рейс, который впоследствии был отменен, он получил средства под отчет. Причем не в гривне, а в инвалюте. А следовательно, работник должен отчитаться об использовании таких средств. То есть он должен отразить в авансовом отчете использование средств на приобретение билета на отмененный рейс. А поскольку, в нашем случае, он билетом не воспользовался, то получается, что нужно отразить дальнейшую судьбу такого билета. Ведь сам факт покупки билета и его возврат перевозчику просто делает работника должным предприятию стоимость такого билета.

Личная карта. Что касается приобретения билета с помощью личной карты, то в этом случае датой выдачи средств под отчет будет дата зачисления денежных средств на командировку на лицевой счет работника. Следовательно, вся сумма, перечисленная на личную карту работника, независимо от того, когда будет приобретен билет, является выданной под отчет. А потому работник после завершения командировки должен отчитаться (подать Отчет об использованных средствах) обо всей перечисленной на счет, открытый к личной карте, сумме.

При этом в случае использования в заграничной командировке личной гривневой карты, расходы на командировку признают на дату утверждения авансового отчета. Подробно об этом в «Заграничная командировка и аванс в гривне на личную карту работника» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25.

Что показывать в учете

Средства до подачи отчетности за командировку. Если работник (как в нашем случае) использовал КПК или личную карту для приобретения авиабилета, а рейс, на который был приобретен билет, был отменен, то в авансовом отчете командированный должен показать, что он приобрел билет и вернул его из-за отмены рейса.

При этом, если перевозчик вернул всю сумму, израсходованную работником на приобретение авиабилета, до подачи отчета о командировке на:

счет, к которому привязана КПК (оплата за билет была осуществлена с гривневой КПК), то в этом случае работник должен показать в авансовом отчете, что он израсходовал средства на приобретение билета (Дт 372 — Кт 333 и Дт 313/2 — Кт 313/1), а потом их же вернул на КПК (Дт 313/1 — Кт 372).

Заполнив так авансовый отчет, работник не должен возвращать предприятию отдельно никаких средств за приобретенный билет. Ведь они и так оказались на счете предприятия после возврата средств перевозчиком;

личный счет работника (в случае, когда оплата была осуществлена с гривневой личной карты работника), то работник должен в авансовом отчете показать, что он должен предприятию за приобретенный билет на рейс, который был отменен (Дт 372 — Кт 311). Кроме того, он будет обязан вернуть средства, израсходованные на приобретение такого билета, после подачи отчетности за командировку (Дт 311 — Кт 372). Возвращать на предприятие средства, полученные от перевозчика, следует в общие сроки возврата излишне израсходованных средств в командировке.

К сведению! Иногда по правилам перевозчика в случае возврата билета с клиента может взиматься определенная плата (разные сборы, которые не возмещаются по правилам авиакомпании). Так вот, когда работник получит назад не всю сумму средств, израсходованную на приобретение такого билета, то

разницу между стоимостью билета и полученной суммой от возврата, на наш взгляд, работник возмещать предприятию не должен

Она должна быть списана на расходы как непредсказуемые расходы, которые вызваны пребыванием в командировке.

О том, что работник такие суммы возвращать не должен, говорят и п. 12 разд. II, и п. 11 разд. III Инструкции № 59*. Там речь идет о том, что расходы, понесенные в связи с возвратом командированным работником билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть возмещены с разрешения руководителя, только если на то были уважительные причины (отмена рейса, продление срока командировки и т. п.), при наличии документа, удостоверяющего стоимость этих расходов.

* Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 № 59.

Средства после подачи отчетности за командировку. Другое дело, когда до предоставления отчета о командировке перевозчик так и не повернул средства за отмененный рейс (так бывает достаточно часто). В этом случае работник, как и в случае возврата средств перевозчиком до подачи отчетности за командировку, должен подать авансовый отчет и показать, что он приобрел билет на отмененный рейс и вернул его.

При этом если средства перевозчик будет возвращать на:

счет, к которому привязана КПК (ведь за билет оплачено с КПК), то, на наш взгляд, в авансовом отчете работник предприятия должен показать, что должным за билет на отмененный рейс является не работник, а перевозчик. То есть

после подачи авансового отчета задолженность подотчетного лица перед предприятием должна трансформироваться в задолженность перевозчика перед предприятием (Дт 372 — Кт 333 и Дт 377 — Кт 372)

Если перевозчик нерезидент и задолженность будет отражена в иностранной валюте, то такая задолженность является монетарной, а потому в ее отношении следует рассчитывать курсовые разницы (на дату баланса и на дату операции);

личный счет работника (за билет командированный оплатил личной картой), то работник должен в авансовом отчете показать, что он должен предприятию за приобретенный билет на рейс, который был отменен (Дт 372 — Кт 311). Кроме того, он будет обязан вернуть средства, израсходованные на приобретение такого билета, после подачи отчетности за командировку (Дт 311 — Кт 372). Возвращать предприятию средства, которые должны быть получены от перевозчика, следует в общие сроки возврата излишне израсходованных средств в командировке.

При этом поскольку на дату утверждения авансового отчета задолженность работника перед предприятием становится гривневой, то курсовые разницы на нее начислять не следует.

К сведению! Если перевозчик возвращает не всю сумму за билет, то та часть, которая не будет возвращена перевозчиком, не должна возмещаться работником предприятию. Ее следует просто отнести на расходы, которые касаются командировки.

Также стоит помнить, что когда за билет платили с личной карты работника, а средства перевозчик вернет позже, чем работник отчитается за командировку (возможно, и через несколько месяцев), то иго возврата средств предприятию за билет до получения средств от перевозчика будет ложиться на работника. Поэтому, чтобы работник без проблем мог вернуть стоимость билета, советуем выдать ему до момента возврата стоимости билета возвратную финпомощь. Сумма такой помощи может быть равна размеру израсходованных работником средств на приобретение билета за минусом стоимости билета, которая не подлежит возврату. О том, как предоставить такую возвратную помощь, см. «Налоги & бухучет», 2023, № 21 (ср. ).

После того как перевозчик вернет средства работнику на его личную карту, работник просто вернет возвратную финпомощь.

Документируем возврат

Чтобы не было проблем с подачей отчетности, работник должен предоставить предприятию вместе с авансовым отчетом документы, которые подтверждают возврат билета и взыскание платы за возврат. Поскольку обычно на сегодня покупают электронные билеты, то поговорим о том, как подтвердить тот факт, что они были возвращены.

Так, в случае возврата электронного проездного/перевозочного документа :

на поезд к отчету следует приложить распечатанный на бумажном носителе документ на возврат;

на автобус — распечатанные на бумажном носителе документы на возврат или письмо (акт, справку) о возврате билета, составленный компанией-продавцом, в котором указываются сумма средств, которые подлежат возврату, комиссионные и/или другие сборы, связанные с его возвратом;

на самолетписьмо (акт, справку) о возврате авиабилета, составленное компанией-продавцом, в котором указываются фамилия и инициалы командированного работника, стоимость перелета, сумма средств, которые возвращаются, комиссионные и/или другие сборы, связанные с возвратом билета, а также распечатка авиабилета, заверенная главным бухгалтером предприятия или уполномоченным на это лицом.

Сумму, которую перевозчик не возвращает при возврате билета, после подачи авансового отчета предприятие должно отнести в состав расходов, куда оно относит расходы на командировку, в которой был приобретен билет на отмененный впоследствии рейс (Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 372).

Пример. Работник предприятия находился в заграничной командировке с 20.03.2023 по 23.03.2023. На гривневую КПК 16.03.2023 перечислены денежные средства в сумме 20000 грн.

21.03.2023 работник оплатил с КПК $200 за билет на авиарейс. Курс НБУ — 36,5686 грн/$, коммерческий курс — 36,7 грн/$.

Рейс, на который был приобретен билет, был отменен. Перевозчик возвращает всю сумму средств за билет на счет, к которому привязана КПК. Когда это произойдет, не известно.

Учет возврата билета

п/п

Содержание хозяйственной операции

Корреспонденция счетов

Сумма,

$/грн

Дт

Кт

1

Перечислены средства на картсчет

313/1

311

20000

2

Израсходованы средства на оплату за авиабилет (курс НБУ на 21.03.2023 — 36,5686 грн/$)

372

333

$200

7313,72

3

Заблокированы средства банком для приобретения валюты

313/2

313/1

7500

4

Списаны средства для приобретения валюты 21.03.2023

($200 х 36,7 грн/$)

333

313/2

7340,00

5

Отражена разница между коммерческим курсом и курсом НБУ на дату приобретения валюты ($200 х (36,7 грн/$ - 36,5686 грн/$))

942

333

26,28

6

Отражена комиссия банка за приобретение валюты

92

313/2

100

7

Разблокирован остаток гривень на счете

313/1

313/2

60

8

Отражена задолженность перевозчика в сумме стоимости возвращенного билета из-за отмены рейса на основе поданного работником авансового отчета

377

372

$200

7313,72

Выводы

  • Если работник приобрел билет на рейс, который был отменен, то о факте такого приобретения и возврата билета следует отчитаться путем подачи авансового отчета.
  • Если средства за возвращенный билет будет возвращать перевозчик на счет, к которому привязана КПК (поскольку билет приобрели с помощью КПК), то задолженность подотчетного лица за приобретенный билет следует трансформировать в задолженность перевозчика перед предприятием.
  • В случае, когда средства за возвращенный билет будет возвращать перевозчик на личную карту работника (билет приобрели с личной карты работника), то после подачи авансового отчета физлицо должно вернуть средства, израсходованные на приобретение возвращенного билета, в обычные сроки, не ожидая средств от перевозчика. Израсходованные средства работнику возместит перевозчик путем возврата средств за билет.
App
Скачайте наше мобильное приложение Factor

© Factor.Media, 1995 -
Все права защищены

Использование материалов без согласования с редакцией запрещено

Ознакомиться с договором-офертой

Присоединяйтесь
Адрес
г. Харьков, 61002, ул. Сумская, 106а
Мы принимаем
ic-privat ic-visa ic-visa

Мы используем cookie-файлы, чтобы сделать сайт максимально удобным для вас и анализировать использование наших продуктов и услуг, чтобы увеличить качество рекламных и маркетинговых активностей. Узнать больше о том, как мы используем эти файлы можно здесь.

Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше