Повернення у відрядженні квитка за скасований рейс

Скасування рейсу

У житті нерідко буває так, що через різні причини авіакомпанії скасовують свої рейси. При цьому вони можуть дати фізособі на вибір декілька варіантів вирішення проблеми із скасуванням рейсу:

1) замінити квиток на рейс, що скасований, квитком на інший рейс, який буде здійснено пізніше;

2) надати змогу за їх кошт здійснити подорож у потрібну точку призначення за допомогою транспортних засобів, які можна порівняти з тими, що з самого початку призначалися для перевезення;

3) отримати відшкодування вартості квитка.

Із запитання випливає, що працівник підприємства обрав саме останній варіант — отримати назад кошти за скасований рейс. Методика повернення коштів за скасований рейс у різних авіакомпаній різна. Якщо працівник зробив усе правильно, то кошти рано чи пізно мають повернути назад.

Буде це повна вартість квитка чи трішки урізана, залежить від політики авіаперевізника. Але про те, яка сума повертатиметься, фізособа буде знати відразу після того, як подасть документи на повернення коштів за квиток.

При цьому кошти за скасований рейс напевно повертатимуть на той рахунок, з якого була здійснена оплата. Тобто якщо оплатили за квиток з корпоративної платіжної картки (КПК), то кошти повернуть на рахунок, до якого підв’язана корпоративна картка. Водночас якщо працівник у відрядженні використовував особисту картку, то кошти повернуть на рахунок, відкритий до особистої картки.

Чи слід звітувати?

Основи. Щоб зрозуміти, чи слід підзвітній особі, яка оплатила з корпоративної картки чи з особистої кошти за скасований рейс, відображати інформацію про таку операцію у авансовому звіті, варто пам’ятати одну істину:

* Нагадуємо, що з 01.04.2023 змінюються правила подання звіту: подавати його можна не завжди (докладніше див. «Звітуємо про відрядження по-новому» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).

Використання КПК. Коли мова йде про використання у відрядженні КПК, то ні факт зарахування на неї коштів, ні сам факт видачі КПК працівникові ще не означають видачу йому грошей (авансу) під звіт.

Виданими під звіт кошти стають, тільки коли працівник починає здійснювати операції з використанням КПК, тобто при знятті працівником готівки у банкоматі або при проведенні безготівкових розрахунків із застосуванням КПК.

Крім того, саме на цю дату (дату використання гривневої КПК з можливістю конвертації) фактично відбудеться придбання валюти для підприємства уповноваженим банком за комерційним курсом і купівля за них квитка. Тому саме на дату таких операцій потрібно дивитися курс НБУ і застосовувати його для перерахунку іноземної валюти в гривню.

До відома! У разі використання гривневої КПК витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового звіту, проте за курсами НБУ, що діяли на дати авансування працівника — дні зняття готівки у банкоматі або проведення працівником розрахунків із використанням КПК. Причому навіть у тих випадках, коли зняття готівки/здійснення розрахунків з використанням КПК здійснюється в один день, а придбання валюти банком і списання коштів з карткового рахунку — в інший.

Враховуючи це, можна говорити, що в той момент, коли працівник придбав за допомогою КПК квиток на рейс, що згодом був скасований, він отримав кошти під звіт. Причому не у гривні, а в інвалюті. А отже, працівник має відзвітувати про використання таких коштів. Тобто він має відобразити в авансовому звіті використання коштів на придбання квитка на скасований рейс. А оскільки, в нашому випадку, він квитком не скористався, то виходить, що потрібно відобразити подальшу долю такого квитка. Адже сам факт купівлі квитка і його повернення перевізнику просто робить працівника винним підприємству вартість такого квитка.

Особиста картка. Що стосується придбання квитка з особистої картки, то в цьому випадку датою видачі коштів під звіт буде дата зарахування грошових коштів на відрядження на особовий рахунок працівника. Отже, вся сума, перерахована на особисту картку працівника, незалежно від того, коли буде придбано квиток, є виданою під звіт. А тому працівник після завершення відрядження має відзвітувати (подати Звіт про використані кошти) щодо всієї перерахованої на рахунок, відкритий до особистої картки, суми.

При цьому у разі використання у закордонному відрядженні особистої гривневої картки, витрати на відрядження визнають на дату затвердження авансового звіту. Детально про це у «Закордонне відрядження і аванс у гривні на особисту картку працівника» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25.

Що показувати у обліку

Кошти до звітування за відрядження. Якщо працівник (як у нашому випадку) використав КПК чи особисту картку для придбання авіаквитка, а рейс, на який було придбано квиток, було скасовано, то в авансовому звіті відряджений має показати, що він придбав квиток і повернув його через скасування рейсу.

При цьому, якщо перевізник повернув усю суму, витрачену працівником на придбання авіаквитка, до подання звіту про відрядження на:

— рахунок, до якого прив’язана КПК (оплата за квиток була здійснена із гривневої КПК), то в цьому випадку працівник повинен показати у авансовому звіті, що він витратив кошти на придбання квитка (Дт 372 — Кт 333 та Дт 313/2 — Кт 313/1), а потім їх же повернув на КПК (Дт 313/1 — Кт 372).

Заповнивши так авансовий звіт, працівник не повинен повертати підприємству окремо жодних коштів за придбаний квиток. Адже вони і так опинилися на рахунку підприємства після повернення коштів перевізником;

— особистий рахунок працівника (у випадку коли оплата буда здійснена з гривневої особистої картки працівника), то працівник має у авансовому звіті показати, що він винний підприємству за придбаний квиток на рейс, що був скасований (Дт 372 — Кт 311). Крім того, він буде зобов’язаний повернути кошти, витрачені на придбання такого квитка, після відзвітування за відрядження (Дт 311 — Кт 372). Повертати на підприємство кошти, отримані від перевізника, слід у загальні строки повернення надміру витрачених коштів у відрядженні.

До відома! Інколи за правилами перевізника у випадку повернення квитка із клієнта може стягуватися певна плата (різні збори, які не відшкодовуються за правилами авіакомпанії). Так от, коли працівник отримає назад не всю суму коштів, витрачену на придбання такого квитка, то

Вона повинна бути списана на витрати як непередбачувані витрати, які викликані перебуванням у відрядженні.

Про те, що такі суми не повинен повертати працівник, говорять і п. 12 розд. II, і п. 11 розд. III Інструкції № 59*. Там ідеться, що витрати, понесені у зв’язку з поверненням відрядженим працівником квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути відшкодовані з дозволу керівника, лише якщо на те були поважні причини (скасування рейсу, продовження строку відрядження тощо), за наявності документа, що засвідчує вартість цих витрат.

* Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59.

Кошти після звітування за відрядження. Інша справа, коли до надання звіту про відрядження перевізник так і не повернув кошти за скасований рейс (так буває доволі часто). У цьому випадку працівник, як і у разі повернення коштів перевізником до звітування за відрядження, має подати авансовий звіт і показати, що він придбав квиток на скасований рейс і повернув його.

При цьому якщо кошти перевізник повертатиме на:

— рахунок, до якого прив’язана КПК (адже за квиток оплачено з КПК), то, на наш погляд, у авансовому звіті працівник підприємства має показати, що винним за квиток на скасований рейс є не працівник, а перевізник. Тобто

Якщо перевізник нерезидент і заборгованість буде відображена в іноземній валюті, то така заборгованість є монетарною, а тому щодо неї слід розраховувати курсові різниці (на дату балансу та на дату операції);

— особистий рахунок працівника (за квиток відряджений оплатив особистою карткою), то працівник має в авансовому звіті показати, що він винний підприємству за придбаний квиток на рейс, що був скасований (Дт 372 — Кт 311). Крім того, він буде зобов’язаний повернути кошти, витрачені на придбання такого квитка, після відзвітування за відрядження (Дт 311 — Кт 372). Повертати підприємству кошти, які мають бути отримані від перевізника, слід у загальні строки повернення надміру витрачених коштів у відрядженні.

При цьому оскільки на дату затвердження авансового звіту заборгованість працівника перед підприємством стає гривневою, то курсові різниці на неї нараховувати не слід.

До відома! Якщо перевізник повертає не всю суму за квиток, то та частина, що не буде повернена перевізником, не повинна відшкодовуватися працівником підприємству. Її слід просто віднести на витрати, які стосуються відрядження.

Також варто пам’ятати, що коли за квиток платили з особистої картки працівника, а кошти перевізник поверне пізніше, ніж працівник відзвітує за відрядження (можливо, і через декілька місяців), то ярмо повернення коштів підприємству за квиток до отримання коштів від перевізника буде лягати на працівника. Тому щоб працівник без проблем міг повернути вартість квитка, радимо видати йому до моменту повернення вартості квитка поворотну фіндопомогу. Сума такої допомоги може дорівнювати розміру витрачених працівником коштів на придбання квитка за мінусом вартості квитка, яка не підлягає поверненню. Про те, як надати таку поворотну допомогу, див. «Податки & бухоблік», 2023, № 21 (ср. ).

Після того як перевізник поверне кошти працівнику на його особисту картку, працівник просто поверне поворотну фіндопомогу.

Документуємо повернення

Щоб не було проблем із звітуванням, працівник має надати підприємству разом із авансовим звітом документи, які підтверджують повернення квитка і стягнення плати за повернення. Оскільки зазвичай на сьогодні купують електронні квитки, то поговоримо про те, як підтвердити той факт, що вони були повернені.

Так, у разі повернення електронного проїзного/перевізного документа:

— на поїзд до звіту слід додати роздрукований на паперовому носії документ на повернення;

— на автобус — роздруковані на паперовому носії документи на повернення або лист (акт, довідку) про повернення квитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються сума коштів, які підлягають поверненню, комісійні та/або інші збори, пов’язані з його поверненням;

— на літак — лист (акт, довідку) про повернення авіаквитка, складений компанією-продавцем, у якому зазначаються прізвище та ініціали відрядженого працівника, вартість перельоту, сума коштів, які повертаються, комісійні та/або інші збори, пов’язані з поверненням квитка, а також роздруківка авіаквитка, завірена головним бухгалтером підприємства або уповноваженою на це особою.

Суму, яку перевізник не повертає при поверненні квитка, після подання авансового звіту підприємство має віднести до складу витрат, до яких воно відносить витрати на відрядження, в якому придбано квиток на рейс, що був скасований (Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94 — Кт 372).

Облік повернення квитка