Ответ на этот вопрос зависит от причины отсутствия. Рассмотрим возможные варианты.
Отпуск за свой счет. По общему правилу, независимо от того, часть месяца или весь месяц работник находился в отпуске за свой счет, его обязательно отражаем в Д1. Количество календарных дней такого отпуска, который пришелся на соответствующий месяц отчетного квартала, указываем в графе 13.
Исключение из этого правила — отпуск без сохранения зарплаты для ухода за ребенком от 3 до 6 лет, который предоставляется на основании п. 3 ч. 1 ст. 25 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 № 504/96-ВР. Полные бездоходные месяцы пребывания работника в таком отпуске в Д1 не указываем, поскольку о начале и окончании этого отпуска работодатель информирует ПФУ с помощью трудового приложения Д5.
Еще один важный момент. Если работнику, который находится в отпуске без сохранения зарплаты, начислялись выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, то при необходимости проверьте выполнение требования об уплате ЕСВ с минимальной зарплаты (МЗП). Напомним, что такое требование выполняет работодатель, у которого работник трудоустроен по основному месту работы и который к базе его начисления применяет ставку ЕСВ 22 %. Если фактическая база начисления такого работника меньше МЗП, то работодатель должен на разницу между этими величинами доначислить ЕСВ и отразить такую разницу в Д1 в отдельной строке с кодом типа начислений «13» в графе 09.
Пример 1. Работники Коваленко О. С. (основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) и Зайченко А. П. (основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) находились в отпуске за свой счет весь сентябрь 2023 года. Коваленко О. С. доход в сентябре не начислялся, а вот Зайченко А. П. была начислена квартальная премия в сумме 6000 грн.
Работодатель отразит в Д1 сведения о работниках так, как показано на рис. 1.
Рис. 1. Фрагмент Д1 за сентябрь. Отпуск за свой счет
Что касается 4ДФ, то в этом приложении работника указываем исключительно в случае, когда ему начислялись доходы. Если работник весь месяц был без сохранения зарплаты и по нему нет начислений, то пустую строку на него в 4ДФ не формируем.
Неявки, приостановка. Если работник отсутствует на работе в связи с приостановкой действия трудового договора, неявками по невыясненным или другим причинам, то отдельно количество дней, на которые пришлись эти события, в Д1 не указываем. Вносить их в графу 13 Д1 не нужно. На такого работника формируем в Д1 строку и указываем в графе 14 количество дней в трудовых отношениях в течение отчетного месяца.
Пример 2. Кравчук С. Ф. (основное место работы, полная занятость, ЕСВ — 22 %) весь сентябрь 2023 года отсутствовал на работе по невыясненным причинам (в табеле учета рабочего времени — «НЗ»). Доход, который входит в базу начисления ЕСВ, в сентябре ему не начислялся.
На работника в Д1 за сентябрь формируем строку без суммовых показателей, но с количеством дней в трудовых отношениях в течение месяца (рис. 2).
Рис. 2. Фрагмент Д1 за сентябрь. Неявки
В 4ДФ работник попадет, только если ему был начислен доход. Нет дохода — нет работника в 4ДФ.
