Первичные документы уничтожены: как провести инвентаризацию?

Возможна ли бездокументная инвентаризация?

Если на предприятии нет первичных документов (они уничтожены или потеряны), то провести традиционную годовую инвентаризацию нельзя. Ведь мы не можем реализовать цель этого процесса: сопоставить фактическое наличие активов/обязательств с данными бухучета (п. 5 разд. I Положения № 879*).

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

Понятно, что основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы (п. 1.3 Положения № 88*), а у нас их нет.

* Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Поэтому

Но во время восстановления документов инвентаризация все же будет нужна, однако по другой причине (см. дальше).

С чего начать восстановление?

Во-первых, следует должным образом задокументировать факт уничтожения документов и сообщить об этом налоговую и не только.

Алгоритм действий прописан в п. 6.10 Положения № 88 и п. 44.5 НКУ.

В общем случае он сводится к тому, что:

1) руководитель предприятия должен:

— в письменном виде сообщить об уничтожении первичных документов правоохранительные органы (см. постановления ВС от 07.04.2023 по делу № 420/9587/20 и от 13.07.2022 по делу № 280/706/19);

— приказом по предприятию назначить комиссию для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора;

— в пятидневный срок со дня уничтожения документов в письменном виде сообщить налоговикам по месту учета и таможенников, которыми было осуществлено таможенное оформление потерянной таможенной декларации (конечно, если имела место их потеря), о факте потери документов. В таком сообщении указывают обстоятельства потери документов, когда и за какой период они потеряны и приводят общий перечень потерянных документов.

Кроме того, к такому сообщению следует приложить должным образом оформленные документы, подтверждающие наступление события, которое привело к уничтожению документов. К таким документам налоговики относят копии заявления или сообщения об уголовном правонарушении и документа, подтверждающего его прием и регистрацию и т. п. (см. письмо ГФСУ от 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

Также следует направить налоговикам копию акта о работе комиссии, конечно же, если он до этого момента уже был составлен и утвержден руководителем (см. дальше);

2) после окончания работы комиссии и установления подробного перечня документов, которые были уничтожены из-за обстрела, комиссия формирует соответствующий акт. Такой акт утверждается руководителем предприятия. В нем указывают обстоятельства, при которых состоялось уничтожение документов, время и место события, причины того, что произошло, указывают лица, ответственные за сохранение документов с полученными от них письменными объяснениями, а также приводят перечень отсутствующих документов.

Копию составленного комиссией акта в 10-дневный срок после его формирования направляют налоговикам, а также органу, в сфере управления которого находится предприятие. Если акт будет составлен в 5-дневный срок от даты уничтожения документов, тогда его отдельно в налоговую не направляют. Его направляют фискалам вместе с сообщением о факте потери документов;

3) на день установки факта потери документов или на день после окончания чрезвычайного события (пожара, наводнения, ракетного обстрела и т. п.) нужно обязательно провести инвентаризацию в объеме, определенном руководителем предприятия. Причем инвентаризация обязательна независимо от того, что именно случилось с документами, — потеря, порча, кража или любое другое влияние, которое делает невозможным их предъявление налоговикам (п. 7 разд. I Положения № 879). Такая инвентаризация поможет восстановлению бухучета.

А вот если

(п. 8 разд. I Положения № 879);

4) приступают к непосредственному восстановлению потерянных документов.

Срок восстановления документов

Чтобы восстановить потерянные из-за ракетного обстрела документы, у предприятия в общем случае есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем сообщения об этом налоговикам. В течение этого срока оштрафовать за отсутствие документов фискалы не смогут. А в случае проведения проверки обязаны перенести ее до даты восстановления потерянных документов в пределах установленных 90 дней. Однако в то же время срок переноса не может составлять больше 120 дней (п. 44.5 НКУ).

Если в этот срок документы будут восстановлены, то не будет проблем ни с налоговиками, которые придут на проверку, ни с самой инвентаризацией. Ведь на руках будут документы, необходимые для проведения инвентаризации.

Обращаем внимание! Течение 5-дневного срока для письменного сообщения налоговиков о потере документов и 90 дней для их восстановления было остановлено с начала военного положения и до начала августа-2023 (п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). С 1 августа 2023 года эти налоговые сроки побежали.

Впрочем, в условиях войны восстановить первичные документы удается далеко не всем и не всегда. Поэтому в п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ налоговики установили определенные специальные правила восстановления уничтоженных войной первичных документов.

Прежде всего следует заметить! Военное спецправило в отношении восстановления первичных документов, прописанное в п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ, касается только плательщиков, которые:

1) не могут предъявить первичку, на основании которой сформированы показатели, связанные с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств;

2) осуществляли деятельность на:

— территориях активных боевых действий или

— временно оккупированных рф территориях Украины (ВОТ).

Чтобы воспользоваться этим спецправилом, нужно подтвердить невозможность предоставления первичных документов из-за их потери (уничтожения или порчи).

Для этого налогоплательщик / налоговый агент должен подать в налоговую уведомление о невозможности вывоза первичных документов и следующим шагом — уведомление о потере первичных документов с указанием обстоятельств такой потери. Подробно об этом читайте в статье «Не уберегли первичку: особенности в военное положение» // «Налоги & бухучет», 2022, № 82 (ср. ).

После подачи таких уведомлений плательщик налога получает в соответствии с п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ право (!) не восстанавливать потерянные документы.

В то же время тот факт, что законодатели дали право плательщикам из территории активных боевых действий и ВОТ не восстанавливать первичные документы, не говорит о том, что предприятие не будет этим заниматься. Скорее всего, делать это оно будет, потому что без первички невозможен дальнейший бухучет и составление отчетности.

Внимание! Если потеря документов не связана с активными боевыми действиями или временной оккупацией, налогоплательщик не имеет права применять спецнормы п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ и должен восстановить потерянные документы по общим правилам п. 44.5 НКУ.

Правила восстановления документов

Восстановить уничтоженные из-за обстрела первичные документы можно или самостоятельно, или с привлечением к этому сторонней организации, которая на договорных условиях проведет восстановление за вас. Хотя такое удовольствие и не из дешевых.

Каким образом будет происходить восстановление первичных документов (самостоятельно или через стороннюю организацию), нужно определить в приказе о восстановлении потерянной документации.

Независимо от того, кто будет восстанавливать документы, все будет состоять из восстановления внешних документов (документов на покупку и продажу товаров/услуг) и внутренних документов (документов на расход активов на предприятии).

Чтобы восстановить внешние документы, следует обратиться:

— к контрагентам (поставщикам и покупателям) с просьбой предоставить копии (дубликаты) потерянных документов (договоров, накладных, счетов, актов и т. п.);

— в обслуживающий банк для получения проведенных операций по текущим счетам, а также копий платежных документов;

— в налоговую — с просьбой предоставить копии потерянной отчетности и налоговых деклараций, которые подавались на бумаге.

Если декларации подавались в электронном виде, то их можно самостоятельно отыскать, зайдя в Электронный кабинет. Та же история с налоговыми накладными. Поскольку на сегодня они все составляются в электронном виде и регистрируются в ЕРНН, то все зарегистрированные и заблокированные налоговые накладные можно отыскать на серверах налоговой. Кстати, с их помощью будет легче восстановить учетную картину об осуществленных операциях с контрагентами;

— к государственному регистратору — чтобы получить данные о размере уставного капитала и составе собственников (учредителей) предприятия;

— к органу, которым было выдано, или нотариусу — чтобы получить дубликаты правоустанавливающих документов, которые подтверждают право собственности на недвижимость;

— в сервисный центр МВД — чтобы восстановить свидетельства о регистрации транспортных средств и т. п.

После того, как будут получены документы из внешних источников, можно приступать к отражению информации с активами внутри предприятия. А именно — нужно будет определить, какие активы и куда были использованы.

После восстановления первичных документов и отражения операций по ним на счетах учета можно привести бухгалтерский учет к тому состоянию, в котором их можно использовать для проведения инвентаризации.

Работы, конечно, много. Но она того стоит.