Первинні документи знищені: як провести інвентаризацію?

Чи можлива бездокументна інвентаризація?

Якщо на підприємстві немає первинних документів (вони знищені чи втрачені), то провести традиційну річну інвентаризацію не можна. Адже ми не можемо реалізувати мету цього процесу: зіставити фактичну наявність активів/зобов’язань із даними бухобліку (п. 5 розд. І Положення № 879*).

* Положення про інвентаризацію активів та зобов’язань, затверджене наказом Мінфіну від 02.09.2014 № 879.

Зрозуміло, що підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи (п. 1.3 Положення № 88*), а в нас їх немає.

* Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.95 № 88.

Тому

Але в ході відновлення документів інвентаризація все ж буде потрібна, однак з іншої причини (див. далі).

З чого почати відновлення?

По-перше, слід належним чином задокументувати факт знищення документів та повідомити про це податкову і не тільки.

Алгоритм дій прописано у п. 6.10 Положення № 88 та п. 44.5 ПКУ.

У загальному випадку він зводиться до того, що:

1) керівник підприємства повинен:

— письмово повідомити про знищення первинних документів правоохоронні органи (див. постанови ВС від 07.04.2023 у справі № 420/9587/20 і від 13.07.2022 у справі № 280/706/19);

— наказом по підприємству призначити комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду;

— у п’ятиденний строк з дня знищення документів письмово повідомити податківців за місцем обліку та митників, якими було здійснено митне оформлення втраченої митної декларації (звичайно, якщо мала місце їх втрата), про факт втрати документів. У такому повідомленні вказують обставини втрати документів, коли та за який період вони втрачені і наводять загальний перелік втрачених документів.

Крім того, до такого повідомлення слід додати належним чином оформлені документи, які підтверджують настання події, що призвела до знищення документів. До таких документів податківці відносять копії заяви або повідомлення про кримінальне правопорушення та документа, що підтверджує її прийняття і реєстрацію тощо (див. лист ДФСУ від 22.08.2017 № 1701/6/99-99-14-03-03-15/ІПК).

Також слід направити податківцям копію акта про роботу комісії, звичайно ж, якщо він до цього моменту вже був складений і затверджений керівником (див. далі);

2) після закінчення роботи комісії і встановлення детального переліку документів, які було знищено через обстріл, комісія формує відповідний акт. Такий акт затверджується керівником підприємства. У ньому вказують обставини, за яких відбулося знищення документів, час і місце події, причини того, що сталося, зазначають осіб, відповідальних за збереження документів з отриманими від них письмовими поясненнями, а також наводять перелік відсутніх документів.

Копію складеного комісією акта у 10-денний строк після його формування направляють податківцям, а також органу, у сфері управління якого перебуває підприємство. Якщо акт буде складений у 5-денний строк від дати знищення документів, тоді його окремо у податкову не направляють. Його направляють фіскалам разом із повідомленням про факт втрати документів;

3) на день установлення факту втрати документів чи на день після закінчення надзвичайної події (пожежі, повені, ракетного обстрілу тощо) потрібно обов’язково провести інвентаризацію в обсязі, визначеному керівником підприємства. Причому інвентаризація обов’язкова незалежно від того, що саме сталося з документами, — втрата, псування, крадіжка чи будь-який інший вплив, який унеможливлює їх пред’явлення податківцям (п. 7 розд. І Положення № 879). Така інвентаризація допоможе відновленню бухобліку.

А от якщо

(п. 8 розд. І Положення № 879);

4) приступають до безпосереднього відновлення втрачених документів.

Строк відновлення документів

Щоб відновити втрачені через ракетний обстріл документи, у підприємства в загальному випадку є 90 календарних днів із дня, що настає за днем повідомлення про це податківців. Протягом цього строку оштрафувати за відсутність документів фіскали не зможуть. А в разі проведення перевірки зобов’язані перенести її до дати відновлення втрачених документів у межах установлених 90 днів. Проте водночас строк перенесення не може складати більше 120 днів (п. 44.5 ПКУ).

Якщо в цей строк документи будуть відновлені, то не буде проблем ні з податківцями, які прийдуть на перевірку, ні з самою інвентаризацією. Адже на руках будуть документи, необхідні для проведення інвентаризації.

Звертаємо увагу! Перебіг 5-денного строку для письмового повідомлення податківців про втрату документів і 90 днів для їх відновлення був зупинений з початку воєнного стану і до початку серпня 2023 (п.п. 69.9 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ). З 1 серпня 2023 року ці податкові строки побігли.

Втім, в умовах війни відновити первинні документи вдається далеко не всім і не завжди. Тому у п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ податківці встановили певні спеціальні правила відновлення знищених війною первинних документів.

Перш за все слід зауважити! Воєнне спецправило, яке стосується відновлення первинних документів, що прописано у п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ, стосується тільки платників, що:

1) не можуть пред’явити первинку, на підставі якої сформовано показники, пов’язані з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань;

2) провадили діяльність на:

— територіях активних бойових дій або

— тимчасово окупованих рф територіях України (ТОТ).

Щоб скористатися цим спецправилом, потрібно підтвердити неможливість надання первинних документів через їх втрату (знищення чи зіпсуття).

Для цього платник податків / податковий агент повинен подати до податкової повідомлення про неможливість вивезення первинних документів і наступним кроком — повідомлення про втрату первинних документів із зазначенням обставин такої втрати. Докладно про це читайте у статті «Не вберегли первинку: особливості у воєнний стан» // «Податки & бухоблік», 2022, № 82 (ср. ).

Після подання таких повідомлень платник податку отримує відповідно до п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ право (!) не відновлювати втрачені документи.

Водночас той факт, що законодавці дали право платникам із території активних бойових дій і ТОТ не відновлювати первинні документи, не говорить про те, що підприємство не буде цим займатися. Більше всього, що робити це воно буде, бо без первинки неможливий подальший бухоблік та складання звітності.

Увага! Якщо втрата документів не пов’язана з активними бойовими діями або тимчасовою окупацією, платник податків не має права застосовувати спецнорми п.п. 69.28 підрозд. 10 розд. ХХ ПКУ і має відновити втрачені документи за загальними правилами п. 44.5 ПКУ.

Правила відновлення документів

Відновити знищені через обстріл первинні документи можна або самостійно, або залучивши до цього сторонню організацію, яка на договірних умовах проведе відновлення за вас. Хоча таке задоволення і не з дешевих.

Яким чином відбуватиметься відновлення первинних документів (самостійно чи через сторонню організацію), потрібно визначити у наказі про відновлення втраченої документації.

Незалежно від того, хто буде відновлювати документи, все складатиметься із відновлення зовнішніх документів (документів на купівлю та продаж товарів/послуг) і внутрішніх документів (документів на витрачання активів на підприємстві).

Щоб відновити зовнішні документи, слід звернутися:

— до контрагентів (постачальників і покупців) з проханням надати копії (дублікати) втрачених документів (договорів, накладних, рахунків, актів тощо);

— до обслуговуючого банку для отримання проведених операцій за поточними рахунками, а також копій платіжних документів;

— до податкової — з проханням надати копії втраченої звітності і податкових декларацій, які подавалися на папері.

Якщо декларації подавалися в електронному вигляді, то їх можна самостійно відшукати, зайшовши в Електронний кабінет. Та ж сама історія з податковими накладними. Оскільки на сьогодні вони всі складаються в електронному вигляді і реєструються у ЄРПН, то всі зареєстровані і заблоковані податкові накладні можна відшукати на серверах податкової. До речі, за їх допомогою буде легше відновити облікову картину про здійснені операції з контрагентами;

— до державного реєстратора — щоб отримати дані про розмір статутного капіталу і склад власників (засновників) підприємства;

— до органу, яким було видано, чи нотаріуса — щоб отримати дублікати правовстановлюючих документів, що підтверджують право власності на нерухомість;

— до сервісного центру МВС — щоб відновити свідоцтва про реєстрацію транспортних засобів тощо.

Після того, як будуть отримані документи із зовнішніх джерел, можна приступати до відображення інформації з активами всередині підприємства. А саме — слід буде визначити, які активи і куди були використані.

Після відновлення первинних документів і відображення операцій за ними на рахунках обліку можна привести бухгалтерський облік до того стану, який можна використовувати для проведення інвентаризації.

Роботи, звичайно, багато. Але вона того варта.