Не уберегли первичку: особенности в военное положение

Общее правило

Для целей налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НКУ).

При этом налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных указанными документами (абзац второй п. 44.1 НКУ). Иначе говоря,

Это касается любого налога. Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение таких документов, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговиков (п. 44.3 НКУ). Срок хранения для разных документов может отличаться, но не может составлять меньше чем 1095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы. Или 2555 дней — для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием.

В случае неподачи налоговой отчетности сроки отсчитываются из предусмотренного НКУ предельного срока подачи такой отчетности. А в отношении документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на налоговиков, — не менее чем 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (п. 44.3 НКУ).

Остановка сроков во время войны

Определенная п.п. 69.9 подразд. 10 разд. ХХ НКУ приостановка налоговых сроков касается в том числе и сроков, установленных ст. 44 НКУ для хранения подтверждающих документов. Поэтому в условиях военного положения не спешите уничтожать или сдавать в архив документы, по которым только что истек 1095-дневный срок. Учитывая приостановку сроков, минимальный срок хранения документов увеличивается на весь период военного положения.

Однако мы не рекомендуем полагаться даже на такой, увеличенный, срок. Более правильным будет хранить документы по крайней мере до тех пор, пока налоговики не проверят период, показатели которого подтверждаются этими документами. Ведь сроки хранения документов напрямую связаны со сроками, в течение которых налоговики могут проверить отчетность плательщика (п. 102.1 НКУ). А поскольку немало видов налоговых проверок, в частности документальных, теперь приостановлены (подробнее см. «Проверки и штрафы во время войны: собираем паззл» // «Налоги & бухучет», 2022, № 54), лучше не спешить избавляться от документов, которые от вас могут потребовать.

Штрафы за несохраненные документы

Если плательщик не обеспечил хранение первичных документов, учетных и прочих регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам вычисления и уплаты налогов и сборов в течение сроков их хранения, установленных ст. 44 НКУ, его ожидает штраф. Размер штрафа — 1020 гривень за первое нарушение и 2040 гривень, если плательщик повторно попадется на таком нарушении в течение года (п. 121.1 НКУ).

Казалось бы, размер штрафа копеечный, но это лишь на первый взгляд. Ведь если плательщик не может предоставить подтверждающие документы на свою налоговую отчетность, это влечет за собой целую вереницу других нарушений. Показатели, указанные в налоговой отчетности такого плательщика, автоматически ставятся под сомнение. А, соответственно, и суммы начисленных плательщиком налоговых обязательств не могут считаться обоснованными. То есть здесь возможны и доначисления налоговых обязательств, и переподача (уточнение) налоговой отчетности, и другие штрафы, определенные налоговым законодательством для случаев, когда налоговая отчетность составлена с ошибками.

Из-за войны и приостановки сроков хранить придется большее количество документов и в течение более продолжительного времени.

По нашему мнению, с 27.05.2022 спрятаться от штрафа за карантинный мораторий (п. 52¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ) не получится. Ведь начиная с этой даты действие данного моратория стало очень ограниченным.

Война уничтожила документы

Отдельный разговор — когда плательщик из-за войны не может предъявить подтверждающие документы на свою налоговую отчетность. То есть когда эти документы или уничтожены, или повреждены, или их невозможно вывезти из зоны боевых действий, потому что это опасно для жизни и здоровья. Для таких случаев применяются специальные правила подтверждения данных налоговой отчетности (п.п. 69.28 подразд. 10 разд. ХХ НКУ). Касаются эти спецправила для подтверждения данных, определенных в налоговой отчетности, только двух категорий плательщиков, а именно тех, которые осуществляли деятельность:

1) на территориях, на которых ведутся (велись) боевые действия, и

2) на территориях, временно оккупированных вооруженными формированиями рф.

Чтобы спецправила заработали, плательщик должен подать в налоговую, где он находится на учете, сообщение в произвольной форме. Такое сообщение должно быть подписано руководителем предприятия и главным бухгалтером. В нем указываются:

— во-первых, обстоятельства, которые привели к потере и/или невозможности вывоза первичных документов. Излагать эти обстоятельства следует как можно тщательнее. Недостаточно просто написать, что документы сгорели или находятся в заблокированном офисе на оккупированной территории. Начать след с того, где физически находились документы, о которых подается сообщение, на момент начала войны. Потом сослаться на то, что указанная территория относится к оккупированным или же к таким, где ведутся (или велись) активные боевые действия.

Лишь после этого переходим к изложению конкретных обстоятельств, которые повлекли потерю документов или доступа к ним. Желательно указать конкретную дату (например, когда состоялся обстрел, который разрушил офис, или когда оккупанты заблокировали выезд из оккупированного города). Если заявляем об отсутствии доступа, обязательно указываем, что по состоянию на дату подачи сообщения доступ не возобновился. Это важно, ведь спецправила не распространяются на случаи, когда документы потеряны по другим причинам, нежели война.

Если вы — не из оккупированной территории и заявляете о потере документов, будет очень хорошо, если вы сможете предоставить акт о пожаре или другой подобный документ, который мог бы подтвердить конкретную дату, когда произошла потеря документов. Тогда будет четко видно, что потеря состоялась именно после начала военного положения и именно вследствие войны. Особенно об этом следует позаботиться тем плательщикам, которые потеряли документы, но не относятся к территориям, где когда-нибудь велись активные боевые действия, и/или временно оккупированным территориям. Например, если документы сгорели в результате ракетной атаки на западную часть страны. Ведь без акта о пожаре или другого аналогичного документа будет сложно доказать, что потеря возникла именно в результате войны;

— во-вторых, налоговые (отчетные) периоды. Это тоже важный элемент сообщения. Вследствие войны плательщик может потерять не только документы на операции, которые состоялись после ее начала. Также уничтоженными или заблокированными могут оказаться документы, которые подтверждают данные налоговой отчетности за более ранние периоды. Поэтому крайне важно корректно указать в сообщении те отчетные периоды, за которые у вас нет документов. Чтобы потом не оказалось, что вы забыли сообщить о каком-то периоде, а документы за него тоже сгорели или испорчены.

Документы за какие периоды можно указывать в сообщении? По нашему мнению, здесь существует только одно ограничение — это как раз те сроки, в течение которых плательщики обязаны хранить документы, которыми они подтверждают показатели своей налоговой отчетности (п. 44.3 НКУ). С учетом того, что эти сроки приостанавливались карантином (п. 52² подразд. 10 разд. ХХ НКУ), а теперь остановлены войной (п. 102.9 НКУ). О более давних периодах сообщать нет смысла — документы о них плательщик и так не обязан хранить. Поэтому если вы сомневаетесь — лучше перестраховаться и указать в сообщении все те периоды, за которые вы обязаны хранить подтверждающие документы;

— в-третьих, общий перечень первичных документов (по возможности — с указанием реквизитов). По нашему мнению, здесь достаточно указать названия документов, которыми вы обычно оформляете свои типичные операции и приблизительное количество таких документов за заявленные в сообщении периоды. По возможности следует сделать в сообщении ссылку на договоры с контрагентами, чтобы у налоговиков было хотя бы приблизительное представление о ваших оборотах. Ну и, конечно, если какие-то документы уцелели или их можно возобновить, обязательно укажите об этом в сообщении. Так сказать, дополнительный аргумент в пользу вашей добропорядочности как плательщика.

Если впоследствии появилась любая новая информация о документах, о которых вы подавали сообщение, целесообразно подать еще одно — с уточненной информацией. Например, если изначально вы заявляли об отсутствии доступа к документам, а потом выяснили, что они уничтожены. Или наоборот — если документы было невозможно вывезти, а потом удалось вырвать их из оккупации. В любом случае информируйте налоговиков. Здесь максимальная открытость — в ваших интересах.

Если налоговики примут ваше сообщение к сведению, вы сможете избежать как штрафа, определенного ст. 121 НКУ, так и других штрафов, которые влечет за собой отсутствие подтверждающих документов. Подробно об этом читайте в статье «Первичка уничтожена войной — что делать?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 50. В отличие от «обычных» плательщиков, те, кому учтут указанное сообщение, будут свободны от штрафа по п. 121.1 НКУ. Безотносительно к тому, будет ли продолжаться карантинный мораторий и будет ли распространяться его действие на указанный штраф.

ФЛП-особенности

ФЛП, как и любой другой плательщик, имеет риск при отсутствии подтверждающих документов подвергнуться штрафу согласно ст. 121 НКУ. Однако если у ФЛП отсутствуют подтверждающие документы на его доходы и расходы, то для него этот штраф — не самая большая проблема.

Дело в том, что ФЛП, в отличие от юрлиц, не ведут бухучет. Зато большинство из них обязаны вести учет товарных запасов в местах их продажи (п. 12 ст. 3 Закона об РРО*). Указанное требование считается выполненным, если плательщик:

* Закон Украины «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» от 06.07.95 № 265/95-ВР.

Эти документы ФЛП обязан предоставлять налоговикам при проверке непосредственно в месте продажи товаров.

За продажу неучтенных товаров ФЛП угрожает достаточно большой штраф — в размере стоимости таких товаров, которые не учтены в установленном порядке, по ценам реализации, но не менее 10 ннмдг, то есть 170 грн (ст. 20 Закона об РРО). Подробно об этом читайте в статье «А что с товарным учетом у ФЛП во время войны?» // «Налоги & бухучет», 2022, № 36.

Угрожает ли этот штраф во время войны? По нашему мнению, нет. Ведь по нему штрафуются товары, которые прямо сейчас продаются без ведения товарного учета и при отсутствии подтверждающих документов. Поскольку большинство налоговых проверок теперь остановлено, то вероятность того, что налоговики выявят продажу неучтенных товаров — почти нулевая. Кроме того, п. 12 разд. ІІ Закона об РРО прямо определяет, что во время военного положения почти все РРО-штрафы (в том числе и упомянутый нами) — НЕ применяются.

Больше всего вопросов вызывает период после окончания военного положения. Когда ФЛП будут продавать переходные остатки, на которые у них, возможно, и не будет подтверждающих документов. Формально за продажу таких товаров можно штрафовать. Однако надеемся, что налоговики отнесутся к ситуации с пониманием и не будут обдирать ФЛП. Ну, или дадут какой-то приемлемый выход. Например, провести инвентаризацию и составить опись остатков (так, как произошло на старте товарного учета).