Проводим инвентаризацию, когда некому в ней участвовать

Кто должен присутствовать

Как предусмотрено абзацем пятым п. 1 разд. ІІ Положения № 879*, инвентаризация должна проводиться полным составом инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) в присутствии материально ответственного лица.

* Положение об инвентаризации активов и обязательств, утвержденное приказом Минфина от 02.09.2014 № 879.

То есть прежде всего распорядительным документом руководителя предприятия должна быть создана инвентаризационная комиссия (п. 1 разд. ІІ Положения № 879). Возглавлять инвентаризационную комиссию должен руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения, уполномоченный руководителем предприятия. В ее состав включаются:

— представители аппарата управления предприятия;

— представители бухгалтерской службы (аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, предпринимателя, осуществляющего ведение бухучета на договорных началах);

— опытные работники предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры).

Также в инвентаризационную комиссию могут входить члены ревизионной комиссии хозобщества.

Если из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного осуществления инвентаризации в местах хранения и на производстве создают рабочие инвентаризационные комиссии. В их состав включают представителей аппарата управления, бухгалтерской службы и опытных работников предприятия, знающих объект инвентаризации, цены и первичный учет. Кроме того, в них могут входить члены инвентаризационной комиссии.

Таким образом,

Кроме того, при инвентаризации активов, находящихся у них на ответственном хранении, должны присутствовать материально ответственные лица. Это вполне логично, ведь именно они будут привлекаться к ответственности в случае недостач вверенных им ценностей.

А что делать, если один либо несколько членов инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии и/или материально ответственные лица отсутствуют? Варианты выхода из ситуации зависят от причин и длительности отсутствия соответствующих работников.

Отсутствуют работники — ищем решение

Причины отсутствия работников, которые должны участвовать в инвентаризации, могут быть самыми разными: болезнь, командировка, переезд в связи с боевыми действиями, переход на дистанционную работу и т. п.

В случае когда предполагается, что необходимый работник будет отсутствовать непродолжительное время (например, в связи с болезнью или командировкой), можно перенести сроки начала инвентаризации или приостановить ее (если она уже началась).

Работник, входящий в состав инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии, или материально ответственное лицо трудится дистанционно? В трудовом договоре такого дистанционщика имеет смысл указать, что он будет сочетать выполнение дистанционной работы с работой на рабочем месте в помещении или на территории работодателя (см. ч. 6 ст. 60² КЗоТ и п. 5 Типовой формы трудового договора о дистанционной работе, утвержденной приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21). При этом в договоре прописывают особенности (время и/или условия) такого сочетания.

Так, для материально ответственного лица условием, при наступлении которого он обязан выполнять работу на рабочем месте в помещении / на территории работодателя, будет проведение инвентаризации вверенных ему ценностей. Для члена инвентаризационной комиссии следует указать, что работник выполняет работу в помещении работодателя в период проведения инвентаризаций на предприятии.

Но такой вариант подойдет, если работник находится в том же населенном пункте, в котором расположено предприятие, или может туда прибыть. Однако бывает, что работник не имеет возможности явиться на предприятие, например, в связи с продолжительной болезнью, переездом в другой город или даже страну из-за боевых действий. Еще одной распространенной причиной отсутствия является длительный военный отпуск за свой счет. Или работник вообще не выходит на связь, находится на оккупированной территории и не может выехать и т. п. Во всех этих ситуациях ожидать его появления на предприятии в ближайшее время не приходится. Что тогда делать?

Если речь идет о члене инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии, то его нужно заменить (см. письмо Минфина от 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для этого издают приказ руководителя предприятия, которым отсутствующего работника исключают из состава комиссии, а вместо него вводят в комиссию другого работника, который может участвовать в инвентаризации. И уже новая комиссия в полном составе проведет инвентаризацию.

В случае длительного отсутствия материально ответственного лица ситуация сложнее.

С таким работником заключают договор о полной материальной ответственности и проводят инвентаризацию в связи со сменой материально ответственного лица.

Но как заменить материально ответственное лицо, если передающий ценности работник отсутствует?

Когда таким отсутствующим лицом является кассир, действуем по алгоритму, предусмотренному п. 45 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148. Согласно указанной норме ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются другим кассиром, которому они передаются, в присутствии руководителя и главного бухгалтера или комиссии, назначенной руководителем предприятия. О результатах пересчета и передаче ценностей составляют акт за подписями указанных лиц.

К сожалению, правил передачи других ценностей новому материально ответственному лицу в отсутствии его предшественника законодательство не устанавливает. Можно, конечно, провести инвентаризацию без «старого» материально ответственного лица (по аналогии с кассиром). Этот факт следует указать в инвентаризационной описи или акте инвентаризации. Однако существует риск того, что при выявлении недостачи бывший материально ответственный работник впоследствии откажется признавать результаты такой инвентаризации.

Еще один вариант — воспользоваться нормами гл. 17 «Представительство» ГКУ. То есть материально ответственный работник находит лицо, которому он доверяет и которое будет представлять его интересы, присутствуя при проведении инвентаризации и передаче товарно-материальных ценностей. Доверенным лицом может быть, например, работник того же предприятия. Оформить представительство можно с помощью доверенности (см. ч. 1 ст. 244 ГКУ), которая должна содержать объем полномочий лица, являющегося представителем. В этом случае у работодателя будет несколько больше уверенности в том, что материально ответственный работник не станет впоследствии оспаривать результаты инвентаризации.

Если остался один директор

Теперь рассмотрим ситуацию, когда на предприятии остался один директор. Например, все работники разъехались и работают дистанционно в других населенных пунктах, находятся в длительных отпусках или вообще уволились. Может ли директор самостоятельно провести инвентаризацию?

Для случая, когда согласно штатному расписанию предприятия директор является единственным работником, Минфин подтверждал такую возможность (см. письмо от 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918). Для этого, по мнению специалистов ведомства, соответствующим распорядительным документом руководитель предприятия должен утвердить состав инвентаризационной комиссии из одного лица. Второй возможный вариант, предлагаемый Минфином, — включить в состав комиссии специалистов, привлеченных по гражданско-правовому договору. Например, это могут быть работники аудиторской фирмы.

На наш взгляд, если руководитель — единственный работник, то проведение им инвентаризации единолично противоречит требованию п.п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879. Напомним: согласно указанной норме материально ответственные лица не могут входить в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении. Это вполне логично, ведь они являются лицами, которых проверяют. Мы имеем дело именно с такой ситуацией. Директор как единственный работник является материально ответственным за все активы. И проверять сам себя он не может. Поэтому

Причем этот вариант является оптимальным и в ситуации, когда, кроме руководителя, на предприятии есть другие работники, которые в силу разных причин не могут явиться для проведения инвентаризации. Согласитесь, что результаты инвентаризации, проведенной в отсутствие материально ответственного лица инвентаризационной комиссией, состоящей из одного руководителя, будут крайне сомнительными. Любое материально ответственное лицо, не присутствовавшее при инвентаризации, может в такой ситуации отказаться признать выявленную недостачу. Привлечение для инвентаризации независимых специалистов придаст этой процедуре больший вес.

Как можно убедиться, провести инвентаризацию возможно даже при отсутствии работников, которые должны были в ней участвовать. Выход есть в любой ситуации.