Хто має бути присутнім
Як передбачено абзацом п’ятим п. 1 розд. ІІ Положення № 879*, інвентаризація має проводитися повним складом інвентаризаційної комісії (робочої інвентаризаційної комісії) у присутності матеріально відповідальної особи.
Тобто насамперед розпорядчим документом керівника підприємства має бути створена інвентаризаційна комісія (п. 1 розд. ІІ Положення № 879). Очолювати інвентаризаційну комісію має керівник підприємства (його заступник) або керівник структурного підрозділу, уповноважений керівником підприємства. До її складу включаються:
— представники апарату управління підприємства;
— представники бухгалтерської служби (аудиторської фірми, централізованої бухгалтерії, підприємця, що здійснює ведення бухобліку на договірних засадах);
— досвідчені працівники підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік (інженери, технологи, механіки, виконавці робіт, товарознавці, економісти, бухгалтери).
Також до інвентаризаційної комісії можуть входити члени ревізійної комісії госптовариства.
Якщо через великий обсяг робіт проведення інвентаризації не може бути забезпечене однією комісією, для безпосереднього здійснення інвентаризації у місцях зберігання та на виробництві створюють робочі інвентаризаційні комісії. До їх складу включають представників апарату управління, бухгалтерської служби та досвідчених працівників підприємства, які знають об’єкт інвентаризації, ціни та первинний облік. Крім того, до них можуть входити члени інвентаризаційної комісії.
Таким чином,
для проведення інвентаризації повинні з’явитися всі члени інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, призначеної наказом керівника підприємства
Крім того, при інвентаризації активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні, мають бути присутніми матеріально відповідальні особи. Це цілком логічно, адже саме вони будуть притягатися до відповідальності у разі нестачі довірених їм цінностей.
А що робити, якщо один або кілька членів інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії та/або матеріально відповідальні особи відсутні? Варіанти виходу із ситуації залежать від причин та тривалості відсутності відповідних працівників.
Відсутні працівники — шукаємо рішення
Причини відсутності працівників, які повинні брати участь в інвентаризації, можуть бути різними: хвороба, відрядження, переїзд у зв’язку з бойовими діями, перехід на дистанційну роботу тощо.
У разі коли передбачається, що необхідний працівник буде відсутній нетривалий час (наприклад, у зв’язку з хворобою чи відрядженням), можна перенести строк початку інвентаризації або призупинити її (якщо вона вже почалася).
Працівник, який входить до складу інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, чи матеріально відповідальна особа працює дистанційно? У трудовому договорі такого дистанційника має сенс зазначити, що він поєднуватиме виконання дистанційної роботи з роботою на робочому місці в приміщенні чи на території роботодавця (див. ч. 6 ст. 602 КЗпП та п. 5 Типової форми трудового договору про дистанційну роботу, затверджену наказом Мінекономіки від 05.05.2021 № 913-21). При цьому у договорі прописують особливості (час та/або умови) такого поєднання.
Так, для матеріально відповідальної особи умовою, при настанні якої вона зобов’язана виконувати роботу на робочому місці в приміщенні / на території роботодавця, буде проведення інвентаризації довірених йому цінностей. Для члена інвентаризаційної комісії слід зазначити, що працівник виконує роботу у приміщенні роботодавця у період проведення інвентаризацій на підприємстві.
Але такий варіант підійде, якщо працівник знаходиться у тому ж населеному пункті, в якому розташоване підприємство, або може туди прибути. Проте буває, що працівник не має можливості з’явитися на підприємство, наприклад, у зв’язку із тривалою хворобою, переїздом до іншого міста чи навіть країни через бойові дії. Ще однією поширеною причиною відсутності є тривала воєнна відпустка за власний рахунок. Або працівник взагалі не виходить на зв’язок, знаходиться на окупованій території та не може виїхати тощо. У всіх цих ситуаціях очікувати його появи на підприємстві найближчим часом не доводиться. Що тоді робити?
Якщо йдеться про члена інвентаризаційної (робочої інвентаризаційної) комісії, його слід замінити (див. лист Мінфіну від 15.12.2003 № 31-04200-30-23/19). Для цього видають наказ керівника підприємства, яким відсутнього працівника виключають зі складу комісії, а натомість вводять до комісії іншого працівника, який може брати участь в інвентаризації. І вже нова комісія у повному складі проведе інвентаризацію.
У разі тривалої відсутності матеріально відповідальної особи ситуація складніша.
Обов’язки відсутньої матеріально відповідальної особи повинні бути передані іншому працівнику
З таким працівником укладають договір про повну матеріальну відповідальність та проводять інвентаризацію у зв’язку зі зміною матеріально відповідальної особи.
Але як замінити матеріально відповідальну особу, якщо працівник, який передає цінності, відсутній?
Коли такою відсутньою особою є касир, діємо за алгоритмом, передбаченим п. 45 Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.2017 № 148. Відповідно до зазначеної норми цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера чи комісії, призначеної керівником підприємства. Про результати перерахунку та передачу цінностей складають акт за підписами зазначених осіб.
На жаль, правил передачі інших цінностей новій матеріально відповідальній особі у разі відсутності її попередника законодавство не встановлює. Можна, звісно, провести інвентаризацію без «старої» матеріально відповідальної особи (за аналогією з касиром). Цей факт слід зазначити в інвентаризаційному описі чи акті інвентаризації. Однак існує ризик того, що при виявленні нестачі колишній матеріально відповідальний працівник у подальшому відмовиться визнавати результати такої інвентаризації.
Ще один варіант — скористатися нормами гл. 17 «Представництво» ЦКУ. Тобто матеріально відповідальний працівник знаходить особу, якій він довіряє і яка представлятиме його інтереси, буде присутня при проведенні інвентаризації та передачі товарно-матеріальних цінностей. Довіреною особою може бути, наприклад, працівник того самого підприємства. Оформити представництво можна за допомогою довіреності (див. ч. 1 ст. 244 ЦКУ), що має містити обсяг повноважень особи, яка є представником. У цьому випадку у роботодавця буде дещо більше впевненості в тому, що матеріально відповідальний працівник не оскаржуватиме в подальшому результати інвентаризації.
Якщо залишився один директор
Тепер розглянемо ситуацію, коли на підприємстві залишився один директор. Наприклад, усі працівники роз’їхалися та працюють дистанційно в інших населених пунктах, перебувають у тривалих відпустках чи взагалі звільнилися. Чи може директор самостійно провести інвентаризацію?
Для випадку, коли згідно зі штатним розписом підприємства директор є єдиним працівником, Мінфін підтверджував таку можливість (див. лист від 27.05.2014 № 31-08410-07-29/12918). Для цього, на думку фахівців відомства, відповідним розпорядчим документом керівник підприємства має затвердити склад інвентаризаційної комісії з однієї особи. Другий можливий варіант, який пропонує Мінфін, — включити до складу комісії спеціалістів, залучених за цивільно-правовим договором. Наприклад, це можуть бути працівники аудиторської фірми.
На наш погляд, якщо керівник — єдиний працівник, то проведення ним інвентаризації одноосібно суперечить вимогам п.п. 2.4 розд. ІІ Положення № 879. Нагадаємо: згідно із зазначеною нормою матеріально відповідальні особи не можуть входити до складу робочої інвентаризаційної комісії для перевірки активів, які перебувають у них на відповідальному зберіганні. Це цілком логічно, адже вони є особами, яких перевіряють. Ми маємо справу саме з такою ситуацією. Директор як єдиний працівник є матеріально відповідальним за всі активи. І перевіряти сам себе він не може. Тому
для проведення інвентаризації краще залучити незалежних спеціалістів за цивільно-правовим договором
Причому цей варіант є оптимальним і в ситуації, коли, крім керівника, на підприємстві є інші працівники, які через різні причини не можуть з’явитися для проведення інвентаризації. Погодьтеся, що результати інвентаризації, проведеної за відсутності матеріально відповідальної особи, інвентаризаційною комісією, яка складається з одного керівника, будуть вкрай сумнівними. Будь-яка матеріально відповідальна особа, яка не була при інвентаризації, може в такій ситуації відмовитися визнати виявлену недостачу. Залучення для інвентаризації незалежних спеціалістів надасть цій процедурі більшої ваги.
Як можна переконатися, провести інвентаризацію можливо навіть за відсутності працівників, які мали брати у ній участь. Вихід є у будь-якій ситуації.
Висновки
- Якщо член інвентаризаційної комісії не може брати участь у інвентаризації, його можна замінити іншим працівником.
- За відсутності касира цінності, що перебувають у касі, перераховуються іншим касиром у присутності керівника та головбуха чи комісії, призначеної керівником підприємства.
- Якщо директор є єдиним працівником підприємства, до складу інвентаризаційної комісії можна включити спеціалістів, залучених за цивільно-правовим договором.
