О последствиях отмены командировки в последний раз мы рассказывали еще до 01.04.2023, когда не вступили в силу «подотчетно-революционные» изменения в командировочный п. 170.9 НКУ (см. статью «Командировку отменили: что дальше?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 25).
Поэтому на то время мы могли только прогнозировать, как налоговики будут относиться к срокам возврата аванса, выданного на отмененную командировку, и последствиям его несвоевременного возврата. Наш прогноз был неутешительным: при отсутствии однозначных изменений по этому вопросу в новой редакции п. 170.9 НКУ, скорее всего, после 01.04.2023 их подход останется таким же фискальным, как и раньше.
К сожалению, именно так и произошло. После того как налоговики недавно освежили две консультации в БЗ, посвященных этой теме, о неизменности фискальной позиции можно говорить как о совершенном факте. Но обоснована ли она хоть чем-то? Сейчас разберемся.
Сроки возврата аванса. Об этом речь идет в консультации из БЗ 103.17.
Вывод документа
Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличностью)
Несмотря на то, что сроки возврата такого аванса в НКУ не установлены ни раньше, ни теперь, фискалы стоят на своем. Три дня и точка!
Пользуясь существующим пробелом в законодательстве, налоговики продолжают настаивать на соблюдении всеми предприятиями срока в 3 банковских дня, установленного в Инструкции № 59*. Именно она предоставляет работнику, который получил аванс на командировку и не выехал, на возврат полученных средств 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене поездки (п. 11 разд. II, п. 18 разд. IIІ Инструкции № 59).
Фискалы справедливо замечают, что Инструкция № 59 регулирует командировки работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Для других предприятий она не является обязательной, хотя и может использоваться в качестве вспомогательного (справочного) документа. Однако это вовсе не значит, что можно произвольно, по одной лишь прихоти фискалов, расширить сферу ее применения на все без исключения предприятия.
И даже ссылка в консультации на то, что
нормами законодательства не предусмотрено дополнительных сроков для возврата средств, полученных в качестве аванса на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам,
все равно не предоставляет Инструкции № 59 статуса документа, обязательного для небюджетников. Поэтому считаем вывод этой консультации противозаконным.
Конечно, если вы не желаете сталкиваться с неприятностями при проверках, указанный трехдневный срок можно прописать в Положении о командировке, которое действует на предприятии. И если до момента отмены командировки работник еще не успел потратиться, с соблюдением этого срока проблем быть не должно.
Если же работник израсходовал аванс на цели, связанные с будущей служебной поездкой (приобретение транспортных билетов, бронирование гостиницы и т. п.), уложиться в такой сжатый срок не всегда удастся. Ведь работнику в первую очередь надо будет вернуть средства, которые уже были потрачены. А для этого следует отменить бронирование гостиницы, сдать приобретенные билеты и т. п. При определенных условиях, например, в случае приобретения проездных билетов с оплатой банковской картой, это может затянуться во времени. Поэтому не факт, что работник сможет получить деньги и вернуть их работодателю в течение 3 банковских дней с даты приказа об отмене командировки. Чем это ему угрожает?
Последствия нарушения трехдневного срока. О них речь идет в другой консультации из БЗ 109.19
Вывод документа
Сумма средств, не возвращенная в течение трех банковских дней на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличностью), включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода работника
Действительно, в состав налогооблагаемого дохода включается сумма излишне израсходованных средств, полученных физлицом, в частности, на командировку и не возвращенных в установленные законодательством сроки (п.п. 164.2.11 НКУ). Что же это за законодательство?
Нетрудно отгадать, что фискалы и в этой консультации пытаются притянуть за уши мнение об обязательности соблюдения трехдневного срока, установленного Инструкцией № 59 (ср. ). А чтобы у плательщиков не возникало лишних вопросов, об узкой сфере применения этого документа (исключительно для бюджетников) они здесь умышленно не упоминают. В итоге создается впечатление, вроде бы все правильно: законодательством (а именно Инструкцией № 59) установлен специальный трехдневный срок для возврата аванса на командировку, которая не состоялась, а его нарушение карается соответствующим образом.
Что можно этому противопоставить?
Должны заметить, что в п.п. 170.9.1 НКУ прослеживается намерение законодателя отделить правила подачи отчетности и возврата неиспользованных подотчетных средств для обычных предприятий и для бюджетников. Для первых они установлены непосредственно в НКУ и являются достаточно либеральными: «до конца месяца, следующего за месяцем...» (см. пп. 170.9.3 и 170.9.4 НКУ). Для вторых их устанавливает Кабмин, причем они регламентированы куда строже: до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, если аванс выдавался безналично, или до окончания третьего банковского дня, если аванс был выдан наличностью (см. п. 5 постановления КМУ от 02.02.2011 № 98).
При таком правовом регулировании становится очевидным, что и трехдневный срок для возврата аванса на отмененную командировку предназначен именно для бюджетников.
Остальные же предприятия, по нашему мнению, могут исходить из либерального прочтения п.п. 170.9.3 НКУ в совокупности с п. 3 Порядка № 841*:
чтобы не возникло налогооблагаемого дохода, средства, полученные на командировку, которая не состоялась, следует вернуть в кассу или на счет работодателя до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором отменена такая командировка
* Порядок составления Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденный приказом Минфина от 28.09.2015 № 841.
Чтобы предоставить этому выводу соответствующий вес, его лучше закрепить во внутреннем Положении о командировке или указать в приказе, который отменяет командировку.
И только если этот срок возврата средств будет нарушен, придется обложить всю сумму невозвращенных работником средств НДФЛ (с учетом натурального коэффициента) и военным сбором (без применения натурального коэффициента) как излишне израсходованные средства предприятия.
