Ответ на этот вопрос как раньше, так и сейчас крайне слабо освещен в действующем законодательстве. Ситуация ничуть не изменилась и после внесения изменений в профильный п. 170.9 НКУ, какие должны заработать с 01.04.2023 (больше об этих изменениях можно прочитать в статье «Подотчетная революция» // «Налоги & бухучет», 2023, № 12). Изложим свою точку зрения по этому поводу.
Издаем приказ
Отменить командировку, которая не состоялась, следует соответствующим приказом. В приказе об отмене командировки стоит указать причину такого решения (это может быть перенос переговорного процесса, отмена конференции, болезнь работника и т. п.), сославшись на ранее изданный приказ о командировке. Кроме того, в приказе следует прописать, что работнику возмещаются понесенные им расходы.
Текст приказа может быть приблизительно таким:
После ознакомления с ним работник должен (1) вернуть сумму аванса, выданную на такую командировку, в кассу предприятия или на его текущий счет и (2) отчитаться о расходах.
Возвращаем аванс
Сроки его возврата в НКУ не прописаны. Однако они есть в Инструкции № 59*. Она предоставляет работнику, который получил аванс на командировку и не выехал, на возврат полученных средств 3 банковских дня со дня принятия решения об отмене поездки (абзац пятый п. 11 разд. II, п. 18 разд. IIІ Инструкции № 59).
В то же время в документе не выделены ситуации, при которых аванс мог остаться нетронутым или же был израсходован частично или полностью на нужды, связанные с будущей командировкой. В Инструкции № 59 детализировано только, что аванс, полученный:
— наличностью, следует вернуть именно в кассу предприятия;
— на заграничную командировку, — в денежных единицах, в которых был выдан аванс.
Конечно, требования этого документа для хозрасчетных предприятий носят исключительно рекомендательный характер. При этом
другие нормативные акты, в том числе НКУ, сроков возврата наличности в случае отмены командировки не устанавливают
Не появятся соответствующие нормы в п. 170.9 НКУ и после изменений в него, которые вступят в силу с 01.04.2023.
Вместе с тем, либеральное прочтение новой редакции п.п. 170.9.3 НКУ позволяет допустить, что с 01.04.2023 возвращать неиспользованные средства, если расчеты проводились платежной картой в безналичной форме, можно будет вообще до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором отменена командировка. Однако мы бы не рекомендовали спешить с воплощением этого предположения в жизнь.
Пока что, пользуясь существующим пробелом в законодательстве, налоговики настаивают на соблюдении всеми предприятиями срока в 3 банковских дня, установленного в Инструкции № 59 (БЗ 103.17). А при отсутствии однозначных изменений в новой редакции п. 170.9 НКУ, скорее всего, после 01.04.2023 их подход останется таким же.
Поэтому если не хотите спорить с ними, пропишите в собственном Положении о командировке, которое действует на предприятии, такой же срок, как и в Инструкции № 59 (ср. ).
С его соблюдением проблем точно не будет, если до момента отмены командировки работник еще не успел потратиться. Тогда он просто вернет в кассу предприятия сумму ранее выданного аванса — и на этом все. Однако так бывает далеко не всегда.
Обратите внимание! Налоговики отмечают, что
законодательством не предусмотрено дополнительных сроков для возврата средств, полученных как аванс на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника)
Вместе с тем необходимость продлить этот срок может обусловливаться не только временной нетрудоспособностью командированного. При определенных обстоятельствах будет препятствовать его соблюдению то, что работник потратил аванс на цели, связанные с будущей служебной поездкой (приобретение транспортных билетов, бронирование гостиницы и т. п.). Поэтому самое первое, что ему придется сделать, — уладить вопрос с возвратом средств, которые уже были израсходованы. А именно: отменить бронирование гостиницы, сдать приобретенные им билеты, обязательно получить документы на возврат, которые подтверждают понесенные в связи с этим расходы.
Однако не исключено, что возврат средств работнику, скажем, за приобретенный проездной билет с оплатой банковской картой может затянуться во времени. Например, при возврате авиабилета — до 7 (10) дней, а в случае с иностранным авиаперевозчиком — до нескольких месяцев (об этом мы писали в статье «Отмена командировки из-за карантина: снимаем бронирование, сдаем билеты» // «Налоги & бухучет», 2020, № 24). Поэтому не факт, что работник сможет получить деньги и вернуть их работодателю в течение 3 банковских дней с даты приказа об отмене командировки.
Обратите внимание! В случае невозвращения средств в 3-дневной срок фискалы требуют включить невозвращенную сумму в общий месячный налогооблагаемый доход работника (БЗ 109.19).
По нашему же мнению, соблюдать такие сжатые сроки не особо и нужно.
Вернуть аванс в этой части, считаем, можно и позже — после получения денег за возврат билетов / отмену бронирования гостиницы
Правда, такой подход в определении сроков возврата аванса на отмененную командировку тоже лучше закрепить во внутреннем Положении о командировке или указать в приказе, который отменяет командировку.
Главное, чтобы работник вернул неиспользованные денежные средства по отмененной командировке до окончания месяца, на который приходится предельный срок их возврата.
Если этот срок возврата средств будет нарушен, придется обложить всю сумму невозвращенных работником средств НДФЛ (с учетом натурального коэффициента) и военным сбором (без применения натурального коэффициента) как излишне израсходованные средства предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ).
Совет! Чтобы такого не случилось, предприятие может выдать работнику возвратную финпомощь на срок, пока работник получит средства от перевозчика/гостиницы и т. п. За ее счет он вернет предприятию аванс, а как только на его личную карту поступят средства за билет/бронирование гостиницы — погасит выданную возвратную финпомощь.
И последнее в этом подразделе. При возврате билетов перевозчики обычно удерживают часть стоимости билета, а тем, кто проплатил бронирование гостиницы, могут и вовсе не вернуть деньги за бронирование. Если это случится, работник не сможет вернуть полную сумму аванса. Вместе с тем финансировать такие расходы за свой счет он тоже не обязан.
Расходы на бронирование гостиничного номера, удержания из стоимости транспортного билета и т. п. предприятие должно взять на себя при условии, что работник предоставит соответствующие документы в их подтверждение
При этом считать их дополнительным благом работника нет никаких оснований.
Подаем авансовый отчет
Средства, полученные работником из кассы или перечисленные ему на личную карту, считаются выданными под отчет на дату осуществления соответствующей операции (выдачи наличности или перечисления средств).
При этом
не имеет значения, тратил работник средства, выданные на командировку, или нет, — авансовый отчет, считаем, следует подавать все равно
А в какой срок это следует сделать?
Опять повторим, что ни действующая редакция п. 170.9 НКУ, ни та, которая станет действующей с 01.04.2023, прямого ответа на этот вопрос не дает. Там вообще нет ни одного слова об отмене командировки.
Поэтому остается пока что (до 01.04.2023) соблюдать базовый срок из п.п. 170.9.2 НКУ, а именно: до окончания пятого банковского дня. Отсчитывать этот срок в таком случае следует от даты приказа об отмене командировки. Хотя поскольку ответственности за несвоевременную подачу авансового отчета нет, его можно подать до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата аванса по отмененной командировке.
Вместе с тем стоит сказать, что с 1 апреля 2023 года:
— при отсутствии любых расходов на предстоящую командировку не будет ошибкой придерживаться старого подхода и подавать пустой авансовый отчет по отмененной командировке до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата аванса. В таком случае в авансовом отчете в графе «Витрачено» следует указать нули;
— если подотчетное лицо применяло личную платежную карту (ее реквизиты) для проведения расчетов в безналичной форме, то при отсутствии налогооблагаемого дохода авансовый отчет вообще можно не составлять и не подавать. Однако подать документы, которые подтверждают сумму расходов, придется до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором отменена командировка (делаем такой вывод из п.п. 170.9.3 НКУ);
— в случае использования наличности сверх суммы суточных (включая полученную с платежной карты) следует подать авансовый отчет (такое требование содержит п.п. «б» п.п. 170.9.4 НКУ) в сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ, а именно: до окончания месяца, следующей за месяцем отмены командировки. Что касается сроков подачи подтверждающих документов по наличным расчетам, то, очевидно, такие документы необходимо приложить к авансовому отчету и подать одновременно с ним.
Как отнесутся к таким выводам налоговики, сейчас не известно. Будем надеяться, что одобрительно… ☺
Выводы
- На сегодня вернуть аванс, полученный на командировку, которая не состоялась, а также подать авансовый отчет об использованных средствах можно до окончания месяца, на который приходится предельный срок возврата средств работодателю.
- Фискалы же настаивают на соблюдении всеми предприятиями срока возврата аванса в 3 банковских дня с даты отмены командировки.
- А уже с 01.04.2023 возвращать неиспользованные средства в случае безналичных расчетов с использованием платежной карты (включая личную) можно будет, по нашему мнению, до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором отменена командировка.
- Кроме того, с 01.04.2023 подавать авансовый отчет придется только в случае наличия налогооблагаемого дохода или использования плательщиком налога наличности сверх суммы суточных.