Про наслідки скасування відрядження востаннє ми розповідали ще до 01.04.2023, коли не набрали чинності «підзвітно-революційні» зміни до відряджувального п. 170.9 ПКУ (див. статтю «Відрядження скасували: що далі?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 25).
Тож на той час ми могли тільки прогнозувати, як податківці ставитимуться до строків повернення авансу, виданого на скасоване відрядження, та наслідків його несвоєчасного повернення. Наш прогноз був невтішним: за відсутності однозначних змін із цього питання в новій редакції п. 170.9 ПКУ, скоріше за все, після 01.04.2023 їхній підхід залишиться таким самим фіскальним, як і раніше.
На жаль, саме так і сталося. Після того, як податківці нещодавно освіжили дві консультації в БЗ, присвячені цій темі, про незмінність фіскальної позиції можна говорити як про доконаний факт. Та чи обґрунтована вона хоч чимось? Зараз розберемося.
Строки повернення авансу. Про це йдеться в консультації з БЗ 103.17.
Висновок документа:
Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то він повинен протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки повернути зазначені кошти на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою)
Попри те, що строки повернення такого авансу в ПКУ не встановлено ні раніше, ні тепер, фіскали стоять на своєму. Три дні й крапка!
Користуючись існуючою прогалиною в законодавстві, податківці продовжують наполягати на дотриманні усіма підприємствами строку в 3 банківських дні, встановленого в Інструкції № 59*. Саме вона надає працівникові, який отримав аванс на відрядження і не виїхав, на повернення отриманих коштів 3 банківських дні з дня прийняття рішення про відміну поїздки (п. 11 розд. II, п. 18 розд. IIІ Інструкції № 59).
Фіскали справедливо зауважують, що Інструкція № 59 регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів. Для інших підприємств вона не є обов’язковою, хоча й може використовуватися як допоміжний (довідковий) документ. Однак це зовсім не означає, що можна довільно, з однієї лише примхи фіскалів, розширити сферу її застосування на всі без винятку підприємства.
І навіть посилання в консультації на те, що
нормами законодавства не передбачено додаткових строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у випадках, якщо відрядження не відбулось з поважних причин,
все одно не надає Інструкції № 59 статусу документа, обов’язкового для небюджетників. Тож вважаємо висновок цієї консультації протизаконним.
Звісно, якщо ви не бажаєте наражатися на неприємності при перевірках, зазначений триденний строк можна прописати в Положенні про відрядження, що діє на підприємстві. І якщо до моменту скасування відрядження працівник ще не встиг витратитися, з дотриманням цього строку проблем бути не повинно.
Якщо ж працівник витратив аванс на цілі, пов’язані з майбутньою службовою поїздкою (придбання транспортних квитків, бронювання готелю тощо), укластися в такий стислий строк не завжди вдасться. Адже працівникові насамперед треба буде повернути кошти, що вже були витрачені. А для цього слід скасувати бронювання готелю, здати придбані квитки тощо. За певних умов, наприклад, у разі придбання проїзних квитків з оплатою банківською карткою це може затягнутися в часі. Тож не факт, що працівник зможе отримати гроші та повернути їх роботодавцеві протягом 3 банківських днів з дати наказу про скасування відрядження. Чим це йому загрожує?
Наслідки порушення триденного строку. Про них ідеться в іншій консультації з БЗ 109.19
Висновок документа:
Сума коштів, не повернута протягом трьох банківських днів на відповідний рахунок підприємства (або до каси підприємства у разі отримання авансу готівкою), включається до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу працівника
Дійсно, до складу оподатковуваного доходу включається сума надміру витрачених коштів, отриманих фізособою, зокрема, на відрядження та не повернутих у встановлені законодавством строки (п.п. 164.2.11 ПКУ). Що ж це за законодавство?
Неважко відгадати, що фіскали і в цій консультації намагаються притягнути за вуха думку щодо обов’язковості дотримання триденного строку, встановленого Інструкцією № 59 (ср. ). А щоб у платників не виникало зайвих питань, про вузьку сферу застосування цього документа (виключно для бюджетників) вони тут умисно не згадують. У підсумку складається враження, начебто все правильно: законодавством (а саме Інструкцією № 59) установлений спеціальний триденний строк для повернення авансу на відрядження, що не відбулося, а його порушення карається відповідним чином.
Що можна цьому протиставити?
Маємо зауважити, що в п.п. 170.9.1 ПКУ прослідковується намір законодавця відділити правила звітування і повернення невикористаних підзвітних коштів для звичайних підприємств і для бюджетників. Для перших вони встановлені безпосередньо в ПКУ і є доволі ліберальними: «до кінця місяця, наступного за місяцем...» (див. пп. 170.9.3 і 170.9.4 ПКУ). Для других їх установлює Кабмін, причому вони регламентовані куди суворіше: до закінчення п’ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, якщо аванс видавався безготівково, або до закінчення третього банківського дня, якщо аванс було видано готівкою (див. п. 5 постанови КМУ від 02.02.2011 № 98).
За такого правового регулювання стає очевидним, що й триденний строк для повернення авансу на скасоване відрядження призначений саме для бюджетників.
Решта ж підприємств, на нашу думку, може виходити з ліберального прочитання п.п. 170.9.3 ПКУ сукупно з п. 3 Порядку № 841*:
щоб не виник оподатковуваний дохід, кошти, отримані на відрядження, що не відбулося, слід повернути в касу або на рахунок роботодавця до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому скасовано таке відрядження
* Порядок складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затверджений наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841.
Щоб надати цьому висновку відповідної ваги, його ліпше закріпити у внутрішньому Положенні про відрядження або зазначити в наказі, що скасовує відрядження.
І тільки якщо цей строк повернення коштів буде порушено, доведеться оподаткувати всю суму неповернених працівником коштів ПДФО (з урахуванням натурального коефіцієнта) та військовим збором (без застосування натурального коефіцієнта) як надміру витрачені кошти підприємства.
