Сначала напомним, что директор — особый работник. У него как будто двойной статус: с одной стороны это — исполнительный орган юридического лица, а с другой — наемный работник (по крайней мере чаще всего является именно наемным работником). Поэтому и алгоритм изменения директора имеет свои особенности по сравнению с обычными работниками юрлица.
Для изменения директора придется пройти следующие этапы:
1) принятие участниками (собственниками) или наблюдательным советом (для акционерных обществ) решения об изменении директора;
2) регистрация этих изменений в Едином государственном реестре юридических лиц, ФЛП и общественных формирований (сокращенно — ЕГР);
3) сообщение налоговикам об изменении директора (исключительно если директор является еще и лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета);
4) решение вопросов, связанных с электронными подписями (если отчетность, налоговые накладные и другие документы подаются в электронном виде);
5) разобраться с контрагентами юрлица.
Принимаем решение
В любом юрлице изменение директора начинается с принятия решения высшим органом управления. В зависимости от организационно-правовой формы (ООО, АО, ЧП и т. п.) в качестве такого органа могут выступать:
— общее собрание участников/акционеров;
— наблюдательный совет общества;
— собственник.
Форма решения об увольнении старого директора и приеме нового зависит от органа, который его принимает. Это может быть протокол общего собрания / распоряжение наблюдательного совета / решение или распоряжение собственника или решение единственного участника ООО.
О том, кто конкретно в вашем юрлице уполномочен увольнять / принимать директора, а также о форме соответствующего решения и порядке его принятия должно быть указано в уставных документах общества (например, в уставе ООО).
Обычно такое решение принимается на основании заявлений от старого и нового директоров. Поскольку достаточно часто с директором оформляются именно трудовые отношения (то есть есть трудовой договор или контракт), то кроме регистрационных действий, необходимо оформить его в порядке, установленном трудовым законодательством*.
* О других вариантах оформления отношений между директором и юрлицом см. в статье «Директор без зарплаты: а так можно?» // «Налоги & бухучет», 2021, № 101.
Особенность оформления трудотношений с директором заключается в том, что Уведомление о приеме работника в отношении директора не подается (постановление КМУ от 17.06.2015 № 413(ср. )). Кроме того, если, например, мы говорим об ООО, то подпись на трудовом договоре от имени юрлица делает человек, уполномоченный на это общим собранием (ч. 12 ст. 39 Закона об ООО*).
А если нет связи с участниками (собственниками) юрлица?
Это самая сложная ситуация, которая четкого ответа или алгоритма действий в законодательстве, к сожалению, не содержит. Для акционерного общества это, наверное, не такая острая проблема. А вот, например, для ООО или ЧП она очень болезненна.
Все потому, что, как вы уже понимаете, заменить директора без решения общего собрания (единственного участника или учредителя) практически невозможно.
Можно ли хотя бы старому директору уволиться в этом случае?
Да, есть такой алгоритм. Но он, откровенно говоря, не всегда срабатывает. Следовательно, алгоритм таков.
1. Написать заявление «по собственному желанию» (то есть по ст. 38 КЗоТ). В нем обязательно указать дату увольнения (не меньше чем за 2 недели до даты отправления письма). После истечения 2 недель можно оформлять расторжение трудовых отношений. Это директор может сделать самостоятельно.
2. Послать заявление участникам (собственникам) юрлица по почте заказным письмом с объявленной ценностью, уведомлением о вручении и описью вложения.
Для подтверждения факта послания заявления описи (экземпляр которой остается у вас) и фискального чека будет достаточно. Заметим: если участник (собственник) на территории РФ или временно оккупированной территории, то почтовые отправления сделать будет невозможно, они вернутся отправителю. Сохраняем спокойствие и все доказательства отправления. Не лишним будет направить заявление повторно.
3. Созвать общее собрание участников общества. Важно соблюдать все формальности.
Напомним: в соответствии с ч. 3 ст. 32 Закона об ООО исполнительный орган общества обязан сообщить участникам об общем собрании не меньше чем за 30 дней до запланированной даты его проведения (если другой срок не установлен в уставе).
В сообщении нужно указать дату, время, место проведения общего собрания и повестку дня (ч. 4 ст. 32 Закона об ООО). К сообщению также не помешает прикрепить копию заявления об увольнении.
Этот документ посылайте по почте с описью вложения участнику(ам). Так же здесь могут возникнуть проблемы с участниками (учредителями) из страны-агрессора или временно оккупированной территории. Опять же можно направить сообщение о созыве общего собрания повторно. Суд может учесть, что директор принял все зависящие от него меры для увольнения и созыва общего собрания, признав трудовые отношения прекращенными (см., например, решение Новомосковского райсуда Днепропетровской обл. от 08.12.2022 по делу № 183/6431/22).
4. Обратиться в общий суд с требованием признать факт прекращения трудовых отношений с даты, указанной в заявлении. В иске, кроме прочего, сослаться на:
а) ст. 43 Конституции Украины (каждый имеет право на труд, включающий возможность зарабатывать себе на жизнь трудом, который он свободно выбирает или на который свободно соглашается. Использование принудительного труда запрещается);
б) ст. 22 КЗоТ (никакого прямого или косвенного ограничения прав или установления прямых или косвенных преимуществ при заключении, изменении и прекращении трудового договора не допускается);
в) п. 4 ч. 1 ст. 36 КЗоТ (трудовой договор может прекращаться, в частности, на основании расторжения трудового договора по инициативе работника (ст. 38, 39 КЗоТ);
г) ч. 1 ст. 38 КЗоТ (см. выше).
Если никто на собрание не появился, то факт неявки лучше зафиксировать в письменном виде (документ прилагаете к иску).
Не исключено, что суд откажет в удовлетворении иска, поскольку может признать, что в этом случае он будет подменять общее собрание. Служители Фемиды могут также ссылаться на п. 41 постановления Пленума ВСУ от 24.10.2008 № 13: при рассмотрении дел по искам о признании полномочий членов (члена) исполнительного органа прекращенными судам необходимо учитывать, что решение этого вопроса не относится к компетенции судов.
Однако, заметим: Верховный Суд указывал в некоторых своих постановлениях, что, например, при отсутствии кворума (то есть присутствия участников с достаточным количеством голосов) на общем собрании у директора есть право обратиться в суд с требованием о признании прекращенными трудовых отношений (см. постановления ВС от 03.07.2019 по делу № 520/11437/16-ц, от 24.12.2019 по делу № 758/1861/18 и от 17.02.2021 по делу № 390/1449/19).
5. Послать в налоговую копию решения суда в пользу директора с сопроводительным письмом. Также разослать такие «послания» контрагентам ООО, в Пенсионный фонд, органам соцстрахования, банковским учреждениям, в которых открыты счета предприятия.
Если все пройдет гладко, то для директора самое важное — сохранить все документы (решения судов, чеки, описи и т. п.).
Единственный нюанс: с внесением записи об исключении старого директора в ЕГР могут быть в этом случае технические проблемы у госрегистратора. Однако требовать внесения соответствующей записи в пределах иска о прекращении трудовых отношений также не стоит. Суд откажет, скорее всего. В частности, судьи укажут на то, что подменять госрегистратора они не могут, а одним из оснований внесения записей в ЕГР является именно решение суда и этого достаточно (см. то же решение Новомосковского райсуда Днепропетровской обл. от 08.12.2022 по делу № 183/6431/22).
Вносим запись в ЕГР
Вносить изменения в ЕГР необходимо, поскольку запись о руководителе фигурирует в этом реестре (в частности, в информации о юридическом лице).
Куда и как подать документы? Для того чтобы это сделать, можно обратиться к госрегистратору (обычно через центры предоставления админуслуг) или нотариусу, который имеет право проводить госрегистрационные действия в отношении ФЛП и юрлиц.
Нормативка дает возможность подать документы как в бумажном виде (по почте или лично), так и в электронном. Однако в электронном виде, к сожалению, подать документы пока не удастся. По крайней мере ни один официальный ресурс такой возможности не предоставляет (см. по ссылкам: online.minjust.gov.ua и guide.diia.gov.ua).
Если документы вы будете посылать по почте, то заметьте: подписи на заявлении нужно будет засвидетельствовать нотариально. Документы направляются ценным письмом с уведомлением о вручении и описью вложения.
Какие документы подавать? В пакет документов входят:
1) заявление по форме 2 (утвержденное приказом Минюста от 18.11.2016 № 3268/5). Его можно загрузить по ссылке: minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-9981;
2) оригинал или копия протокола/решения общего собрания участников (акционеров, собственников) / распоряжения наблюдательного совета и т. п.. Обратите внимание: подписи на протоколе/решении удостоверяются нотариально (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закона № 755*);
3) оригинал или копия нотариально удостоверенной доверенности на осуществление регистрационных действий (если документы будет подавать уполномоченный представитель юрлица). Если документы подает директор или представитель, внесенный в ЕДР, то доверенность не нужна;
4) квитанция об уплате админсбора (0,3 прожитминимума для трудоспособных лиц, в 2023 году — 810 грн*). Внимание! Если запись в ЕГР будет вносить нотариус, то к админсбору добавится еще и его вознаграждение.
* Для расчета берется прожиточный минимум по состоянию на 1 января текущего года и округляется до ближайших 10 грн (ч. 5 ст. 36 Закона № 755).
«Бенефициарные» документы в этом случае теперь не подаются. Разве что у вас происходят еще и изменения в отношении них (см. подробнее в статье «Новые правила в отношении бенефициаров» // «Налоги & бухучет», 2022, № 75).
Когда сообщать контролирующим органам об изменениях?
Данные о новом директоре автоматически попадают налоговикам. Поэтому никаких форм, заявлений или писем налоговикам посылать не нужно.
Исключение: ситуация, когда директор выступает в качестве лица, ответственного за ведение бухгалтерского учета
Тогда нужно будет подать форму № 1-ОПП. В ней необходимо укаказать данные о новом лице, ответственном за ведение бухучета. В этом случае в форме № 1-ОПП заполняются только следующие разделы:
— 1 — «Податковий номер»;
— 2 — «Повне найменування українською мовою»;
— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;
— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».
В разд. 10 указываются данные нового директора, а в поле «Дата призначення» — дата, с которой новый директор начал исполнять обязанности лица, ответственного за ведение бухучета (см. категорию 116.01 БЗ). Форму можно подать онлайн (J1312105 в Электронном кабинете).
Подпись на форме ставит новый директор. Также подписать форму может другое уполномоченное лицо юрлица (см. категорию 116.01 БЗ).
Другим госорганам сообщать о новом директоре (даже если он одновременно является еще и лицом, ответственным за ведение бухучета) не нужно.
Электронное общение с контролерами
Налоговики, ПФУ, Госстат. Электронную подпись (КЭП или УЭП с квалифицированным сертификатом) предыдущего директора нужно аннулировать, а для нового директора — сгенерировать новую. Для этого необходимо обратиться к одному из квалифицированных предоставителей электронных доверительных услуг (по-старому — АЦСК).
Поскольку вам придется аннулировать электронную подпись директора, то формально электронный документооборот с налоговиками прекращается (п. 5 разд. ІІІ Порядка № 557*). Однако это не проблема, потому что для его возобновления сейчас достаточно направить любой электронный документ (п. 1 разд. ІІІ Порядка № 557). Поэтому как только вы направите первый документ, подписанный электронной подписью нового директора, и получите квитанцию № 1, то считается, что вы возобновили электронный документооборот с налоговиками.
Такая же ситуация и с ПФУ и Госстатом. То есть сообщать о новой электронной подписи директору или направлять какие-то специальные заявления в этом случае не нужно.
Обратите внимание: в случае расторжения договора о признании электронных документов могут потерять силу все уведомления, которые подавались в рамках этого договора. То есть, например, если вы подавали уведомление о предоставлении информации о КЭП уполномоченных лиц, то его нужно будет в таком случае переподать. Напомним: это уведомление подается тогда, когда, кроме директора, есть лица, уполномоченные на подписание документов в электронном виде от имени юрлица (например, в случае временного отсутствия директора).
ФССУ. В ФССУ о новых электронных подписях нужно сообщить (если юрлицо подает в электронном виде заявления-расчеты / уведомления о выплате средств застрахованным лицам).
Банк, договоры и подписи на первичке
Банк. Требование о подаче нотариально удостоверенной карточки с образцами подписей отменено. Также теперь не существует понятий первой и второй подписи.
Но в банк обратиться все-таки придется. Дело в том, что теперь этому учреждению подается перечень распорядителей банковским счетом. Поэтому когда такие распорядители изменяются — банку об этом нужно сообщить.
Единственный нюанс: порядок подачи такого перечня, а также внесение в него изменений устанавливается внутренними документами банка (п. 14 разд. І Инструкции № 162*). Поэтому обязательно свяжитесь с вашим банком для уточнения порядка внесения изменений.
Договоры. Обратите внимание: вносить изменения в договоры (подписывать дополнительные соглашения) в случае изменения директора не нужно. На действие таких договоров указание старого директора не влияет. Все потому, что важно, чтобы тот или иной руководитель был уполномочен действовать от имени юрлица на момент подписания договора (ч. 2 ст. 203, ч. 2 ст. 207 и ч. 1 ст. 215 ГКУ).
Однако все равно вы можете сообщить об этом изменении контрагентам. Важно! Если порядок сообщения в этом случае установлен договором, то такие положения будут для вас обязательными.
Первичка. Подписи на первичной документации ставит тот директор, который был таковым на момент составления документа. О деталях подписания и регистрации НН/РК в период изменения директора читайте в статье «Изменился бухгалтер: как подписать старые налоговые накладные?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 71.
Выводы
- Для увольнения предыдущего директора и назначения нового нужно решение уполномоченного органа юрлица (например, решение общего собрания участников).
- Запись о новом директоре нужно внести в ЕГР.
- В случае изменения директора вносить изменения в действующие договоры не нужно, но стоит об этом факте сообщить контрагентам. Желательно также проверить, не определены ли в договоре специальные процедуры в этом случае.
