Змінюється директор під час війни: що робити?

Спочатку нагадаємо, що директор — особливий працівник. У нього ніби подвійний статус: з одного боку це — виконавчий орган юридичної особи, а з іншого — найманий працівник (принаймні частіше за все є саме найманим працівником). Тож і алгоритм зміни директора має свої особливості порівняно зі звичайними працівниками юрособи.

Для зміни директора доведеться пройти такі етапи:

1) прийняття учасниками (власниками) або наглядовою радою (для акціонерних товариств) рішення про зміну директора;

2) реєстрація цих змін у Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, ФОП та громадських формувань (скорочено — ЄДР);

3) повідомлення податківців про зміну директора (виключно, якщо директор є ще й особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку);

4) вирішення питань, пов’язаних з електронними підписами (якщо звітність, податкові накладні та інші документи подаються в електронному вигляді);

5) розібратися з контрагентами юрособи.

Приймаємо рішення

У будь-якій юрособі зміна директора розпочинається з прийняття рішення вищим органом управління. Залежно від організаційно-правової форми (ТОВ, АТ, ПП тощо) таким органом можуть виступати:

— загальні збори учасників/акціонерів;

— наглядова рада товариства;

— власник.

Форма рішення про звільнення старого директора і прийняття нового залежить від органу, який його приймає. Це може бути протокол загальних зборів / розпорядження наглядової ради / рішення чи розпорядження власника або рішення єдиного учасника ТОВ.

Про те, хто конкретно у вашій юрособі уповноважений звільняти / приймати директора, а також про форму відповідного рішення та порядок його прийняття має бути зазначено в статутних документах товариства (наприклад, у статуті ТОВ).

Зазвичай таке рішення приймається на підставі заяв від старого і нового директорів. Оскільки достатньо часто з директором оформлюються саме трудові відносини (тобто є трудовий договір або контракт), то крім реєстраційних дій, необхідно оформити його в порядку, встановленому трудовим законодавством*.

* Про інші варіанти оформлення відносин між директором та юрособою див. у статті «Директор без зарплати: а хіба можна?» // «Податки & бухоблік», 2021, № 101.

Особливість оформлення трудвідносин з директором полягає в тому, що Повідомлення про прийняття працівника щодо директора не подається (постанова КМУ від 17.06.2015 № 413(ср. )). Крім того, якщо, наприклад, ми говоримо про ТОВ, то підпис на трудовому договорі від імені юрособи робить людина, уповноважена на це загальними зборами (ч. 12 ст. 39 Закону про ТОВ*).

* Закон України «Про товариства з обмеженою та додатковою відповідальністю» від 06.02.2018 № 2275-VIII.

Це найбільш складна ситуація, яка чіткої відповіді або алгоритму дій у законодавстві, на жаль, не містить. Для акціонерного товариства це, напевно, не така гостра проблема. А от, наприклад, для ТОВ або ПП вона дуже болісна.

Усе тому, що, як ви вже розумієте, замінити директора без рішення загальних зборів (єдиного учасника або засновника) практично неможливо.

Так, є такий алгоритм. Але він, відверто кажучи, не завжди спрацьовує. Отже, алгоритм такий.

1. Написати заяву «за власним бажанням» (тобто за ст. 38 КЗпП). У ній обов’язково зазначити дату звільнення (не менше ніж за 2 тижні до дати відправлення листа). Після спливу 2 тижнів можна оформлювати розірвання трудових відносин. Це директор може зробити самостійно.

2. Надіслати заяву учасникам (власникам) юрособи поштою рекомендованим листом з оголошеною цінністю, повідомленням про вручення та описом вкладення.

Для підтвердження факту надіслання заяви опису (примірник якого залишається у вас) та фіскального чека буде достатньо. Зауважимо: якщо учасник (власник) на території РФ або тимчасово окупованій території, то поштові відправлення зробити буде неможливо, вони повернуться відправнику. Зберігаємо спокій та усі докази відправлення. Не зайвим буде направити заяву повторно.

3. Скликати загальні збори учасників товариства. Важливо дотримуватися усіх формальностей.

Нагадаємо: відповідно до ч. 3 ст. 32 Закону про ТОВ виконавчий орган товариства зобов’язаний повідомити учасників про загальні збори не менше ніж за 30 днів до запланованої дати їх проведення (якщо інший строк не встановлено в статуті).

У повідомленні потрібно зазначити дату, час, місце проведення загальних зборів та порядок денний (ч. 4 ст. 32 Закону про ТОВ). До повідомлення також не завадить прикріпити копію заяви про звільнення.

Цей документ надсилайте поштою з описом вкладення учасникові(ам). Так само тут можуть виникнути проблеми з учасниками (засновниками) з країни-агресора або тимчасово окупованої території. Знову ж таки можна направити повідомлення про скликання загальних зборів повторно. Суд може врахувати, що директор здійснив усі залежні від нього заходи для звільнення та скликання загальних зборів, визнавши трудові відносини припиненими (див., наприклад, рішення Новомосковського райсуду Дніпропетровської обл. від 08.12.2022 у справі № 183/6431/22).

4. Звернутися до загального суду з вимогою визнати факт припинення трудових відносин з дати, зазначеної в заяві. У позові, крім іншого, послатися на:

а) ст. 43 Конституції України (кожен має право на працю, що включає можливість заробляти собі на життя працею, яку він вільно обирає або на яку вільно погоджується. Використання примусової праці забороняється);

б) ст. 22 КЗпП (будь-яке пряме або непряме обмеження прав чи встановлення прямих або непрямих переваг при укладенні, зміні та припиненні трудового договору не допускається);

в) п. 4 ч. 1 ст. 36 КЗпП (трудовий договір може припинятися, зокрема, на підставі розірвання трудового договору за ініціативою працівника (ст. 38, 39 КЗпП);

г) ч. 1 ст. 38 КЗпП (див. вище).

Якщо ніхто на збори не з’явився, то факт нез’явлення краще зафіксувати письмово (документ додаєте до позову).

Не виключено, що суд відмовить у задоволенні позову, оскільки може визнати, що в цьому випадку він підмінятиме загальні збори. Служителі Феміди можуть також посилатися на п. 41 постанови Пленуму ВСУ від 24.10.2008 № 13: при розгляді справ за позовами про визнання повноважень членів (члена) виконавчого органу припиненими судам необхідно враховувати, що вирішення цього питання не належить до компетенції судів.

Однак, зауважимо: Верховний Суд зазначав у деяких своїх постановах, що, наприклад, за відсутності кворуму (тобто присутності учасників з достатньою кількістю голосів) на загальних зборах у директора є право звернутися до суду із вимогою про визнання припиненими трудових відносин (див. постанови ВС від 03.07.2019 у справі № 520/11437/16-ц, від 24.12.2019 у справі № 758/1861/18 та від 17.02.2021 у справі № 390/1449/19).

5. Надіслати до податкової копію рішення суду на користь директора із супровідним листом. Також розіслати такі «послання» контрагентам ТОВ, до Пенсійного фонду, органам соцстрахування, банківським установам, в яких відкрито рахунки підприємства.

Якщо усе пройде гладко, то для директора найважливіше — зберегти усі документи (рішення судів, чеки, описи тощо).

Єдиний нюанс: з внесенням запису про виключення старого директора до ЄДР можуть бути у цьому випадку технічні проблеми у держреєстратора. Однак вимагати внесення відповідного запису у межах позову про припинення трудових відносин також не варто. Суд відмовить, скоріше за все. Зокрема, судді вкажуть на те, що підміняти держреєстратора вони не можуть, а однією з підстав внесення записів до ЄДР є саме рішення суду і цього достатньо (див. те ж рішення Новомосковського райсуду Дніпропетровської обл. від 08.12.2022 у справі № 183/6431/22).

Вносимо запис до ЄДР

Вносити зміни до ЄДР необхідно, оскільки запис про керівника фігурує у цьому реєстрі (зокрема, у інформації про юридичну особу).

Куди та як подати документи? Для того щоб це зробити, можна звернутися до держреєстратора (зазвичай через центри надання адмінпослуг) або нотаріуса, який має право проводити держреєстраційні дії щодо ФОП та юросіб.

Нормативка дає змогу подати документи як у паперовому вигляді (поштою або особисто), так і в електронному. Однак у електронному вигляді, на жаль, подати документи поки не вдасться. Принаймні жоден офіційний ресурс такої можливості не надає (див. за посиланнями: online.minjust.gov.ua і guide.diia.gov.ua).

Якщо документи ви надсилатимете поштою, то зауважте: підписи на заяві потрібно буде засвідчити нотаріально. Документи направляються цінним листом з повідомленням про вручення й описом вкладення.

Які документи подавати? У пакет документів входять:

1) заява за формою 2 (затверджена наказом Мін’юсту від 18.11.2016 № 3268/5). Її можна завантажити за посиланням: minjust.gov.ua/m/formi-zayav-u-sferi-derjavnoi-reestratsii-yuridichnih-osib-fizichnih-osib-pidpriemtsiv-ta-gromadskih-formuvan-9981;

2) оригінал або копія протоколу/рішення загальних зборів учасників (акціонерів, власників) / розпорядження наглядової ради тощо. Зверніть увагу: підписи на протоколі/рішенні засвідчуються нотаріально (п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону № 755*);

* Закон України «Про державну реєстрацію юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» від 15.05.2003 № 755-IV.

3) оригінал або копія нотаріально посвідченої довіреності на здійснення реєстраційних дій (якщо документи подаватиме уповноважений представник юрособи). Якщо документи подає директор або представник, унесений до ЄДР, то довіреність не потрібна;

4) квитанція про сплату адмінзбору (0,3 прожитмінімуму для працездатних осіб, у 2023 році — 810 грн*). Увага! Якщо запис до ЄДР вноситиме нотаріус, то до адмінзбору додасться ще і його винагорода.

* Для розрахунку береться прожитковий мінімум станом на 1 січня поточного року й округляється до найближчих 10 грн (ч. 5 ст. 36 Закону № 755).

«Бенефіціарні» документи у цьому випадку наразі не подаються. Хіба що у вас відбуваються ще й зміни щодо них (див. детальніше у статті «Нові правила щодо бенефіціарів» // «Податки & бухоблік», 2022, № 75).

Коли повідомляти контролюючим органам про зміни?

Дані про нового директора автоматично потрапляють до податківців. Тому ніяких форм, заяв або листів податківцям надсилати не потрібно.

Тоді потрібно буде подати форму № 1-ОПП. У ній необхідно зазначити дані про нову особу, відповідальну за ведення бухобліку. У цьому випадку у формі № 1-ОПП заповнюються тільки такі розділи:

— 1 — «Податковий номер»;

— 2 — «Повне найменування українською мовою»;

— 4 — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»;

— 10 — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)».

У розд. 10 зазначаються дані нового директора, а в полі «Дата призначення» — дата, з якої новий директор почав виконувати обов’язки особи, відповідальної за ведення бухобліку (див. категорію 116.01 БЗ). Форму можна подати онлайн (J1312105 в Електронному кабінеті).

Підпис на формі ставить новий директор. Також підписати форму може інша уповноважена особа юрособи (див. категорію 116.01 БЗ).

Іншим держорганам повідомляти про нового директора (навіть якщо він одночасно є ще й особою, відповідальною за ведення бухобліку) не потрібно.

Електронне спілкування з контролерами

Податківці, ПФУ, Держстат. Електронний підпис (КЕП або УЕП з кваліфікованим сертифікатом) попереднього директора потрібно анулювати, а для нового директора — згенерувати новий. Для цього необхідно звернутися до одного з кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг (по-старому — АЦСК).

Оскільки вам доведеться анулювати електронний підпис директора, то формально електронний документообіг з податківцями припиняється (п. 5 розд. ІІІ Порядку № 557*). Однак це не проблема, бо для його відновлення зараз достатньо направити будь-який електронний документ (п. 1 розд. ІІІ Порядку № 557). Тож щойно ви направите перший документ, підписаний електронним підписом нового директора і отримаєте квитанцію № 1, то вважатиметься, що ви відновили електронний документообіг з податківцями.

* Порядок обміну електронними документами з контролюючими органами, затверджений наказом Мінфіну від 06.06.2017 № 557.

Така само ситуація і з ПФУ та Держстатом. Тобто повідомляти про новий електронний підпис директора або направляти якісь спеціальні заяви у цьому випадку не потрібно.

Зверніть увагу: у разі розірвання договору про визнання електронних документів можуть втратити чинність усі повідомлення, які подавалися у рамках цього договору. Тобто, наприклад, якщо ви подавали повідомлення про надання інформації щодо КЕП уповноважених осіб, то його потрібно буде у такому разі переподати. Нагадаємо: це повідомлення подається тоді, коли, окрім директора, є особи, уповноважені на підписання документів у електронному вигляді від імені юрособи (приміром, у разі тимчасової відсутності директора).

ФССУ. До ФССУ про нові електронні підписи потрібно повідомити (якщо юрособа подає в електронному вигляді заяви-розрахунки / повідомлення про виплату коштів застрахованим особам).

Банк, договори та підписи на первинці

Банк. Вимогу про подання нотаріально засвідченої картки зі зразками підписів скасовано. Також тепер не існує понять першого і другого підпису.

Але до банку звернутися все-таки доведеться. Справа у тому, що наразі цій установі подається перелік розпорядників банківським рахунком. Тож коли такі розпорядники змінюються — банк про це потрібно повідомити.

Єдиний нюанс: порядок подання такого переліку, а також внесення до нього змін установлюється внутрішніми документами банку (п. 14 розд. І Інструкції № 162*). Тож обов’язково зв’яжіться з вашим банком для уточнення порядку внесення змін.

* Інструкція про порядок відкриття та закриття рахунків користувачам надавачами платіжних послуг з обслуговування рахунків, затверджена постановою Правління НБУ від 29.07.2022 № 162.

Договори. Зверніть увагу: вносити зміни до договорів (підписувати додаткові угоди) у разі зміни директора не потрібно. На чинність таких договорів зазначення старого директора не впливає. Усе тому, що важливо, щоб той чи інший керівник був уповноважений діяти від імені юрособи на момент підписання договору (ч. 2 ст. 203, ч. 2 ст. 207 і ч. 1 ст. 215 ЦКУ).

Однак все одно ви можете повідомити про цю зміну контрагентам. Важливо! Якщо порядок повідомлення в цьому випадку встановлено договором, то такі положення будуть для вас обов’язкові.

Первинка. Підписи на первинній документації ставить той директор, який був таким на момент складання документа. Про деталі підписання та реєстрації ПН/РК у період зміни директора читайте у статті «Змінився бухгалтер: як підписати старі податкові накладні?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 71.