Исправляем зарплатные ошибки

Все зарплатные ошибки можно условно разбить на две категории. Это ошибки, которые привели к:

1) занижению суммы зарплаты;

2) завышению ее суммы.

Давайте разберем алгоритм действий в каждой ситуации.

Зарплата занижена: проводим доначисление

Не имеет значения, кто выявил занижение суммы заработной платы: сама бухгалтерия, контролирующие органы или обиженный работник. Ошибку следует исправить. При этом согласие работника на доначисление ему зарплаты получать не нужно.

Документальное оформление зависит от причины совершения ошибки.

Например, зарплата была занижена, поскольку работника забыли включить в приказ о премировании (установлении доплаты, выплате надбавки, вознаграждения и т. п.). В этом случае на имя руководителя предприятия подают докладную записку, на основании которой издается соответствующий приказ. Кто составляет такую докладную записку? Лицо, выявившее ошибку. Обычно это непосредственный руководитель обиженного работника.

Если произошла ошибка в расчетах, не начислены отдельные выплаты, неправильно исчислена средняя заработная плата и т. д., порядок действий может быть следующим. В зависимости от того, кто выявил ошибку, составляют докладную записку, а при необходимости — пояснительную записку. Далее формируют бухгалтерскую справку, в которой следует четко указать: какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме. Подписывают такую бухгалтерскую справку составивший ее работник и главный бухгалтер. Подробно о ее составлении см. в статье «Бухсправка — документ на все случаи» // «Налоги & бухучет», 2021, № 61.

Важно! По уволенным работникам исправиться нужно максимально быстро. Дело в том, что по общему правилу в день увольнения работодатель обязан полностью рассчитаться с работником (ст. 116 КЗоТ). Если расчет не был проведен по вине работодателя, то при отсутствии спора о размере причитающихся сумм придется выплатить уволенному работнику средний заработок за все время задержки по день фактического расчета, но не больше чем за 6 месяцев (см. ст. 117 КЗоТ).

Зарплата завышена: можно ли исправиться?

В отличие от ситуации с занижением, исправить ошибку, связанную с излишними начислением и выплатой работнику заработной платы, можно не всегда.

Порядок отчисления таких сумм из зарплаты работника устанавливает ст. 127 КЗоТ. Согласно этой норме удержать у работника ошибочно выплаченное можно при одновременном выполнении следующих условий:

1) излишняя выплата произошла в результате счетной ошибки;

2) работник не оспаривает основания и размер отчисления. При этом согласие лучше зафиксировать в письменной форме (в виде отдельного заявления или непосредственно в приказе (распоряжении) о проведении отчислений из заработной платы);

3) приказ работодателя об отчислениях издается не позднее одного месяца со дня выплаты неверно исчисленной суммы.

Что относится к счетным ошибкам? Ответ на этот вопрос находим в п.п. 1 п. 24 постановления Пленума ВСУ «О практике применения судами законодательства об оплате труда» от 24.12.99 № 13. Так, это неправильности в вычислениях, двукратное начисление заработной платы за один и тот же период и т. п.

Таким образом, к счетным можно отнести:

— механические ошибки (например, ввод недостоверных данных в бухгалтерскую программу, неверное написание суммы);

— арифметические ошибки (в частности, получен неправильный результат при суммировании составляющих зарплаты);

— ошибки из-за сбоя бухгалтерской программы (например, двукратное начисление заработной платы).

В свою очередь, не является счетной ошибкой:

— неверное исчисление средней зарплаты из-за несоблюдения установленного порядка ее расчета;

— оплата времени работы в выходной день в двойном размере в случае предоставления другого дня отдыха;

— применение отличного от указанного в коллективном договоре процента для расчета суммы премии или доплаты за работу в вечернее время и т. п.

Как действовать в зависимости от типа выявленной ошибки, читайте далее.

Счетные ошибки

Если все три условия, установленные ст. 127 КЗоТ (см. выше), выполняются, то проблем с исправлением ошибки не будет.

Как и в случае с доначислением зарплаты, все начинается с докладной (при необходимости — пояснительной) записки.

В бухгалтерской справке бухгалтерия определяет сумму, которую нужно удержать (т. е. излишне выплаченную работнику на руки).

Далее издается приказ об отчислении излишне выданной суммы из зарплаты работника. Как мы указали ранее, сделать это следует не позднее месяца со дня выплаты неверно исчисленной суммы.

Важно! Статьей 128 КЗоТ установлено ограничение на размер отчислений из «чистой» суммы, подлежащей выплате работнику на руки. Так, общий размер всех отчислений не может превышать 20 % зарплаты, подлежащей к выплате, а в случаях, отдельно предусмотренных законодательством Украины, — 50 %. Если сумма, которую нужно удержать, больше, придется «растянуть удовольствие» на несколько месяцев. Кроме того, учтите, что нельзя проводить удержания из выходного пособия, компенсационных и других выплат, на которые согласно законодательству не обращается взыскание (ст. 129 КЗоТ).

Правда, можно договориться с работником о добровольном возмещении излишне выплаченных ему сумм на основании заявления. Он может внести средства в кассу, перечислить на банковский счет предприятия или попросить удержать их из зарплаты. При таком подходе указанные выше ограничения по размеру отчислений применяться не будут.

Кстати, так же можно поступить, если работник был согласен с суммой и основанием для отчислений, но работодатель опоздал с изданием приказа. Вернуть излишне полученное работник может по доброй воле — на основании заявления.

Но работодатель может попытать счастья в суде. Если слуги Фемиды примут его сторону, взыскание осуществляют на основании исполнительного листа.

А если вернуть излишне выплаченное не представляется возможным? Например, счетную ошибку обнаружили уже после увольнения работника. В этом случае можно взыскать причиненный работодателю ущерб с лица, виновного в совершении ошибки. Об этом мы подробнее поговорим при рассмотрении несчетных ошибок.

Несчетные ошибки

Предположим, обнаружен факт излишне выплаченной зарплаты из-за несчетной ошибки. Составлена пояснительная (докладная) записка. Что делать дальше?

Здесь нужно вспомнить о ст. 1215 ГКУ. Согласно этой норме не подлежат возврату безосновательно полученные зарплата, пособия, если их выплату работодатель произвел добровольно, при отсутствии счетной ошибки с его стороны и недобросовестности со стороны работника.

Поэтому важно разобраться, кто был виновником того, что работник получил большую сумму дохода. Возможно, сам работник подал какие-то сведения о результатах своей работы, которые не были достоверными и привели к завышению суммы зарплаты. Если вина работника установлена, его можно привлечь к материальной ответственности на основании ст. 132 КЗоТ (см. ниже).

Работник ни при чем? Тогда попробуйте поговорить с ним. Возможно, он согласится вернуть сумму переплаты добровольно на основании заявления.

Если договориться не удалось, взыскать с работника излишне выплаченное вряд ли получится. Даже через суды. Так, Верховный Суд в постановлениях от 06.05.2020 по делу № 2а-3494/09/2670 и от 10.07.2019 по делу № 210/440/16-ц указал, что обязательство по возврату излишне выплаченных сумм возникает у работника только в случае:

— счетной ошибки лица, производившего такую выплату,

или

— недобросовестности приобретателя такой выплаты.

В ситуации с отсутствием вины работника и отказом добровольно вернуть излишне полученное есть два варианта:

1) взыскать ошибочно выплаченную зарплату с лица, виновного в совершении несчетной ошибки. Обычно это бухгалтер, неверно применивший нормы законодательства или положения коллективного договора при начислении зарплаты;

2) оставить все как есть.

Если выбираете вариант со взысканием, то, конечно, исправить несчетную ошибку не получится, но можно возместить ущерб, нанесенный предприятию виновным лицом. Какую ответственность оно несет?

Работники, не являющиеся должностными лицами предприятия, несут материальную ответственность в размере прямого действительного ущерба, но не больше своего среднего месячного заработка (ч. 1 ст. 132 КЗоТ, п. 7 постановления № 14*). То есть в случае когда ошибочно начисленная зарплата выше среднего заработка виновного лица, оно возмещает только сумму в пределах своего среднего заработка.

* Постановление Пленума ВСУ «О судебной практике в делах о возмещении ущерба, причиненного предприятиям, учреждениям, организациям их работниками» от 29.12.92 № 14.

Главному бухгалтеру как руководителю также грозит материальная ответственность, но только в той части, которая не возмещена непосредственными виновниками (см. абзац второй п. 6 постановления № 14). Его ответственность также ограничена средним заработком.

С приказом работника ознакомляют под подпись.

Если виновное лицо не согласно с отчислением или его размером, оно может обратиться с заявлением в комиссию по трудовым спорам (ст. 224 КЗоТ) или в суд (ст. 233 КЗоТ).

Имейте в виду! Обращение приказа о привлечении к материальной ответственности к исполнению возможно не ранее 7 дней со дня уведомления об этом работника (ч. 2 ст. 136 КЗоТ). Причем под обращением к исполнению понимают передачу распоряжения бухгалтеру по расчетам с работниками, а не фактическое удержание средств.

И еще один важный момент. Проводя удержания с виновных лиц, не забывайте об ограничениях суммы отчислений из зарплаты, установленных ст. 128 КЗоТ (см. выше). Такие ограничения не применяют, если удержание осуществляется на основании соответствующего заявления работника. В этом случае работник вправе самостоятельно определить, какую сумму он разрешает отчислять из его заработка.

Учет корректировок

Доначисляем зарплату. Если зарплата была занижена, то бухгалтерия осуществляет доначисление соответствующей суммы. Делают это на основании соответствующего приказа и/или бухгалтерской справки.

Это следует из положений п.п. 1.6.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее — Инструкция № 5).

В бухучете доначисление зарплаты отражают в том же порядке, что и зарплату текущего месяца. Начисление — по кредиту субсчета 661 «Расчеты по заработной плате», выплату — по дебету этого субсчета. Естественно, нужно удержать НДФЛ и ВС, а также начислить ЕСВ.

Доначисленные суммы окончательно облагаются НДФЛ (и ВС) в том месяце, в котором они были фактически начислены/откорректированы (см. письма ГФСУ от 13.05.2016 № 10468/6/99-99-13-01-01-15 и от 10.05.2017 № 7955/5/99-99-13-01-01-16). То есть каких-либо перерасчетов за предыдущие периоды делать не нужно.

Исключение из общего правила — откорректированные суммы отпускных и больничных. Для целей обложения НДФЛ их относят к месяцам, за которые они доначислены (см. абзац третий п.п. 169.4.1 НКУ). В результате доначисления таких доходов может оказаться, что работник в каком-то месяце утратил право на налоговую социальную льготу (далее — НСЛ). Заметьте: п.п. 169.4.3 НКУ позволяет работодателю проводить перерасчет НДФЛ в любое время. Если сразу вы его не сделали, то учтите этот момент при проведении обязательного перерасчета по итогам года или при увольнении работника.

Теперь о ЕСВ. В общем случае при его начислении:

— доначисленный заработок включается в зарплату того месяца, в котором были осуществлены начисления (исправление ошибки) (см. п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции № 449*);

— применяется размер взноса, действовавший на день начисления выплат;

— максимальная величина базы начисления ЕСВ применяется совокупно к общему начисленному доходу за месяц, в котором была исправлена ошибка.

* Инструкция о порядке начисления и уплаты единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденная приказом Минфина от 20.04.2015 № 449.

Исключением являются нетрудоспособные выплаты и отпускные. Их относим к месяцам, за которые они доначислены. Если вы обнаружили, что в связи с исправлением ошибки общая сумма дохода, на который начисляется ЕСВ, превысила максимальную величину базы начисления ЕСВ, на сумму превышения взнос не начисляйте.

Также если ранее в периодах, за которые доначислены отпускные/больничные, вы доначисляли ЕСВ до минимального страхового взноса, откорректируйте доначисленные суммы взноса.

И еще один важный момент. В случае когда доначисление выплат осуществляется уже уволенным работникам, то такие суммы попадут в базу начисления ЕСВ, только если они начислены за отработанное время (например, зарплата, премия, индексация).

Сторнируем излишне начисленное. Это происходит при возврате излишне начисленной и выплаченной суммы зарплаты работником. Поскольку в такой ситуации был завышен фонд оплаты труда, осуществляем бухгалтерские записи, уменьшающие начисленную зарплату, а также НДФЛ, ВС и ЕСВ от суммы корректировки. Делаем это либо способом «красное сторно», либо обратными записями (как вам больше нравится). При этом корректировка производится за счет фонда оплаты труда месяца сторнирования.

При сторнировке излишне начисленного заработка в общем случае каких-либо перерасчетов по НДФЛ за прошлые периоды делать не придется. И только уменьшение суммы отпускных и больничных может повлиять на применение НСЛ прошлых периодов. Ведь согласно абзацу третьему п.п. 169.4.1 НКУ такие выплаты относят к месяцам, за которые они начислены. Поэтому если работник в принципе имел право на НСЛ, но не получил ее из-за превышения предельного размера дохода в связи с излишне начисленными отпускными/больничными, за такой месяц нужно сделать перерасчет НДФЛ.

В случае сторнировки нетрудоспособных выплат и отпускных следует быть внимательным и с ЕСВ. Дело в том, такие выплаты для целей исчисления единого взноса относят к месяцам, за которые они начислены. В результате корректировок сумма дохода в определенном месяце может оказаться меньше минимальной заработной платы. В свою очередь, это вызовет необходимость доначислить ЕСВ за такой месяц до минимального страхового взноса.

Во всех остальных случаях сторнировки начисленных сумм зарплаты предыдущие периоды не затрагиваются (см. п.п. 2 п. 2 разд. IV Инструкции № 449).

Возмещение ущерба виновным лицом. В этой ситуации никаких корректировок ранее начисленных сумм не будет. Все излишне выплаченное остается у работника. Также не трогаем начисленные ранее НДФЛ, ВС и ЕСВ.

Сумму ущерба, подлежащую возмещению виновным лицом, отражаем так: Дт 375 — Кт 716. Сюда включаем излишне начисленную зарплату (без уменьшения на НДФЛ и ВС) и ЕСВ от этой суммы. Но помните, что общая сумма возмещения не должна превышать средней заработной платы виновного лица.

При погашении задолженности виновным лицом делаем проводку: Дт 301 (311) — Кт 375.

Теперь вы знаете, как исправить ошибку, связанную с завышением или занижением зарплаты работника. Но это не все. Нужно еще правильно отразить корректировки в Объединенном отчете по ЕСВ/НДФЛ/ВС. Об этом мы расскажем отдельно в одном из ближайших номеров «Налоги & бухучет».