Виправляємо зарплатні помилки

Усі зарплатні помилки можна умовно розбити на дві категорії. Це помилки, які призвели до:

1) заниження суми зарплати;

2) завищення її суми.

Давайте розберемо алгоритм дій у кожній ситуації.

Зарплата занижена: проводимо донарахування

Не має значення, хто виявив заниження суми заробітної плати: сама бухгалтерія, контролюючі органи або скривджений працівник. Помилку слід виправити. При цьому згоду працівника на донарахування йому зарплати отримувати не потрібно.

Документальне оформлення залежить від причини помилки.

Наприклад, зарплата була занижена, оскільки працівника забули включити до наказу про преміювання (встановлення доплати, виплати надбавки, винагороди тощо). У цьому разі на ім’я керівника підприємства подають доповідну записку, на підставі якої видається відповідний наказ. Хто складає таку доповідну записку? Особа, яка виявила помилку. Зазвичай це безпосередній керівник скривдженого працівника.

Якщо відбулася помилка у розрахунках, не нараховані окремі виплати, невірно обчислена середня заробітна плата тощо, порядок дій може бути таким. Залежно від того, хто виявив помилку, складають доповідну записку, а за необхідності — пояснювальну записку. Далі формують бухгалтерську довідку, у якій слід чітко зазначити: яка саме виплата була донарахована працівнику, за який період, у якій сумі. Підписують таку бухгалтерську довідку працівник, який її склав, і головний бухгалтер. Докладно про її складання див. у статті «Бухдовідка — документ на всі випадки» // «Податки & бухоблік», 2021, № 61.

Важливо! По звільненим працівникам виправитися потрібно максимально швидко. Справа в тому, що за загальним правилом у день звільнення роботодавець повинен повністю розрахуватися з працівником (ст. 116 КЗпП). Якщо розрахунок не було проведено з вини роботодавця, то за відсутності спору про розмір належних сум доведеться виплатити звільненому працівникові середній заробіток за весь час затримки по день фактичного розрахунку, але не більше ніж за 6 місяців (див. ст. 117 КЗпП).

Зарплата завищена: чи можна виправити?

На відміну від ситуації із заниженням, виправити помилку, пов’язану із зайвими нарахуванням та виплатою працівнику заробітної плати, можна не завжди.

Порядок відрахування таких сум із зарплати працівника встановлює ст. 127 КЗпП. Відповідно до цієї норми утримати у працівника помилково виплачене можна за одночасного виконання таких умов:

1) зайва виплата відбулася у результаті лічильної помилки;

2) працівник не оспорює підстави та розмір відрахування. При цьому згоду краще зафіксувати письмово (у вигляді окремої заяви або безпосередньо у наказі (розпорядженні) про проведення відрахувань із заробітної плати);

3) наказ роботодавця про відрахування видається не пізніше одного місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Що належить до лічильних помилок? Відповідь це питання знаходимо в п.п. 1 п. 24 постанови Пленуму ВСУ «Про практику застосування судами законодавства про оплату праці» від 24.12.99 № 13. Так, це неправильності в обчисленнях, дворазове нарахування заробітної плати за той самий період тощо.

Таким чином, до лічильних можна віднести:

— механічні помилки (наприклад, уведення недостовірних даних до бухгалтерської програми, неправильне написання суми);

— арифметичні помилки (зокрема, отримано неправильний результат під час підсумовування складових зарплати);

— помилки через збій бухгалтерської програми (наприклад, дворазове нарахування заробітної плати).

У свою чергу, не є лічильною помилкою:

— неправильне обчислення середньої зарплати через недотримання встановленого порядку її розрахунку;

— оплата часу роботи у вихідний день у подвійному розмірі у разі надання іншого дня відпочинку;

— застосування відмінного від зазначеного в колективному договорі процента для розрахунку суми премії або доплати за роботу у вечірній час тощо.

Як діяти залежно від типу виявленої помилки, читайте далі.

Лічильні помилки

Якщо всі умови, установлені ст. 127 КЗпП (див. вище), виконуються, то проблем із виправленням помилки не буде.

Як й у випадку з донарахуванням зарплати, все починається з доповідної (за потреби — пояснювальної) записки.

У бухгалтерській довідці бухгалтерія визначає суму, яку потрібно утримати (тобто зайво виплачену працівнику на руки).

Далі видається наказ про відрахування зайво виданої суми із зарплати працівника. Як ми зазначили раніше, зробити це слід не пізніше місяця з дня виплати неправильно обчисленої суми.

Важливо! Статтею 128 КЗпП встановлено обмеження на розмір відрахувань із «чистої» суми, що підлягає виплаті працівнику на руки. Так, загальний розмір усіх відрахувань не може перевищувати 20 % зарплати, що підлягає виплаті, а у випадках, окремо передбачених законодавством України, — 50 %. Якщо сума, яку потрібно утримати, більша, доведеться «розтягнути задоволення» на кілька місяців. Крім того, врахуйте, що не можна проводити утримання з вихідної допомоги, компенсаційних та інших виплат, на які згідно із законодавством не звертається стягнення (ст. 129 КЗпП).

Щоправда, можна домовитись із працівником про добровільне відшкодування зайво виплачених йому сум на підставі заяви. Він може внести кошти до каси, перерахувати на банківський рахунок підприємства чи попросити утримати їх із зарплати. За такого підходу зазначені вище обмеження щодо розміру відрахувань не застосовуватимуться.

До речі, так само можна вчинити, якщо працівник був згоден із сумою та підставою для відрахувань, але роботодавець запізнився із виданням наказу. Повернути надміру отримане працівник може з доброї волі — на підставі заяви.

Але роботодавець може спробувати щастя у суді. Якщо слуги Феміди стануть на його бік, стягнення здійснюють на підставі виконавчого листа.

А якщо повернути надміру виплачене неможливо? Наприклад, лічильну помилку виявили вже після звільнення працівника. У цьому випадку можна стягнути завдану роботодавцю шкоду з особи, винної у скоєнні помилки. Про це ми докладніше поговоримо під час розгляду нелічильних помилок.

Нелічильні помилки

Припустимо, виявлено факт зайво виплаченої зарплати через нелічильну помилку. Складено пояснювальну (доповідну) записку. Що робити далі?

Тут слід згадати про ст. 1215 ЦКУ. Відповідно до цієї норми не підлягають поверненню безпідставно набуті зарплата, допомога, якщо їх виплату роботодавець здійснив добровільно, за відсутності рахункової помилки з його боку та недобросовісності з боку працівника.

Тому важливо розібратися, хто був винуватцем того, що працівник отримав більшу суму доходу. Можливо, сам працівник подав якісь відомості про результати своєї роботи, які не були достовірними та призвели до завищення суми зарплати. Якщо вина працівника встановлена, його можна притягнути до матеріальної відповідальності на підставі ст. 132 КЗпП (див. нижче).

Працівник ні до чого? Тоді спробуйте поговорити із ним. Можливо, він погодиться повернути суму переплати добровільно на підставі заяви.

Якщо домовитися не вдалося, стягнути з працівника зайво виплачене навряд чи вийде. Навіть через суди. Так, Верховний Суд у постановах від 06.05.2020 у справі № 2а-3494/09/2670 та від 10.07.2019 у справі № 210/440/16-ц зазначив, що зобов’язання щодо повернення зайво виплачених сум виникає у працівника тільки у випадку:

— рахункової помилки особи, яка робила таку виплату,

або

— недобросовісності набувача такої виплати.

У ситуації з відсутністю вини працівника та відмовою добровільно повернути зайво отримане є два варіанти:

1) стягнути помилково виплачену зарплату з особи, винної у скоєнні нелічильної помилки. Зазвичай це бухгалтер, який неправильно застосував норми законодавства або положення колективного договору при нарахуванні зарплати;

2) залишити все як є.

Якщо вибираєте варіант зі стягненням, то, звичайно, виправити нелічильну помилку не вийде, але можна відшкодувати шкоду, завдану підприємству винною особою. Яку відповідальність вона несе?

Працівники, що не є посадовими особами підприємства, несуть матеріальну відповідальність у розмірі прямої дійсної шкоди, але не більше свого середнього місячного заробітку (ч. 1 ст. 132 КЗпП, п. 7 постанови № 14*). Тобто у разі коли помилково нарахована зарплата вища за середній заробіток винної особи, вона відшкодовує лише суму в межах свого середнього заробітку.

* Постанова Пленуму ВСУ «Про судову практику в справах про відшкодування шкоди, заподіяної підприємствам, установам, організаціям їх працівниками» від 29.12.92 № 14.

Головному бухгалтеру як керівнику також загрожує матеріальна відповідальність, але лише у тій частині, яка не відшкодована безпосередніми винуватцями (див. абзац другий п. 6 постанови № 14). Його відповідальність також обмежена середнім заробітком.

Із наказом працівника ознайомлюють під підпис.

Якщо винна особа не погоджується з відрахуванням або його розміром, вона може звернутися із заявою до комісії по трудових спорах (ст. 224 КЗпП) або до суду (ст. 233 КЗпП).

Майте на увазі! Звернення наказу про притягнення до матеріальної відповідальності до виконання можливе не раніше 7 днів з дня повідомлення про це працівника (ч. 2 ст. 136 КЗпП). Причому під зверненням до виконання розуміють передачу розпорядження бухгалтеру за розрахунками з працівниками, а не фактичне утримання коштів.

І ще один важливий момент. Проводячи утримання з винних осіб, не забувайте про обмеження суми відрахувань із зарплати, встановлені ст. 128 КЗпП (див. вище). Такі обмеження не застосовують, якщо утримання здійснюється на підставі відповідної заяви працівника. У цьому випадку працівник має право самостійно визначити, яку суму він дозволяє відраховувати з його заробітку.

Облік коригування

Донараховуємо зарплату. Якщо зарплату було занижено, то бухгалтерія здійснює донарахування відповідної суми. Роблять це на підставі відповідного наказу та/або бухгалтерської довідки.

Це випливає із положень п.п. 1.6.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі — Інструкція № 5).

У бухобліку донарахування зарплати відображають у тому ж порядку, що й зарплату поточного місяця. Нарахування — за кредитом субрахунку 661 «Розрахунки за заробітною платою», виплату — за дебетом цього субрахунку. Звісно, потрібно утримати ПДФО та ВЗ, а також нарахувати ЄСВ.

Донараховані суми остаточно обкладаються ПДФО (і ВЗ) у тому місяці, в якому вони були фактично нараховані/відкориговані (див. листи ДФСУ від 13.05.2016 № 10468/6/99-99-13-01-01-15 та від 10.05.2017 № 7955/5/99-99-13-01-01-16). Тобто якихось перерахунків за попередні періоди робити не потрібно.

Виняток із загального правила — відкориговані суми відпускних та лікарняних. Для цілей обкладення ПДФО їх відносяться до місяців, за які вони донараховані (див. абзац третій п.п. 169.4.1 ПКУ). Внаслідок донарахування таких доходів може виявитися, що працівник у якомусь місяці втратив право на податкову соціальну пільгу (далі — ПСП). Зауважте: п.п. 169.4.3 ПКУ дозволяє роботодавцю проводити перерахунок ПДФО у будь-який час. Якщо одразу ви його не зробили, то врахуйте цей момент при проведенні обов’язкового перерахунку за підсумками року або при звільненні працівника.

Тепер про ЄСВ. У загальному випадку при його нарахуванні:

— донарахований заробіток включається до зарплати того місяця, в якому було здійснено нарахування (виправлення помилки) (див. п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449*);

— застосовується розмір внеску, що діяв на день нарахування виплат;

— максимальна величина бази нарахування ЄСВ застосовується сукупно до загального нарахованого доходу за місяць, у якому було виправлено помилку.

* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 № 449.

Винятком є непрацездатні виплати та відпускні. Їх відносимо до місяців, за які вони донараховані. Якщо ви виявили, що через виправлення помилки загальна сума доходу, на який нараховується ЄСВ, перевищила максимальну величину бази нарахування ЄСВ, на суму перевищення внесок не нараховуйте.

Також якщо раніше в періоди, за які донараховано відпускні/лікарняні, ви донараховували ЄСВ до мінімального страхового внеску, відкоригуйте донараховані суми внеску.

І ще один важливий момент. У разі коли донарахування виплат здійснюється вже звільненим працівникам, такі суми потраплять до бази нарахування ЄСВ, лише якщо вони нараховані за відпрацьований час (наприклад, зарплата, премія, індексація).

Сторнуємо зайво нараховане. Це відбувається у разі повернення зайво нарахованої та виплаченої суми зарплати працівником. Оскільки в такій ситуації було завищено фонд оплати праці, здійснюємо бухгалтерські записи, які зменшують нараховану зарплату, а також ПДФО, ВЗ та ЄСВ від суми коригування. Робимо це способом «червоне сторно», або зворотними записами (як вам більше подобається). При цьому коригування проводиться за рахунок фонду оплати праці місяця сторнування.

При сторнуванні надміру нарахованого заробітку у загальному випадку якихось перерахунків з ПДФО за минулі періоди робити не доведеться. І лише зменшення суми відпускних та лікарняних може вплинути на застосування ПСП минулих періодів. Адже згідно з абзацом третім п.п. 169.4.1 ПКУ такі виплати відносяться до місяців, за які вони нараховані. Тому якщо працівник у принципі мав право на ПСП, але не отримав її через перевищення граничного розміру доходу у зв’язку із зайво нарахованими відпускними/лікарняними, за такий місяць потрібно зробити перерахунок ПДФО.

У разі сторнування непрацездатних виплат та відпускних слід бути уважним і з ЄСВ. Річ у тім, що такі виплати з метою обчислення єдиного внеску відносять до місяців, за які вони нараховані. В результаті коригування сума доходу в певному місяці може виявитися меншою за мінімальну заробітну плату. У свою чергу, це викличе необхідність донарахувати ЄСВ за такий місяць до мінімального страхового внеску.

В інших випадках сторнування нарахованих сум зарплати попередні періоди не зачіпаються (див. п.п. 2 п. 2 розд. IV Інструкції № 449).

Відшкодування шкоди винною особою. В цьому разі ніяких коригувань раніше нарахованих сум не буде. Усе надміру виплачене залишається у працівника. Також не чіпаємо нараховані раніше ПДФО, ВЗ та ЄСВ.

Суму шкоди, що підлягає відшкодуванню винною особою, відображаємо так: Дт 375 — Кт 716. Сюди включаємо зайво нараховану зарплату (без зменшення на ПДФО та ВЗ) та ЄСВ від цієї суми. Але пам’ятайте, що загальна сума відшкодування не повинна перевищувати середню заробітну плату винної особи.

При погашенні заборгованості винною особою робимо проводку: Дт 301 (311) — Кт 375.

Тепер ви знаєте, як виправити помилку, пов’язану із завищенням чи заниженням зарплати працівника. Але це не все. Потрібно ще правильно відобразити коригування в Об’єднаному звіті з ЄСВ/ПДФО/ВЗ. Про це ми розповімо окремо в одному із найближчих номерів «Податки & бухоблік».