ФЛП на общей системе: как вести учет в Электронном кабинете

zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41275

Вопрос касается ФЛП на общей системе налогообложения.

Напомним, что обязанность вести учет именно в Книге учета доходов и расходов для них отменили с 01.01.2021. С 01.01.2021 по 16.07.2021 они вели учет доходов и расходов в произвольной форме, потому что на то время законодатели не утвердили ничего на замену отмененной Книге. А с 16.07.2021 для них приказом № 261* утвердили Типовую форму учета доходов и расходов и Порядок ее ведения (далее — Порядок № 261).

* Приказ Минфина «Об утверждении типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, которые осуществляют независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 13.05.2021 № 261.

Так вот, в Порядке № 261 Минфин достаточно много внимания уделил ведению учета в электронной форме.

Электронный плюрализм

У ФЛП есть из чего выбирать, даже если он решит вести учет исключительно в электронной форме. Так, ФЛП может:

— или вести его в формате EXCEL (условно говоря — в файле формата EXCEL у себя на компьютере);

— или вести его средствами Электронного кабинета (далее — ЭК) (п. 2 разд. I Порядка № 261) (условно говоря — вносить данные онлайн на сайте ЭК).

И что интересно — уже

Как вести учет в ЭК

ФЛП должен зайти на сайт ЭК. Он, напомним, состоит из: 1) открытой части (имеют доступ все желающие); 2) частной части (личный кабинет плательщика).

Для входа в частную часть ЭК ФЛП нужна или квалифицированная электронная подпись (КЭП), или усовершенствованная электронная подпись (УЭП) (больше деталей об этом найдете в статье «С 31.12.2023 — жирная точка по токенам» // «Налоги & бухучет», 2023, № 98). Это та подпись, которая нужна, в частности, для подачи электронной отчетности.

С помощью этой подписи входим в частную часть ЭК через меню «Вход» («Вход в личный кабинет»). Дальше выбираем меню «Учет доходов и расходов». Ну и собственно мы на месте. Дальше заполняем нужные нам регистры согласно предписаниям Порядка № 261.

Есть ли какая-то специфика?

Можно, в частности, обратить внимание на способ исправления ошибок. В п. 5 разд. I Порядка № 261 сказано, что в Типовой форме, которая ведется в электронном виде, в том числе средствами ЭК, допускается исправление ошибок или корректировка путем дополнения строки, в которой отражается отрицательное или положительное значение.

Объяснение разработчиков по этому поводу следующие (см. здесь). Если ФЛП ведет учет в Типовой форме средствами ЭК, то: «при редактировании ошибочных записей пользователь должен вводить правильное значение, но:

— если информация вносится в тот же день, когда была допущена ошибка, то будет откорректирована текущая запись,

— если же информация корректируется на следующий день или позже, то в таблице будет создана новая запись, в которой будет отражено только относительное значение разницы между значением, которое было внесено раньше, и текущей записью. Новая строка будет выделена розовым цветом».

То есть наша задача — отредактировать именно ошибочную запись, а система отразит это (если информация корректируется на следующий день или позже) как новую строку на положительную или отрицательную разницу.

Также в п. 5 разд. II Порядка № 261 сказано, что в случае ведения учета в электронном виде ФЛП по требованию налоговиков обязан предоставлять им удостоверенную должным образом копию такого учета в бумажном виде.

Формально это касается и ведение учета в ЭК. Поэтому

При этом объяснение разработчиков (см. здесь) можно понять так, что именно в ЭК информация будет храниться в течение 3 лет и ФЛП может выбрать для просмотра любой из прошлых лет.

В заключение отметим, что детали о заполнении граф Типовой формы вы сможете найти в статьях «Учет у ФЛП-общесистемщика: новая Типовая форма вместо Книги» // «Налоги & бухучет», 2021, № 57, «Как ФЛП вести учет доходов, расходов и товарных запасов в 2023 году?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 16.