zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41275
Висновок документа
Меню «Облік доходів і витрат» приватної частини Електронного кабінету надає можливість ФОП на загальній системі вести:
— записи щодо доходів та витрат через режим «Облік доходів і витрат»;
— облік амортизаційних відрахувань основних засобів та нематеріальних активів через режим «Облік амортизаційних відрахувань»
Питання стосується ФОП на загальній системі оподаткування.
Нагадаємо, що обов’язок вести облік саме в Книзі обліку доходів і витрат для них скасували з 01.01.2021. З 01.01.2021 по 16.07.2021 вони вели облік доходів і витрат у довільній формі, бо на той час законодавці не затвердили нічого на замін скасованій Книзі. А з 16.07.2021 для них наказом № 261* затвердили Типову форму обліку доходів і витрат та Порядок її ведення (далі — Порядок № 261).
Так от, у Порядку № 261 Мінфін досить багато уваги приділив веденню обліку в електронній формі.
Електронний плюралізм
У ФОП є серед чого обирати, навіть якщо він вирішить вести облік виключно в електронній формі. Так, ФОП може:
— або вести його у форматі EXCEL (умовно кажучи — в файлі формату EXCEL в себе на комп’ютері);
— або вести його засобами Електронного кабінету (далі — ЕК) (п. 2 розд. I Порядку № 261) (умовно кажучи — вносити дані онлайн на сайті ЕК).
І що цікаво — вже
є реальна (а не лише заявлена) можливість для ФОП на загальній системі вести облік засобами ЕК
Як вести облік в ЕК
ФОП має зайти на сайт ЕК. Він, нагадаємо, складається з: 1) відкритої частини (мають доступ всі бажаючі); 2) приватної частини (особистий кабінет платника).
Облік засобами ЕК ведеться саме в приватній частині ЕК
Для входу в приватну частину ЕК ФОП потрібен або кваліфікований електронний підпис (КЕП), або удосконалений електронній підпис (УЕП) (більше деталей щодо цього знайдете у статті «З 31.12.2023 — жирна крапка по токенах» // «Податки & бухоблік», 2023, № 98). Це той підпис, який потрібен, зокрема, для подання електронної звітності.
За допомогою цього підпису входимо в приватну частину ЕК через меню «Вхід» («Вхід до особистого кабінету»). Далі обираємо меню «Облік доходів і витрат». Ну і власне ми на місці. Далі заповнюємо потрібні нам регістри згідно з приписами Порядку № 261.
Чи є якась специфіка?
Можна, зокрема, звернути увагу на спосіб виправлення помилок. У п. 5 розд. I Порядку № 261 сказано, що в Типовій формі, яка ведеться в електронному вигляді, у тому числі засобами ЕК, допускається виправлення помилок або коригування шляхом доповнення рядка, у якому відображається від’ємне або позитивне значення.
Пояснення розробників з цього приводу такі (див. тут). Якщо ФОП веде облік у Типовій формі засобами ЕК, то: «при редагуванні помилкових записів користувач має вводити правильне значення, але:
— якщо інформація вноситься у той же день, коли була допущена помилка, то буде відкоригований поточний запис,
— якщо ж інформація коригується на наступний день або пізніше, то у таблиці буде створено новий запис, у якому буде відображено тільки відносне значення різниці між значенням, яке було внесено раніше, та поточним записом. Новий рядок буде виділено рожевим кольором».
Тобто наша задача — відредагувати саме помилковий запис, а система відобразить це (якщо інформація коригується на наступний день або пізніше) як новий рядок на позитивну або негативну різницю.
Також у п. 5 розд. II Порядку № 261 сказано, що у разі ведення обліку в електронному вигляді ФОП на вимогу податківців зобов’язаний надавати їм засвідчену належним чином копію такого обліку в паперовому вигляді.
Формально це стосується і ведення обліку в ЕК. Тож
просто так роздруковувати Типову форму з ЕК не потрібно. Потрібно, лише коли цього вимагатимуть податківці
При цьому пояснення розробників (див. тут) можна зрозуміти так, що саме в ЕК інформація буде зберігатися протягом 3 років та ФОП може обрати для перегляду будь-який з минулих років.
На закінчення зазначимо, що деталі щодо заповнення граф Типової форми ви зможете знайти у статтях «Облік у ФОП-загальносистемника: нова Типова форма замість Книги» // «Податки & бухоблік», 2021, № 57, «Як ФОП вести облік доходів, витрат та товарних запасів у 2023 році?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 16.
