Работа дистанционщиков

Вводим дистанционную работу

Понятие дистанционной работы и особенности ее введения определяет ст. 60² КЗоТ. Так, дистанционная работа — это форма организации труда, при которой работа выполняется:

1) за пределами рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника;

2) с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Обычно эту форму организации труда применяют для работников интеллектуального труда, не связанного с физической работой. Например, ее можно установить ІТ-специалистам, менеджерам разных направлений, специалистам по маркетингу, рекламе или дизайну, экономистам, бухгалтерам и т. п.

По общему правилу трудовой договор о дистанционной работе заключают в письменной форме (п. 6¹ ч. 1 ст. 24 КЗоТ). Его типовая форма утверждена приказом Минэкономики от 05.05.2021 № 913-21 (далее — Типовой договор). Заметим, что стороны трудового договора имеют право вносить в нее изменения/дополнения, не противоречащие законодательству о труде (см. разъяснение Минэкономики от 30.08.2021).

Однако без письменного договора можно обойтись (см. ч. 11 ст. 60² КЗоТ):

— на время угрозы распространения эпидемии, пандемии, необходимости самоизоляции работника в случаях, установленных законодательством;

— при возникновении угрозы вооруженной агрессии;

— в случае возникновения чрезвычайной ситуации техногенного, природного или другого характера.

В перечисленных форс-мажорных обстоятельствах дистанционная работа может вводиться приказом (распоряжением) работодателя, с которым работника ознакомляют в 2-дневный срок со дня его принятия, но до введения дистанционки.

Кроме того,

Это предусмотрено ч. 1 ст. 2 Закона Украины «Об организации трудовых отношений в условиях военного положения» от 15.03.2022 № 2136-ІХ (далее — Закон № 2136).

Также трудовой договор с дистанционщиком разрешается заключать в электронной форме.

Договор о дистанционной работе может быть заключен с новым работником (при приеме на работу) или с лицом, которое уже состоит в трудовых отношениях с работодателем. Причем инициатором может выступать как работник, так и работодатель.

Если инициатива исходит от работника, он подает работодателю соответствующее заявление. При этом законодательство не обязывает работодателя менять форму организации труда по желанию работника. Необходимо, чтобы работодатель был согласен (см. письмо Минэкономики от 04.05.2021 № 4712-06/26182-07).

В свою очередь, если инициатором выступает работодатель, нужно получить согласие работника.

Заметьте: по мнению Минэкономики (см. разъяснение от 30.08.2021), введение дистанционной работы изменяет существенные условия труда работника*.

* Хотя суды с этим не всегда согласны (см. постановления ВС от 01.06.2023 по делу № 723/4239/21 и от 10.05.2023 по делу № 761/23538/20 ).

Это означает, что по общему правилу ввести дистанционную работу по инициативе работодателя можно только после уведомления работников не менее чем за 2 месяца до изменений (ч. 3 ст. 32 КЗоТ). Исключение — введение дистанционной работы на основании приказа в форс-мажорных обстоятельствах, определенных ч. 11 ст. 60² КЗоТ (см. выше). Кроме того, в период действия военного положения сообщить работникам об изменении существенных условий труда можно не за 2 месяца, а не позднее их введения (ч. 2 ст. 3 Закона № 2136).

С общими положениями о дистанционной работе разобрались. Идем дальше.

Условия работы

Рабочее место. Как следует из определения дистанционной работы, она может выполняться в любом месте по выбору работника за пределами рабочих помещений или территории работодателя.

То есть это может быть квартира, в которой проживает работник, любое общественное место (например, кафе или коворкинг-центр) и даже пляж на Сейшельских островах. Главное — возможность связаться с работодателем с использованием информационно-коммуникационных технологий.

Причем указывать местонахождение рабочего места в трудовом договоре о дистанционной работе не нужно. Это не предусмотрено Типовым договором. Что логично, ведь работник в любой момент может сменить свое рабочее место без согласования с работодателем.

Обратите внимание!

Особенности такого совмещения устанавливают в трудовом договоре (см. п. 5 Типового договора). Например, можно предусмотреть, что в понедельник и четверг работник трудится в офисе, а в остальные дни недели — дистанционно.

Режим работы. По общему правилу режим рабочего времени дистанционщик может определять самостоятельно. На него не распространяются правила внутреннего трудового распорядка, но ознакомить с ними дистанционщика все же необходимо (см. ст. 29 КЗоТ).

Вместе с тем в трудовом договоре или приказом (если письменный договор не заключался) можно установить режим работы, который работник будет обязан соблюдать. Так, это может быть общий график работы работодателя или индивидуальное время начала и окончания работы, перерывов для отдыха и питания, а также гибкий режим работы (см. п. 14 Типового договора).

Важно! Независимо от того, распределяет работник рабочее время по собственному усмотрению или соблюдает принятый на предприятии режим работы, ему гарантируется период свободного времени для отдыха — период отключения. В этот период работник может прерывать информационно-коммуникационную связь с работодателем, в частности, не отвечать на звонки и электронные письма. Укажите такой период отключения в трудовом договоре (см. п. 16 Типового договора) или в приказе о введении дистанционной работы, если письменный договор не заключался.

Работник не выходит на связь с работодателем в другое время из-за отключения электроэнергии, мобильной связи и/или сети Интернет? По мнению специалистов Гоструда, невозможность выполнения работником дистанционной работы в связи с отсутствием соответствующих коммуникаций не может рассматриваться как нарушение им трудовой дисциплины (см. разъяснение от 24.03.2022).

Учтите, что продолжительность рабочего времени дистанционщика не должна превышать норм, предусмотренных ст. 50 и 51 КЗоТ или ст. 6 Закона № 2136. Причем в случае когда работник распределяет рабочее время на свое усмотрение, соблюдение нормы — его забота.

Материально-техническое обеспечение

Средства труда. Как и любой другой работник, дистанционщик должен быть обеспечен средствами труда, необходимыми для выполнения им своих обязанностей.

В связи с этим в трудовом договоре с дистанционным работником указывают порядок и сроки его обеспечения необходимым оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и другими средствами.

Если дистанционщик использует для работы собственные либо арендованные оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и другие средства, то в трудовом договоре прописывают порядок и сроки выплаты ему компенсации.

Кроме того, в договоре указывают порядок возмещения других расходов работника, связанных с выполнением дистанционной работы. Например, стоимости услуг Интернета, мобильной связи, электроэнергии и т. п. (см. п. 21 Типового договора).

Таким образом, по умолчанию именно работодатель организовывает установление и техническое обслуживание соответствующих средств, а также оплачивает связанные с этим расходы.

Охрана труда. Работодатель обязан дать рекомендации о работе с переданными дистанционщику средствами труда (ч. 2 ст. 29 КЗоТ). Это можно сделать в форме дистанционного инструктажа или путем проведения обучения безопасным методам работы на конкретном техническом средстве. В трудовом договоре о дистанционной работе с согласия сторон могут предусматриваться дополнительные условия о безопасности труда.

Важно помнить, что работодатель несет ответственность за безопасность и надлежащее техническое состояние оборудования и средств производства, которые переданы работнику (ч. 3 ст. 14 Закона Украины «Об охране труда» от 14.10.92 № 2694-XII). А вот за создание безопасных условий труда на рабочем месте ответственность возлагается на работника. Это и понятно, ведь свое рабочее место дистанционщик определяет самостоятельно.

Имейте в виду! При наличии опасных и вредных производственных (технологических) факторов заключение трудового договора о дистанционной работе запрещено.

При введении дистанционной работы на работодателя возлагается обязанность систематического проведения инструктажа (обучения) работника по вопросам охраны труда и противопожарной безопасности, но только в отношении оборудования и средств, рекомендованных или предоставленных работодателем. Такой инструктаж (обучение) может проводиться дистанционно, с использованием информационно-коммуникационных технологий, в частности путем видеосвязи. Тогда подтверждением его проведения будет факт обмена соответствующими электронными документами между работодателем и работником (ч. 9 и 10 ст. 153 КЗоТ).

Материальная ответственность. Если работодатель предоставляет работнику оборудование, то его, безусловно, интересует вопрос материальной ответственности дистанционщика.

В случае когда работник достиг 18 лет и пользуется оборудованием и средствами, переданными ему работодателем, с ним может быть заключен письменный договор о полной материальной ответственности (п. 2 ст. 135¹ КЗоТ).

Вместе с тем независимо от заключения такого договора

Кроме того, в случае невозврата при увольнении предоставленного работнику в пользование оборудования с него может быть взыскана балансовая стоимость такого оборудования (п. 10 ст. 134 КЗоТ).

Командировки дистанционщиков

Законодательство не запрещает направлять в командировку работника, который трудится дистанционно (в том числе за границей). Но как это правильно сделать?

Обратимся к Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59). И хотя этот документ обязателен только для предприятий, учреждений и организаций, финансируемых из бюджета, хозрасчетные предприятия могут его использовать как вспомогательный.

Так, согласно упомянутой Инструкции служебной командировкой считается поездка работника по распоряжению руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы (при наличии документов, подтверждающих связь служебной командировки с основной деятельностью предприятия).

При этом место постоянной работы может не совпадать с местонахождением предприятия. Например, если филиал, участок или другое подразделение предприятия, в котором трудится работник, находится в населенном пункте, отличном от местонахождения предприятия, местом постоянной работы является такой филиал, участок или подразделение (п. 2 разд. І Инструкции № 59).

Но что считать местом постоянной работы дистанционщика? Как мы указали ранее, дистанционная работа выполняется вне рабочих помещений или территории работодателя, в любом месте по выбору работника. Дистанционщик может изменять свое рабочее место хоть ежедневно. Таким образом, по факту, местом постоянной работы дистанционщика является то место, в котором он непосредственно находится и работает в настоящее время.

Безусловно, лучше этот момент зафиксировать в Положении о служебных командировках, действующем на предприятии. В частности, в данном документе можно указать, что в случае заключения трудового договора о дистанционной работе местом постоянной работы работника является его текущее место пребывания.

Чтобы служебная поездка работника могла считаться командировкой, он должен быть направлен в другой населенный пункт. Поэтому работодателю нужно знать, где находится дистанционщик в день направления в служебную поездку. Ведь если окажется, что работник уже находится в том населенном пункте, в который его планировалось направить, речи о командировке быть не может.

В связи с этим

Срок и способы такого уведомления можно определить в трудовом договоре с дистанционщиком.

Текущее местонахождение (населенный пункт) и будет стартовой точкой отправления работника в командировку.

Интересный момент! Командировкой также будет считаться поездка работника на родное предприятие, если место его постоянной работы и местонахождение работодателя расположены в разных населенных пунктах. Ведь в определении понятия «служебная командировка» речь идет о другом населенном пункте, а не о другом субъекте хозяйствования.

Радует, что налоговики не возражают против возможности командирования дистанционщика хозрасчетного предприятия с места его текущего пребывания (см. БЗ 103.17). Это означает, что можно без налогообложения осуществлять возмещение работнику суммы командировочных расходов.

Но не теряйте бдительности. Не стоит направлять работника в командировку с одного места работы (например, из Софии), а возвращать в другое (предположим, в Пловдив). Дело в том, что такая поездка идет вразрез с предписаниями ст. 121 КЗоТ и п.п. «а» п.п. 170.9.1 НКУ.

Так, упомянутые нормы говорят о возмещении работникам расходов на проезд к месту командировки и обратно. В свою очередь, если работник выехал в командировку из Софии, а возвращаться из нее будет в Пловдив, условие об «обратно» не срабатывает. Поэтому есть вероятность, что сумму возмещения расходов на проезд дистанционщика из командировки к новому месту его постоянной работы налоговики признают доходом в виде дополнительного блага.

Больше о командировках дистанционного работника см. в статье «Командировка дистанционщика: миссия (не)возможна?» // «Налоги & бухучет», 2024, № 22.