* zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41235
Вывод документа
Работник должен вернуть неиспользованную сумму средств до окончания третьего банковского дня, следующего за днем возвращения из командировки
В комментируемой консультации поясняется, в какой срок работник, направленный в командировку, должен вернуть остаток неиспользованных им средств, полученных в качестве аванса. Заметим, что вся аргументация налоговиков базируется на Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 № 59 (далее — Инструкция № 59). При этом фискалы не преминули напомнить, что хозрасчетные предприятия могут использовать указанный документ в качестве вспомогательного (справочного). Из чего можно предположить, что консультация направлена не только на бюджетников.
Давайте посмотрим, какие же нормы законодательства привели налоговиков к упомянутому выше выводу. Это абзац второй п. 11 разд. ІІ Инструкции № 59, в соответствии с которым, если работник получил аванс на командировку наличными, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы. Процитировав это положение, фискалы утверждают, что законодательство не предусматривает отдельных сроков для возврата средств, полученных как аванс на командировку, в случае когда работник не использовал часть суммы аванса. И на этом основании делают вывод о необходимости возврата средств до окончания 3-го банковского дня, следующего за днем возвращения из командировки.
Как небюджетникам относиться к упомянутой консультации? На наш взгляд, ее можно полностью игнорировать. Почему?
Прежде всего, потому что Инструкция № 59 обязательна только для предприятий (учреждений, организаций), которые полностью или частично содержаться (финансируются) за счет бюджетных средств. Небюджетники, конечно, могут, но вовсе не обязаны использовать ее в качестве вспомогательного документа.
А вот что обязаны хозрасчетные предприятия, так это руководствоваться НКУ и Порядком составления Отчета об использовании средств / электронных денег, выданных на командировку или под отчет, утвержденным приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее — Порядок № 841). И что же говорят эти нормативно-правовые акты о сроках возврата средств, полученных в качестве аванса и частично не использованных в командировке?
В НКУ сроки возврата средств четко определены только для случаев осуществления командированным лицом безналичных расчетов с использованием корпоративных/личных платежных инструментов или их реквизитов. Так, согласно п.п. 170.9.3 НКУ в этих ситуациях возврат должен осуществляться до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором работник завершает командировку. Если командированное лицо использовало для проведения расчетов платежные инструменты (их реквизиты) и при этом списание средств со счета предприятия или личного счета работника произошло после его возвращения из командировки, этот срок продлевается еще на месяц.
Что касается наличных денежных средств, то о сроках их возврата в НКУ не упоминается. Этот пробел заполнил Минфин в п. 3 Порядка № 841. Так, согласно указанной норме при наличии излишне израсходованных средств их сумма должна быть возвращена в кассу или зачислена на счет выдавшего их лица до или при предоставлении авансового отчета, а если авансовый отчет не предоставляется*, поскольку для этого отсутствуют основания, то до предельного срока, установленного п. 2 Порядка № 841.
* О том, в каких случаях работники хозрасчетных предприятий Отчет могут не подавать, читайте в статье «Авансовый отчет: когда он нужен?» // «Налоги & бухучет», 2023, № 65.
В свою очередь, в соответствии с п. 2 Порядка № 841 авансовый отчет составляется и подается до окончания месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик завершает командировку. Этот срок продлевается на месяц, если при проведении расчетов с использованием платежных инструментов (или их реквизитов) списание средств осуществляется позднее даты завершения командировки.
Это и есть те самые предусмотренные законодательством и не найденные налоговиками отдельные сроки для возврата средств, полученных как аванс на командировку, в случае когда работник не использовал часть суммы аванса. Именно ими хозрасчетные предприятия и должны руководствоваться, оставив требования Инструкции № 59 бюджетникам.