* zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=41235
Висновок документа
Працівник повинен повернути невикористану суму коштів до закінчення третього банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження
У консультації, що коментується, пояснюється, у який строк працівник, направлений у відрядження, повинен повернути залишок невикористаних ним коштів, отриманих як аванс. Зауважимо, що вся аргументація податківців базується на Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженій наказом Мінфіну від 13.03.98 № 59 (далі — Інструкція № 59). При цьому фіскали нагадали, що госпрозрахункові підприємства можуть використовувати зазначений документ як допоміжний (довідковий). З чого можна припустити, що консультація спрямована не лише на бюджетників.
Давайте подивимося, які ж норми законодавства привели податківців до згаданого вище висновку. Це абзац другий п. 11 розд. ІІ Інструкції № 59, відповідно до якого, якщо працівник отримав аванс на відрядження готівкою, він подає Звіт та повертає суму надміру витрачених коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем прибуття до місця постійної роботи. Процитувавши це положення, фіскали стверджують, що законодавством не передбачено окремих строків для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у разі коли працівник не використав частину суми авансу. І на цій підставі роблять висновок про необхідність повернення коштів до закінчення 3-го банківського дня, наступного за днем повернення з відрядження.
Як небюджетникам ставитись до згаданої консультації? На нашу думку, її можна повністю ігнорувати. Чому?
Насамперед, тому що Інструкція № 59 є обов’язковою лише для підприємств (установ, організацій), які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів. Небюджетники, звичайно, можуть, але зовсім не зобов’язані використовувати її як допоміжний документ.
А ось що зобов’язані госпрозрахункові підприємства, то це керуватися ПКУ та Порядком складання Звіту про використання коштів / електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, затвердженим наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі — Порядок № 841). І що ж говорять ці нормативно-правові акти про строки повернення коштів, отриманих як аванс і частково не використаних у відрядженні?
У ПКУ строки повернення коштів чітко визначено лише для випадків здійснення відрядженою особою безготівкових розрахунків із використанням корпоративних/особистих платіжних інструментів або їх реквізитів. Так, згідно з п.п. 170.9.3 ПКУ у цих ситуаціях повернення має здійснюватися до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому працівник завершує відрядження. Якщо відряджена особа використовувала для проведення розрахунків платіжні інструменти (їх реквізити) і при цьому списання коштів з рахунку підприємства або особистого рахунку працівника відбулося після повернення з відрядження, цей строк продовжується ще на місяць.
Щодо готівкових коштів, то про строки їх повернення у ПКУ не згадується. Цю прогалину заповнив Мінфін у п. 3 Порядку № 841. Так, відповідно до зазначеної норми за наявності надміру витрачених коштів їх суму треба повернути до каси або зарахувати на рахунок особи, яка їх видала, до або при поданні авансового звіту, а якщо авансовий звіт не подається*, оскільки для цього немає підстав, то до граничного строку, встановленого п. 2 Порядку № 841.
* Про те, в яких випадках працівники госпрозрахункових підприємств Звіт можуть не подавати, читайте у статті «Авансовий звіт: коли він потрібен?» // «Податки & бухоблік», 2023, № 65.
У свою чергу, відповідно до п. 2 Порядку № 841 авансовий звіт складається і подається до закінчення місяця, наступного за місяцем, у якому платник податків завершує відрядження. Цей строк продовжується на місяць, якщо при проведенні розрахунків з використанням платіжних інструментів (або їх реквізитів) списання коштів здійснюється пізніше дати завершення відрядження.
Це й є ті самі передбачені законодавством і не знайдені податківцями окремі строки для повернення коштів, отриманих як аванс на відрядження, у разі коли працівник не використав частину суми авансу. Саме ними госпрозрахункові підприємства мають керуватися, залишивши вимоги Інструкції № 59 бюджетникам.
